Ablage organisieren – Ablage mit System
So beherrschen Sie die tägliche Informationsflut
Obwohl eine gut organisierte und geführte Ablage von großer Wichtigkeit für jedes Büro ist, gehört sie zu den meistunterschätzten Aufgaben. Dieser Beitrag wird Ih- nen helfen, die Ablage nicht länger als lästiges Übel zu betrachten, sondern sie mit Eifer so zu organisieren, dass alle, die darauf zugreifen müssen, optimal damit arbeiten können.
Die Autorin, Isabel Winn, war mehrere Jahre als Chefse kretärin tätig. Seit 1989 ist sie mit einem eigenen Büroser vice selbstständig.
Weshalb Ablage so wichtig ist
Eine zentrale Aufgabe der Sekretärin ist die Verwaltung schriftlicher Informationen. Das bedeutet für Sie: Informatio nen systematisch sichten, selektieren, auswerten, strukturieren, zuordnen, verwahren und vernichten, um sie zeit- und kosten- sparend kontinuierlich und komplett unter Kontrolle zu haben zum optimalen Nutzen für das Unternehmen und für Sie.
Der Begriff Ablage umfasst diese Kernaufgaben der Informationsverwaltung.
Mangelhafte Ablage-Systeme sind große Zeitfresser, machen sehr viel Mühe und sind eine gefährliche Quelle für Fehler und Versäumnisse, für die Sie als Sekretärin verantwortlich ge macht werden können. Die negativen Folgen einer mangelhaf ten Ablage belasten Ihren Arbeitsablauf erheblich und können sich nachteilig auf das gesamte Unternehmen auswirken. Die ser Beitrag wird Ihnen helfen, Ihre Ablage noch besser in den Griff zu bekommen.
Die drei Schlüssel zur Bewältigung der Informationsflut
Befolgen Sie die folgenden Punkte und Ihre Ablage wird nicht zum Zeitfresser.
1. Schlüssel: Reduzieren Sie die Schriftgutmengen!
Grundsätzlich gilt: Je geringer Sie den Umfang Ihrer Ablage halten können, umso übersichtlicher ist und bleibt sie.
Sortieren und bewerten Sie Ihre Eingangspost strikt nach ihrem Nutzen!
Nützlich für den Chef/mich/andere – gleich zur Bearbeitung verteilen!
Eindeutig für niemanden nützlich – gleich vernichten!
Selektieren Sie die Eingangspost täglich möglichst schnell nach Erhalt.
Wann immer möglich: Verzichten Sie auf interne schrift liche Mitteilungen!
Sprechen Sie stattdessen telefonisch oder persönlich mit den betreffenden Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen. Falls Sie es für erforderlich halten, machen Sie sich an- schließend darüber eine kurze Aktennotiz und legen Sie sie an der richtigen Stelle ab.
Vermeiden Sie Doppel- und Mehrfachablagen!
Wenn eine schriftliche Information nicht eilt und nur zur Kenntnisnahme verteilt werden soll: Nutzen Sie anstelle von Mehrfachkopien den Umlauf; ein Exemplar der Information wird dann zusammen mit einer Umlauf-Liste (mit Namens-, Daten- und Unterschriftsfeldern) von Mitarbeiter zu Mitar beiter weitergereicht, abgezeichnet und am Schluss an Sie zurückgegeben und von Ihnen abgelegt. (Aber: Umläufe sind nur sinnvoll und effektiv, wenn die Zahl der zu infor mierenden Mitarbeiter gering ist.)
Wenn Umläufe nicht möglich sind und eine zentrale Einzel ablage genügt:
Geben Sie Kopien der Information an die einzelnen Mitarbeiter, wobei Sie die Kopien mit dem Stempel ,,Kann nach Kenntnisnahme vernichtet werden” versehen. Das Original gehört in solchen Fällen immer in Ihre Ablage!
Formulieren Sie Ihre eigenen Texte so kurz und klar wie möglich!
Das spart Papier und Zeit und kommt beiden Seiten entge- gen Ihnen und den Empfängern.
Wenn Sie mit E-Mail arbeiten, nutzen Sie den elektroni schen Briefkasten so oft wie möglich!
Auch hierbei gilt: Verzichten Sie so weit wie möglich auf Ausdruck und Ablage der E-Mail-Nachrichten.
2. Schlüssel: Steuern und kontrollieren Sie den Informationsfluss mit Aktenfluss-Schema und Kontrollterminen
Überblick und Sicherheit mit dem Aktenfluss-Schema
Das Aktenfluss-Schema ist eine große Hilfe, damit Sie selbst ständig, sicher und systematisch alle anfallenden Informatio nen in Ihrem Arbeits- und Kompetenzbereich verwalten können.
Ob Sie in einem kleineren oder größeren Betrieb arbeiten das Aktenfluss-Schema gibt Ihnen eine vollständige Übersicht Ihrer Unterlagenarten und zeigt genau, wie Sie diese im einzel nen behandeln müssen.
