DIN 5008 – Zusatztipps von A bis Z
Fragen auf die die DIN5008 keine Antwort gibt
Wenn es knifflig wird, liefert die DIN 5008 keine Antwort. In diesem Beitrag finden Sie Antworten auf viele Zweifelsfragen rund um die DIN 5008, damit Sie Ihre Korrespondenz sicher, korrekt und effektiv erledigen können.
Die Autorin, Claudia Hovermann, ist die Chefredakteurin des Sekretärinnen-Handbuchs und des SekretärinnenBriefeManagers. Sie ist eine der gefragtesten Sekretärinnen-Trainerinnen Deutsch lands und schult jedes Jahr viele Sekretärinnen und Assistentinnen. Die Korrespondenz ist eines ihrer Spezialthemen.
Die DIN 5008 lässt uns im Stich
Von der DIN 5008 erwartet man ,,eigentlich” Rundum- Hilfe für die tägliche Korrespondenz. Doch das ist zu viel verlangt. Die DIN 5008 die Schreib- und Gestaltungs regeln für die Textverarbeitung gibt Empfehlungen, wie ein Text formal dargestellt werden soll, damit er möglichst übersichtlich ist. Mehr nicht. Stilistische Empfeh lungen können wir von der DIN nicht erwarten.
Doch auch in formalen Fragen lässt sie uns manchmal hilflos zurück. Das heißt: Wenn es wirklich schwierig wird, wenn spezielle Fragen zur Gestaltung eines Textes oder der Positionierung verschiedener Angaben auftauchen, lässt die DIN uns Anwender sozusagen im Stich.
Wo positioniere ich das Datum, wenn die DIN-Empfeh lung nicht zur Gestaltung des Briefbogens passt, oder wohin setze ich in einem Schreiben den Dateivermerk?
Um die Beantwortung solcher und ähnlicher Fragen geht es in diesem Beitrag. Die Antworten beruhen sowohl auf Erfahrungen, die sich in der Praxis bewährt haben, als auch auf Umgangsform-Empfehlungen.
Anrede von mehreren Personen im selben Brief
Die DIN 5008 äußert sich nicht zur Gestaltung der Anre de. Sie gibt nur eine Empfehlung, wo sie platziert wird. In der DIN finden sich Beispiele für die Anrede einer Person. Wie jedoch reden Sie mehrere Personen an? Wen nennen Sie zuerst, schreiben Sie die Namen in eine
Zwei Namen in eine Zeile?
Wenn Sie zwei Personen gleichzeitig anschreiben, stellt sich die Frage, ob die beiden Anreden in eine Zeile oder in zwei Zeilen geschrieben werden.
Das empfiehlt das Sekretärinnen-Handbuch: Wenn die beiden Angesprochenen einen relativ kurzen Namen haben, schreiben Sie die Anreden in eine Zeile:
Sehr geehrter Herr Richter, sehr geehrter Herr Schröder,
Kurze Namen in eine Zeile
Bei längeren Namen oder Doppelnamen empfiehlt es sich, für die zweite Anrede eine zweite Zeile zu verwen den.
Sehr geehrter Herr Obermeyer-Bucholzhagen,
sehr geehrter Herr Richtlingshof-Burmester,
Längere Namen in zwei Zeilen
Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Reden Sie drei Personen in einem Brief an, verwenden Sie am besten für jede Anrede eine Zeile.
Ein Brief an drei Personen und mehr
Geht die Zahl der Angesprochenen über drei hinaus, sollten Sie überlegen, ob Sie nicht jeder Person einen eigenen Brief schicken, statt alle mit einem Brief anzu schreiben.
Im Verteiler können Sie für den Empfänger deutlich machen, wer das Schreiben außer ihm ebenfalls erhalten hat.
Anrede von Mann und Frau wen nennen Sie zuerst?
Im Privaten gilt: Wenn Sie einen Herrn und eine Dame anreden, dann nennen Sie die Dame zuerst.
Im Geschäftsleben gilt: Das Geschlecht der Empfänger spielt für die Reihenfolge der Anrede keine Rolle. Hier zählt nur die Hierarchie. Die in der Hierarchie oben ste hende Person wird zuerst angeredet.
Befinden sich die Frau und der Mann auf der gleichen hierarchischen Ebene, wird die Dame zuerst angeredet.