Aus folgenden Informationen können Sie ein Aktenfluss-Schema erstellen:
- Unterlagenarten Ihres Arbeits- und Kompetenzbereichs
- Aufbewahrungsdauer am jeweiligen Standort, je nach Zugriffshäufigkeit
- gesetzliche und interne Aufbewahrungsfristen
Die Vorteile eines Aktenfluss-Schemas:
- kein so häufiges Nachfragen beim Chef
- Zeitgewinn bei der Selektion und Verlagerung von Unterla gen
- problemlose Delegation der Ablage an eine Mitarbeiterin oder einfache Übergabe an eine Vertretung
- systematische Sichtung und Reduzierung des vorhandenen Schriftguts
- sichere Steuerung und Kontrolle selbst sehr großer Unterla genmengen
- regelmäßige, systematische Auslagerung von Unterlagen in die nächste Ablage- bzw. Registraturstufe
- regelmäßige, systematische Vernichtung unnötiger Unterla gen
- Vermeidung neuer, unnötiger Papiermengen
- insgesamt große Zeitersparnis bei der Informationsverwal tung
Die Erstellung eines Aktenfluss-Schemas und der routinierte Umgang damit benötigen zunächst etwas Zeit. Sobald Sie es aber erstellt haben und in Verbindung mit den Kontrolltermi nen damit arbeiten, profitieren Sie kontinuierlich davon.
So erstellen Sie Ihr Aktenfluss-Schema:
- Sichten Sie zuerst alle Unterlagen, die Ihren Arbeits- und Kompetenzbereich betreffen.
Listen Sie die verschiedenen Unterlagenarten in Ihrem Ak tenfluss-Schema auf. - Klären Sie, was davon entsprechend der Zugriffshäufigkeit wie lange in den einzelnen Ablagestufen bleiben soll/muss. Notieren Sie die ermittelten Verbleibzeiten in Ihrem Aktenfluss-Schema.
- Klären Sie, für welche Unterlagenarten welche gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten. Tragen Sie diese Informatio nen in das Aktenfluss-Schema ein.
- Fragen Sie Ihren Chef, ob und welche internen Aufbewahrungsfristen, zusätzlich zu den gesetzlich vorgeschriebenen, zu beachten sind. Tragen Sie diese Informationen in das Aktenfluss-Schema ein.
- Die gesamte Aufbewahrungsdauer in allen Ablage-Standorten ergibt, ob bzw. wann die jeweiligen Unterlagen vernichtet werden können. Tragen Sie auch diese Informa tionen in das Schema ein.
Regelmäßige Verlagerungen mit Hilfe der Kontrolltermine
Verlagerung bedeutet: Unterlagen zum richtigen Zeitpunkt von einer Registraturstufe in die nächste ablegen.
Machen Sie sich einen Kontrolltermin-Plan für Verlagerungen, und halten Sie diese Termine konsequent ein!
Vorteile regelmäßiger Verlagerungen:
Sie bekommen immer wieder freien Raum in den jeweiligen Ablagen.
Sie verhindern, dass die Ablage-Standorte überquellen.
Sie behalten den Überblick über das, was tatsächlich vor- handen ist und was davon schon vernichtet werden kann.
Entscheidend für Verlagerungen sind die Angaben im Akten- fluss-Schema!
Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Feste Termine für die Kontrolle der Verlagerungsmöglichkeiten sind unverzichtbar, wenn Sie den Überblick behalten und Ihr Aktenfluss-Schema optimal nutzen wollen!
Wählen Sie für die Kontrollen Tage und Uhrzeiten, an denen es erwartungsgemäß relativ ruhig im Büro ist. Sollten Sie einen Kontrolltermin verschieben müssen, legen Sie sofort einen neuen, kurzfristig folgenden Termin fest.
So arbeiten Sie systematisch mit Aktenfluss-Schema und Kontrollterminen
Prüfen Sie die Ablage-Standorte zu den festgelegten Kontroll- terminen!
Entscheiden Sie dabei anhand Ihres Aktenfluss-Schemas über Verlagerung und Vernichtung!
Tragen Sie in Ihrem Kontrolltermin-Plan direkt nach einer Standort-Kontrolle den Termin für die nächste Kontrolle ein!
Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Sie erleichtern sich die Kontrolle noch mehr, wenn Sie
- für die internen und für die gesetzlichen Aufbewahrungszeiten
- je eine Farbe bestimmen und dann
- jede Unterlagenart, die interner und/oder gesetzlicher Aufbewahrungspflicht unterliegt, mit der/den entspre chenden Farbe(n) markieren.
- jede Unterlage, sobald sie ins Archiv verlagert wird, mit der Jahreszahl für die Vernichtung kennzeichnen oder, wenn die Vernichtung nicht erlaubt ist, mit dem Stempel ,,Unbegrenzt aufbewahren!” kennzeichnen.
- Schlüssel: Beachten Sie die gesetzlichen und internen Aufbewahrungsfristen und damit die Vernichtungsmöglichkeiten
Eine Übersicht über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen er halten Sie entweder von Ihrem Steuerberater oder im Beitrag ,,Aufbewahrungsfristen” in Ihrem Sekretärinnen-Handbuch.
Interne Aufbewahrungsfristen
sind in jedem Unternehmen verschieden und richten sich in erster Linie nach den Vorstellungen und Wünschen Ihres Chefs.
Die internen Fristen betreffen Geschäftsunterlagen, die aus un terschiedlichen Gründen weiterhin einen innerbetrieblichen Wert haben, der
- entweder über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist hinaus reicht
- oder über die Bearbeitungs- und Kontrollphase von Vorgän gen hinausreicht
- oder von persönlicher Bedeutung für den Chef ist.
Wenn die internen Aufbewahrungsfristen einmal klar festge legt sind wie beim Aufbau eines Aktenfluss-Schemas , dann können Sie selbständig und sehr zeit- und mühesparend jedes Schriftstück angemessen behandeln also immer richtig verla gern, archivieren oder vernichten.
5 Basisinformationen zu Ordnungs- und Ablage-Systemen
1. Das muss Ihr Ordnungs- und Ablage-System leisten, damit es wirklich funktioniert
Das Ordnungs- und Ablage-System sollte so klar struktu riert und so einfach anwendbar sein, dass Sie die Ablagear beit jederzeit an eine Mitarbeiterin delegieren können und Ihre Vertretung sowie Ihr Chef sich problemlos selbst zu rechtfinden können.
Alle wesentlichen Informationen zu einem Vorgang müssen sich entweder zusammen und geordnet in einer Akte befin den oder sich aufgrund eindeutiger Querverweise schnell und mühelos zusammenstellen lassen.
Alle Schriftgutbehältnisse wie Ordner, Mappen, Hefter, Sammler usw. müssen gut lesbar und unmissverständlich beschriftet sein, sinnvoll und praktisch geordnet, gelagert und greifbar sein.
Alle aufzubewahrenden Schriftstücke müssen während der aktuellen Bearbeitung in eindeutig gekennzeichneten Vorab- lagen auffindbar sein (zum Beispiel in beschrifteten Vorgangsmappen, Ablage-Körben, Ablage-Fächern usw.).
Alle abgelegten Vorgänge sollten auf einer Standort-Über sicht erfasst sein:
als strukturierter Aktenplan mit zusätzlicher ABC-Liste der Ordnungsbegriffe, wie zum Beispiel Rechnungen, Versicherungsunterlagen, interne Korrespondenz usw.
Alle Querverweise in Unterlagen müssen unmissverständ lich sein! Verwenden Sie keine individuellen Abkürzungen.
Alle abgelegten Informationen sollten über eine Liste mit Suchbegriffen zu finden sein! Unerlässlich für Unterlagen, die Informationen zu verschiedenen Abteilungen, Sachge bieten, Unterthemen usw. enthalten: Listen Sie mehrere Suchbegriffe auf, damit Sie auf jeden Fall fündig werden!
Die Liste der Suchbegriffe mit den Verweisen zu den Ord nungsbegriffen und die Standort-Übersicht (Aktenplan und Liste der Ordnungsbegriffe) sollten Ihrem Chef, Ihren Mit arbeitern und Ihrer Vertretung jederzeit zugänglich sein! Idealerweise haben Sie die Liste im PC angelegt, damit sie flexibel und erweiterbar bleibt. Zusätzlich hängt sie ausgedruckt in jedem Schrank.
Das Ordnungs- und Ablage-System muss mitwachsen können, sich also mühelos erweitern lassen, sowohl für neue Vorgänge als auch für zusätzliche Themen.
2. Ablagestufen und Standorte nach Zugriffshäufigkeit
Ablage- oder Registraturstufen können Sie je nach Ihren Er fordernissen selbst bestimmen. In der Praxis haben sich bei spielsweise folgende Stufen bewährt:
Arbeitsplatzablage
für Unterlagen, auf die Sie ständigen Zugriff haben müssen.
Standort: Ihr Arbeitsplatz (zum Beispiel Hängeregistratur in direkter Griffhöhe im oder beim Schreibtisch).
Aktuelle Ablage Büro
Bewahren Sie in Ihrem Büro nur die Unterlagen auf, auf die Sie ständig oder sehr häufig Zugriff haben müssen.
Standort: Ihr Büroraum (zum Beispiel Ordner-Registratur im Regal).
Zwischenablage
für Unterlagen, auf die Sie nicht mehr häufig, aber bei Bedarf noch schnellen Zugriff haben müssen.
Standort: Schränke oder Regale im nahen Flur oder im Nebenraum. Je nach Platz und Möglichkeiten eventuell auch in Ihrem Büroraum in Schrank oder Regal abseits der aktuellen Registratur.
Archiv
Bringen Sie im Archiv die Unterlagen unter, die den gesetzli- chen und/oder internen Aufbewahrungsfristen unterliegen, auf die Sie jedoch nur noch selten zugreifen müssen.
Standort: in separatem Raum, auf einer anderen Etage oder im Keller.