Anrede von ausschließlich Herren
Die Anrede ,,Sehr geehrte Herren” klingt distanziert und vermittelt etwas ungewollt Antiquiertes. Ein ,,Hochach tungsvoll” scheint in Verbindung mit dieser Anrede obli gatorisch zu sein so altmodisch wirkt diese Anrede.
Das Sekretärinnen-Handbuch empfiehlt: Auch wenn Sie sicher sind, dass Sie einen ausschließlich aus Männern bestehenden Kreis anschreiben, lassen Sie die Finger davon. Vielleicht gibt es eine Sekretärin, eine weibliche Vertretung oder … wer weiß. Sich im Geschäftlichen in der Anrede ausschließlich an Män ner zu wenden ist nicht zeitgemäß.
Schreiben Sie lieber ,,Sehr geehrte Damen und Herren”.
Anrede von Titelträgern
Bei der Korrespondenz mit Personen, die einen akademischen, kirchlichen oder Adelstitel tragen, stellt sich oft die Frage: Wie rede ich diese Personen korrekt an?
Es gilt: Lieber einen Titel zu viel als zu wenig. Dabei besteht aber die Gefahr, umständlich oder zu unterwürfig zu wirken. Deshalb haben wir hier die häufigsten Anre den für Sie zusammengestellt.
1 Doktortitel
Sehr geehrte Frau Dr. Werner,
2 Doktortitel
Ebenfalls: Sehr geehrte Frau Dr. Werner,
Sie reden die Dame mit nur einem Doktortitel an.
Beachten Sie: Nur in der Anschrift tauchen beide Dok tortitel auf.
Professoren- und Doktortitel
Sehr geehrter Herr Professor Winter,
Sehr geehrte Frau Professor Schneider,
Sehr geehrte Frau Professorin Kurz,
Beachten Sie:
Der ,,Professor” wird laut DIN in der Anschrift ab gekürzt. Das Sekretärinnen-Handbuch empfiehlt, den ,,Professor” auch in der Anschrift aus Höflichkeit auszuschreiben.
Wenn jemand einen Professoren- und einen Doktor titel trägt, tauchen beide zwar in der Anschrift, nicht aber in der Anrede auf. In der Anrede fällt der Doktor titel zugunsten des Professorentitels weg.
Einen weiblichen Professor können Sie entweder mit ,,Frau Professor xy” oder mit ,,Frau Professorin xy” anreden.
Schreiben Sie nicht ,,Sehr geehrter Professor Müller,”. Richtig ist: ,,Sehr geehrter Herr Professor Müller,”. Das ,,Herr” ist obligatorisch. Sie dürfen nicht darauf verzichten.
Adelstitel
Einen ,,Paul Graf von Richtershagen” schreiben Sie so korrekt an:
Herrn
Paul Graf von Richtershagen
Sehr geehrter Herr Graf von Richtershagen,
Adelstitel und Doktor und/oder Professor
Schwierig wird es, wenn jemand zu seinem Doktortitel auch noch adlig ist.
So funktioniert’s:
Sollte der Graf über einen Doktortitel verfügen, dann wird er mit seinem Doktortitel angeschrieben:
Herrn Dr. Paul Graf von Richtershagen
Sehr geehrter Dr. Paul Graf von Richtershagen,
Über die in den Beispielen genannten hinaus gibt es noch jede Menge anderer Anreden und Anredenkombinationen. Hinzu kommt, dass viele Adelige keinen Wert oder ,,übersteigerten” Wert auf die Nennung ihres Adelstitels legen.
Das Sekretärinnen-Handbuch empfiehlt: Rufen Sie in heiklen Situationen deshalb lieber im Büro des Be troffenen an und erkundigen sich, wie er oder sie gern angeschrieben würde.
Betreffzeile
Darf sich die Betreffzeile über zwei Zeilen erstrecken? Ja, das darf sie warum nicht?
Vermeiden Sie aber bitte diese altertümliche Gestaltung:
Wohnhaus in der Eppler Straße
Hier: Wohnung 3b
So nicht
Das ,,Hier” erinnert sehr an Behördendeutsch. Rechtsan wälte mögen diese Form des Betreffs ebenfalls.
Eine zeitgemäße Betreffzeile über zwei Zeilen könnte so aussehen:
Finanzierung Ihrer Eigentumswohnung
in der Beckumer Straße
So geht’s
Blocksatz
Viele Sekretärinnen finden, dass ein im Blocksatz ge schriebener Text schöner aussieht als ein im Flattersatz geschriebener. Gerade bei besonderen Briefen, wie zum Beispiel Gratulationsschreiben wird gern der Blocksatz verwendet.