Seien Sie kreativ
3. Farben bringen Klarheit
Erleichtern Sie sich die Ablage-Arbeit mit einer ergänzenden Farbordnung! Sehr praktisch ist es, wenn Farben auf den Abla ge-Behältern die jeweilige Ablage-/Registraturstufe signalisie ren. Bei Auslagerungen muss die Farbmarkierung dann natür lich entsprechend geändert werden. Voraussetzung hierfür ist aber, dass die Unterlagen, die sich im jeweiligen Behälter be finden, ausschließlich derselben Aktualitätsstufe angehören.
Wenn Sie eine Gesamtablage neu strukturieren möchten, ist der erste Schritt die Sichtung aller vorhandenen Unterlagen.
Jeden Ordner/jede Hängemappe usw. können Sie dabei zweck mäßigerweise zuerst mit einem Farbpunkt oder einem farbigen Klebezettel markieren, der die Aktualität kennzeichnet.
Die Farb-Selektion verschafft Ihnen einen guten Überblick darüber, wie viel Platz Sie für die einzelnen Registraturstufen/Standorte benötigen werden. Erst danach erfolgen die wei teren Strukturierungen nach dem neugewählten Ordnungs- und Ablage-System.
| Gelb | Arbeitsplatzablage |
| Grün | aktuelle Ablage |
| Blau | Zwischenablage |
| Schwarz | Archiv |
| Rot | Unterlage unterliegt gesetzlicher Aufbewahrungsfrist |
| Orange | Unterlage unterliegt interner Aufbewahrungsfrist |
,,Übersetzen” Sie für andere, die mit Ihrer Ablage arbeiten, was die Farben bedeuten. Am besten bringen Sie eine kurze Erläuterung direkt im Schrank an.
Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Auch wenn Sie die Ab lage nicht neu strukturieren, sondern nur zur Kontrolle insge samt sichten wollen: Erfahrungsgemäß führt bei jeder gründ lichen Sichtung der vorhandenen Unterlagen die farbliche Selektion der Unterlagen bereits zu einer erheblichen Reduzie rung der Schriftgutmenge! Vieles stellt sich dabei als nicht mehr aktuell heraus, kann schon ausgelagert oder vernichtet werden.
Noch mehr Farbe
Wenn Ihnen ein wenig Farbe im Büro sympathisch ist, gefällt Ihnen möglicherweise auch diese Idee: Farbige Ordner sind zur besseren Unterscheidung und zum schnelleren Auffinden sehr hilfreich. Die Farben können so gewählt sein:
zum Beispiel:
Blau = Einkauf, Grün = Verkauf, Grau = Buchhaltung
zum Beispiel:
Rot = Chef, Grün = Sekretariat, Gelb = Buchhaltung
zum Beispiel:
nach Verkaufsländern, Bundesländern, Nielsen-Gebieten
Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Wenn bislang nur eine Farbe in Ihrem Büro vorherrscht oder Farben bislang willkür lich vergeben wurden, müssen Sie nicht alle Ordner neu organisieren. Besorgen Sie sich einfach farbige Aufkleber (farbige Punkte), und kennzeichnen Sie die bereits vorhandenen Ord ner damit.
Verwenden Sie farbiges Papier
Praktisch ist auch der zusätzliche Einsatz von farbigen Papie ren für Dokumente, die regelmäßig in Ihrem Unternehmen er stellt werden. Diese haben dann je nach Verwendungsart ver schiedene Einfärbungen.
Entweder lassen Sie die Dokument-Vordrucke samt Durch schlägen von Ihrer Druckerei auf verschiedenfarbigem Papier drucken, oder Sie arbeiten mit PC und Drucker und drucken die jeweiligen Dokumente plus Kopien auf verschiedenfarbi gem Papier aus.
Am offensichtlichsten bietet sich der Einsatz bei Faxnachrich ten an. Legen Sie farbiges Papier in Ihr Faxgerät ein sofern Sie über ein Echtpapier-Faxgerät verfügen , und Sie wissen immer auf Anhieb, bei welchem Ihrer ,,herumliegenden” oder abgehefteten Schriftstücke es sich um ein Fax handelt.
Beschriften Sie Ordner mit der Hand
Sie können Ihre Ordner, Hefter, Sammler usw. selbstverständ lich mit der Hand beschriften das geht am schnellsten, ist preiswert und praktisch. Beachten Sie allerdings folgende Bedingungen:
- Ihre Schrift muss für jeden gut lesbar sein.
- Jede Beschriftung muss markant und deutlich sein. Verwen den Sie also keine dünnen Stifte oder gar Bleistifte.
- Verwenden Sie nur Abkürzungen, die wirklich jedem ver traut sind, der Zugriff auf die Unterlagen haben muss.
Arbeiten Sie mit Symbolen
Zusätzlich zur farblichen Unterscheidung und der prägnanten Kennzeichnung durch Beschriftung mit der Hand sind auch Symbole als hervorstechende Merkmale gut geeignet.
- Firmenlogo Ihrer Hausbank für die Ordner mit den Bankunterlagen
- gemaltes Haus auf dem Ordner mit den Immobilienunterlagen
- Initialen des Chefs für seine privaten Unterlagen
- Foto des Chefs auf seinem Privatordner
Lassen Sie Ihrer Phantasie freien Lauf, und bringen Sie nicht nur mehr Abwechslung und Fröhlichkeit in den Ablagealltag, sondern auch mehr Übersichtlichkeit.
4. Ablage-Techniken/Registraturarten
Sie haben mehrere Möglichkeiten, Unterlagen aufzubewahren. Man unterscheidet drei Hauptarten: liegende, stehende und hängende Ablage/Registratur.
Die folgende Übersicht zeigt Ihnen die wichtigsten Systeme und ihre Hilfsmittel mit Hinweisen auf die jeweiligen Vor- und Nachteile. Daraus erkennen Sie, welche Ablage-Technik bzw. welche Kombination für die Art der verwalteten Unterlagen und für die Standorte Ihres Büros am besten geeignet ist.
Ablage-Techniken/Registraturen für Papier
| Stehend | hängend | liegend |
| Ordner-Registratur Nebeneinander Stehordner |
Hänge-Registratur hintereinander Hängeordner Hängehefter Hängemappen Hängesammler |
Flachablage übereinander Schnellhefter Mappen |
| Vorteile: schneller, einfacher Aufbau, schneller Zugriff, gute Raumnutzung, auch für schwere Einzel- und Sammelakten und Archive geeignet, übersichtlich auch unter und über Augenhöhe preiswert, haltbar, schriftgutschonen | Vorteile: schneller Aufbau, sehr schneller Zugriff, sehr übersichtlich, ideal für aktuelle Registratur / Arbeitsplatzablage mit vielen Einzelvorgängen, sehr leicht ergänzbar, schnellste Loseblatt-Ablage | Vorteile: sehr schneller Aufbau, sehr preiswert, schnelle Ablage, sehr gute Raumnutzung |
| Nachteile: unbequemer Zugriff auf kleine Einzelvorgänge in breiten vollen Ordnern; als Loseblattablage erfordert mehrere Handgriffe | Nachteile: Einrichtung recht teuer; bei Loseblatt-Ablage größte Sorgfalt erforderlich; nicht für Sammelakten geeignet, bei Rollwagen platzintensiv | Nachteile: ständig grosses Risiko von Unordnung, sehr unpraktischer Zugriff, unübersichtlich, zeitraubend, Material verschleißt bei häufigem Gebrauch schnell, für umfangreiche Ablagen Sammelakten und Archiv völlig ungeeignet |
Ablage-Techniken/Registraturen für Papier
| Stehsammler- Registratur Nebeneinander |
Pendel-/Lateral- Registratur nebeneinander |
Karteien zur Ergänzung |
| Stehsammler Einstellmappen Einstellhefter |
Pendelordner Pendelhefter Pendelmappen |
(heute meist als PC-Dateien) Pendelsammler |
| Vorteile: übersichtlich für gesammelte Vorgänge, schneller Zugriff, gute Raumnutzung, Zusatz-Markierungen leicht machbar; für schwere Akten / Sammelakten / Kataloge geeignet; preiswert, haltbar, sehr gut für Archive geeignet | Vorteile: übersichtlich, wenn deutlich beschriftet; für schmale bis mittlere Einzelvorgänge gut geeignet; recht gute Raumnutzung, schriftgutschonend; leichtes Einfügen neuer Pendelakten; zusätzliche Markierung leicht anzubringen | Vorteil: sehr hilfreich zum Festhalten wesentlicher Informationen in Stichwörtern |
| Nachteile: zeitaufwendige Beschriftung, ungeeignet für schmale Einzelvorgänge; sehr unbequem für häufigen Zugriff auf volle Sammler, da stets beide Hände erforderlich; ohne mehrstöckige Regale schlechte Raumnutzung | Nachteile: zeitaufwendige Beschriftung: beim Aufbau; umständliches, zeitraubendes Einheften von neuem Schriftgut in eine bestehende Pendelakte; für Sammelakten ungeeignet | Nachteil: Aufbau zeitintensiv, wenn nicht früh vorgenommen |
5. Die verschiedenen Ordnungssysteme
Je nach Art des Unternehmens bzw. der Abteilung bieten sich für schriftliche Informationen unterschiedliche Ordnungs systeme und Kombinationen an:
Alphabetische Ordnung
ist die häufigste Ordnungsweise für Haupt- sowie Neben- ordnungen, erfolgt nach den ABC-Regeln gemäß DIN 5007.
Nummerische Ordnung (eventuell EDV-gestützt)
besteht aus einzelnen Nummern, denen jeweils Ordnungs- begriffe zugeordnet sind, beliebig erweiterbar, wie z. B. 3. 3.1 3.1.1 usw.
Alpha-Nummern-Ordnung
ist die Kombination aus alphabetischer und nummerischer Ordnung; Buchstaben des Alphabets kennzeichnen die Grobeinteilung, die anschließenden Nummern die Feinein teilung (oder umgekehrt), zum Beispiel A7, A140 oder 6A, 12B.
Chronologische Ordnung
heißt Ordnung in zeitlicher Reihenfolge für Eingänge, Erstellungen, Ausgänge, Kundenbestellkarteien usw. Meist für Zusatzregistraturen. Häufig benutzt zum Beispiel für Terminkarteien, umfangreiche Bestellannahmen, in Kanz leien für die zusätzliche Tagessammlung aller Fax- und Briefeingänge (als Sicherheits- bzw. Terminkontrollkopien).
Ordnung nach Stichwörtern
ist eine sehr häufige Ordnungsweise in kleineren Unternehmen/Abteilungen mit geringen Mengen an Einzelvorgän gen, auch z. B. für Katalog- und Prospektablagen, Lieferadressenkarteien, Warengruppenlisten und Ähnliches.
Geografische Ordnung
erfolgt beispielsweise nach Bundesländern, Verkaufs-, Wer- be-, Aktionsgebieten häufig kombiniert mit nummerischer und/oder alphabetischer Ordnung.
Zusätzliche Ordnung nach Farben und Symbolen/Piktogrammen
ist eine sinnvolle Ergänzung anderer Ordnungssysteme zur Verkürzung von Suchvorgängen, zum auffälligen Hervorhe ben oder zum Erkennen der Ablagestufen, beispielsweise zur Differenzierung nach Zuständigkeiten, Markierung wichtiger Termine, Unterscheidung von gesetzlich und in tern Aufbewahrungspflichtigem.
7 konkrete Lösungen für die häufigsten Ablage-Probleme
1. ,,Ich verliere immer wieder Zeit, weil ich Akten nicht sofort wieder finde, die mein Chef und meine Kollegen abgelegt haben.”
Ihr Ablage- und Ordnungssystem ist nicht eindeutig und klar genug!
Arbeiten Sie mit einer Aktenordnung nach Stichwörtern? Dann ist sie inzwischen vermutlich unübersichtlich geworden. Ändern Sie das Ordnungssystem, z. B. in eine nummerische Ordnung mit alphabetischer Übersicht der Unterbegriffe! Brin gen Sie an jedem Standort eine Ablage-Übersicht (Aktenplan) an!
Sind die Ablage-Unterlagen sehr komplex? Dann ist wahr scheinlich die Differenzierung der Ordnungsbegriffe nicht aus reichend, und es fehlt an Querverweisen.
Wenn Ihnen ein Ablage-Fehler auffällt: Versuchen Sie, den Grund zu analysieren. War es nur eine zufällige Falschplatzierung? Das ist ärgerlich, kommt aber bei guten Ablage-Syste men nur sehr selten vor.
Oder sah derjenige, der das Schriftstück abgelegt hat, diesen Platz als den richtigen an? Dann ist der Ordnungsbegriff ver mutlich mehrdeutig. Erweitern Sie die Ordnungsbegriffe!
Oder lag das Schriftstück zwar richtig, hätte aber ebenso richtig an einem anderen Platz sein können, wo Sie es abge legt hätten? Wenn die Ablage-Unterlagen so komplex sind, ar beiten Sie unbedingt mit Querverweisen! Machen Sie in sol chen Unterlagen ausreichend Querverweise wie zum Beispiel ,,Siehe auch Ordner 12-C” oder ,,Auch Akten 53 und 54.”
Praxis-Tipp für die alphabetische Ordnung
Arbeiten Sie mit alphabetischer Ordnung? Es kommt öfter vor, als Sie vielleicht glauben: Nicht jeder Mitarbeiter beherrscht die ABC-Regeln nach DIN 5007. Umgehen Sie die Peinlich keit elegant, indem Sie gut sichtbar an allen Ablage-Standorten eine Kopie der DIN-ABC-Regeln anbringen!
Bessert sich die Ordnung trotzdem nicht, gibt es zwei Gründe:
Entweder ist das ABC-Ordnungssystem nicht mehr ausreichend. Stellen Sie um auf eine differenziertere Ordnung, zum Beispiel eine nummerische mit klaren Ordnungsbegriffen! Versehen Sie jeden Standort mit dem entsprechenden Akten- plan!
Oder es gibt ein ,,schwarzes Schaf”, das die ABC-Regeln ein fach nicht befolgt. In dem Fall versuchen Sie es mit einem freundlichen, aber deutlichen Gespräch unter vier Augen!
Eine Argumentation könnte lauten:
2. ,,Wenn Unterlagen nicht an ihrem Platz in der Ablage sind, muss ich immer wieder mühsam nachforschen, wer sie gera de hat.”
Falls mehrere Mitarbeiter Zugriff auf Ihre Ablage haben
Das sollten Sie tun, wenn mehrere Mitarbeiter Zugriff auf Ihre Ablage haben, aber keine Entleih-Liste geführt wird. Bringen Sie direkt am Standort neben dem Aktenplan eine Lis te (mit Stift!) an. Die Überschrift kann so aussehen:
Akten-/Ordner-Nr.:
entliehen von:
entliehen am:
Rückgabe am:
Beispiel für eine Entleih-Liste
Weisen Sie Ihre Kollegen freundlich, aber bestimmt darauf hin, dass Unterlagen nur noch entnommen werden dürfen, wenn sie in der Liste eingetragen werden!
Falls Ihr Chef Ablagen hortet
Das sollten Sie tun, wenn der Chef dazu neigt, Unterlagen aus Ihrer Ablage in seinem Zimmer zu ,,horten”, also nach Bear beitung nicht an Sie zurückzugeben.
Machen Sie ihm das Ordnunghalten leichter:
Stellen Sie einen Ablagekorb mit der deutlichen Beschriftung ,,Zurück in Ablage!” in sein Zimmer (nicht auf den Schreibtisch, aber von dort leicht erreichbar). Mit etwas Glück wird er sich angewöhnen, alle Unterlagen, die er nicht mehr braucht, dort für Sie abzulegen. Wenn das so nicht machbar ist: Bringen Sie Haftzettel auf Unterlagen an, die Sie ihm hineinreichen, mit Hinweisen wie ,,Bitte zurück!” oder ,,Bitte zurück in Ablage!”
Haftzettel (z. B. ,,Bitte nach Bearbeitung sofort zurück!”) sind auch sehr nützlich, wenn Sie anderen Mitarbeitern Unterlagen aus Ihrer Büro-Ablage geben!
Querverweise in umfangreichen Ablagen
3. ,,Ich sortiere und ordne alles Schriftgut so gut wie möglich; trotzdem kommt es manchmal vor, dass ich nicht mehr weiß, wo ich etwas abgelegt habe.”
Das sollten Sie tun, wenn in umfangreichen Ablagen mit vie len Einzelthemen die Querverweise auf die Standorte zu gehöriger Unterlagen fehlen. Querverweise sind schnell er stellt, leicht angebracht und unbedingt erforderlich, wenn Sie keine Mehrfachablagen machen wollen, aber trotzdem bei komplexen Themen alle ,,Unterlagen-Verbindungen” kennen müssen.
Verzichten Sie weiterhin auf Mehrfach- und Doppelablagen, denn das würde Ihre Ablage unnötig belasten. Machen Sie stattdessen aber konsequent Querverweise wie zum Beispiel ,,Siehe auch unter 1-15-3″ oder ,,Siehe Ordner A19 + D35″.
Ablage nach Stichwörtern
Das sollten Sie tun, wenn die Ablage nach Stichwörtern geord net ist, aber für diese Ordnungsart inzwischen viel zu umfang reich geworden ist. Es passiert sehr leicht, dass Sie etwas falsch zuordnen, weil die Stichwörter bei wachsender Ablage in aller Regel missverständlich werden. Stellen Sie Ihr Ord nungssystem um! Beispielsweise auf eine nummerische Ord nung mit zugewiesenen Ordnungsbegriffen, die Sie alphabe tisch unterordnen.
4. ,,Ich kann nicht verhindern, dass sich im Büro Stapel un sortierter Unterlagen häufen, weil mir einfach immer wieder Wichtigeres dazwischenkommt.”
Anhäufungen entstehen immer aufgrund von unerledigten Eingängen! Prüfen Sie kritisch, ob Sie alle eingehenden Informa tionen Eingangspost, eingehende Faxe und betriebsinterne Post wirklich systematisch selektieren!
Wird immer schnell verteilt, was für andere bestimmt ist? Wird immer sofort vernichtet, was ohne Nutzen ist? Werden auch die weniger dringlichen Eingänge immer gleich in eine Vorab lage selektiert?
Selektieren Sie täglich
Wenn nicht: Ändern Sie Ihre Arbeitsplatzorganisation gewöhnen Sie sich an, die gesamten Eingänge täglich so schnell wie möglich nach Erhalt zu selektieren!
Lassen Sie es nicht zu, dass diese Aufgabe wegen anderer Ar beiten verschoben wird!
So verringern Sie Ihre Ablage
5. ,,Ich finde die Ablage in unserem Büro viel zu umfangreich, weiß aber nicht, wie ich Sie in Zukunft schmaler halten kann.”
Zunächst ist eine Sichtung Ihrer Arbeitsplatz- und der aktuellen Ablage ratsam. Verschaffen Sie sich einen gründli chen Überblick, ob das Vorhandene tatsächlich in Ihrem Büro also für den häufigen Zugriff bereit bleiben muss:
Bestimmen Sie für jede Zugriffshäufigkeit eine Farbe. Markie ren Sie dann jeden Ablage-Behälter bzw. jede Unterlagengruppe mit einem Farbpunkt, der die jeweilige Aktualität signalisiert. Verlagern Sie danach alle Unterlagen, auf die man keinen ständigen/häufigen Zugriff haben muss, in die nächste Ablage- Stufe (in die Zwischenablage oder ins Archiv)! Und: Vernichten Sie alles Unnötige!
Sie verhindern ein erneutes Anwachsen Ihrer Büro-Ablage, wenn Sie ab sofort feste Kontrolltermine für alle Standor te durchführen! Nutzen Sie dafür den vorbereiteten Kontroll termin-Plan in diesem Beitrag!
Wenn die Zeit fehlt
6. ,,Ich bin durch meine anderen Arbeiten so stark beansprucht, dass mir für eine regelmäßige Ablage einfach die Zeit fehlt.”
Grund dafür ist meist eine Kombination aus Schwächen in der Arbeitsplatzorganisation und mangelhaftem Zeitmanagement!
Prüfen Sie anhand der jeweiligen Informationen in Ihrem Sekretärinnen-Handbuch, ob Sie Ihren Arbeitsplatz und Ihre Zeit wirklich bestmöglich organisiert haben!
Wenn nicht, folgen Sie den Ratschlägen, denn damit verschaf fen Sie sich auch wieder genug Zeit für die Ablage. Falls Sie die Ablage dann trotzdem weiter vernachlässigen müssen, liegt der Grund vermutlich in einer generellen Arbeitsüberlastung.
Wenn Sie keine Möglichkeit zum Delegieren haben, sprechen Sie mit Ihrem Chef, damit er Sie entweder von einer Aufgabe befreit, die andere übernehmen können, oder Ihnen eine Hilfs kraft zur Seite stellt!
Ihr Chef will nichts ändern
7. ,,Ich wüsste schon, wie ich das Ablagesystem in meiner Firma verbessern kann, weiß aber nicht, wie ich meinen Chef von der alten Gewohnheit abbringe.”
Erleichtern Sie Ihrem Chef den Umstieg auf ein neues System:
Vermeiden Sie eine ,,rabiate” Umstellung des Ablage- Systems!
Gehen Sie strategisch vor! Überzeugen Sie ihn zunächst mit einem guten Verbesserungsvorschlag, und führen Sie diese Änderung ein. Machen Sie dann nach und nach weitere Verbesserungsvorschläge.
Haben Sie ihn vom ersten Vorschlag überzeugt, wird er höchst- wahrscheinlich Ihre weiteren ebenfalls akzeptieren und gut heißen!
Wenn Sie das System umstellen müssen, aber nicht schrittwei se ändern können:
Erklären Sie zuerst die Notwendigkeit mit guten Begründun gen!
Helfen Sie Ihrem Chef in der Anfangsphase der Um stellung mit kleinen Hinweisen auf den Unterlagen, die Sie ihm bringen.
Nehmen Sie dafür am besten leuchtende kleine Haftzettel mit Hinweisen wie ,,Bitte wieder zurück in Ordner C-17!” oder ,,Gehört jetzt zu 0-61 Verbände!”
10 Grundsätze für Ihre erfolgreiche Ablage-Verwaltung
1. Erledigen Sie Ihre Ablage-Arbeit mit der richtigen, positiven Einstellung!
2. Machen Sie sich klar, dass die Ablage als Kern der Informationsverwaltung von entscheidender Wichtigkeit für jedes Unternehmen ist!
3. Schaffen Sie sich durch gute Arbeitsplatzorganisation täglich genug Zeit für die Ablage! Lassen Sie nicht zu, dass Sie die Ablage vernachlässigen müssen!
4. Selektieren Sie alles eingehende Schriftgut täglich möglichst schnell nach Erhalt!
5. Reduzieren Sie Ihre selbstproduzierte Schriftmenge! Nutzen Sie möglichst oft Telefon, E-Mail, persönliche Gespräche, kurze handschriftliche Notizen!
6. Steuern und kontrollieren Sie den Informationsfluss in Ihrem Büro mit Hilfe eines detaillierten Aktenfluss-Schemas!
7. Sorgen Sie für die regelmäßige Verlagerung von Unterlagen in die jeweils nächste Ablage-Stufe! Setzen Sie feste Termine für die Verlagerungen in Ihren Kontrolltermin-Plan, und halten Sie sie ein!
8. Beachten Sie die gesetzlichen und internen Aufbewahrungsfristen und damit die Vernichtungsmöglichkeiten!
9. Achten Sie darauf, dass Ihr Ordnungs- und Ablage-System so klar, übersichtlich und ordentlich ist, dass bei Ihrer Abwesenheit auch Ihr Chef, Ihre Vertretung und Ihre Kolleg(inn)en jederzeit damit zurechtkommen können!
10. Machen Sie eine unübersichtlich gewordene Ablage mit Hilfe eines geeigneten Ordnungssystems mit detaillierteren Ordnungsbegriffen wieder übersichtlich!
Erleichtern Sie sich und anderen das Auffinden und Zuordnen von Unterlagen mit
- einem klar strukturierten Aktenplan,
- einer zusätzlichen alphabetischen Übersicht aller Ordnungsbegriffe
- und einem zusätzlichen ausführlichen Suchwortregister!