Das Sekretärinnen-Handbuch empfiehlt: Verwenden Sie in Ihrer Korrespondenz nie den Blocksatz. Er ist den Printmedien vorbehalten und eignet sich eher für Bücher und Zeitungen als für Ihre tägliche Korrespondenz.
Der Grund: Ein Blocksatz ist durch sein einheitliches Schriftbild wesentlich schlechter zu lesen als der Flattersatz. Das Auge hat beim Flattersatz viel mehr zu tun, sprich: viel mehr Anhaltspunkte, an denen es sich festhal ten kann. Beim Blocksatz hingegen rutscht das Auge an Ihrem Text nur so runter. Und Sie möchten doch, dass Ihre Texte gelesen werden, oder? Dann verwenden Sie ab sofort wieder Flattersatz für Ihre tägliche Korrespondenz! Denn was schön aussieht, muss nicht immer prak tisch sein.
Dateivermerk
In einigen Firmen oder Sekretariaten ist es üblich, auf dem Briefbogen mit anzugeben, wo ein Dokument ge speichert wurde. So ist es immer ruck, zuck wiederzufin den.
Auch Ihre Vertretung bei Krankheit oder Urlaub würde den Brief schnell finden, falls sie ihn überarbeiten oder ein ähnliches Schreiben an eine andere Person ver schicken muss.
Wohin mit dem Dateivermerk?
Am sinnvollsten ist es, Sie setzen den Dateinamen an das Ende der jeweiligen Seite, entweder an den linken oder rechten Rand. Verwenden Sie eine kleinere Schrift, zum Beispiel 8 Punkt. So fällt der Dateivermerk am wenigsten auf.
Weniger schön, aber auch möglich: Sie platzieren den Dateivermerk hinter das Diktatzeichen.
ph-cd/C:Sek-5-2005DIN5008.doc
So fügen Sie den Dateivermerk ein:
Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der der Dateiver merk eingefügt werden soll.
1. Wählen Sie im Menü EINFÜGEN den Befehl FELD.
2. Klicken Sie unter ,,Bitte ein Feld auswählen” auf die Kategorie DOKUMENTINFORMATIONEN.
3. Im Feld ,,Feldname” markieren Sie bitte das Wort FILE NAME.
4. Danach klicken Sie das Feld FELDFUNKTIONEN an.
5. Danach gehen Sie bitte auf OPTIONEN.
6. Wechseln Sie in die Registerkarte SPEZIFISCHE SCHALTER.
7. Klicken Sie den Schalter p an und danach das Feld HINZUFÜGEN.
8. Bestätigen Sie 2 x mit OK.
9. WinWord fügt nun den kompletten Pfad der Datei an der aktuellen Cursorposition ein.
Diktatzeichen
Die DIN regelt die Schreibweise des Diktatzeichens nicht eindeutig. Sie gibt lediglich Beispiele zur Schreib- weise. Deshalb hier alle Empfehlungen die der DIN und die des Sekretärinnen-Handbuchs auf einen Blick.
Diktatzeichen werden in Kleinbuchstaben geschrieben: ch-de
Der Verfasser/Autor wird zuerst genannt.
Mehrere Verfasser werden durch einen Schrägstrich von einander getrennt: ch/dl-de
Die DIN gibt nur Beispiele für zweistellige Diktatzeichen. Es spräche aber nichts dagegen, auch dreistellige zu verwenden: jom-fre.
Platzieren Sie das Diktatzeichen hinter dem Datum oder unterhalb des Datums.
Verkleinern Sie nicht die Schriftgröße. Das sähe nicht gut aus.
So sieht das Diktatzeichen aus:
Diktierender = Chef, Sekretärin = Schreibende, Vorstand = Unterschreibender
Häufig entsteht die Konstellation, dass der Chef ein Schreiben aufsetzt, die Sekretärin es schreibt und der Vor stand es unterschreibt. Dann endlich geht’s in die Post.
Das korrekte Diktatzeichen sähe dann so aus:
Chef-Sekretärin, also ch-de
Das Kürzel des Vorstands taucht im Diktatzeichen nicht auf. Er hat weder diktiert noch geschrieben. Sollte er es mit verfasst, also Änderungen vorgenommen haben, dann sähe das Diktatzeichen so aus:
Vorstand/Chef-Sekretärin, also: rt/ch-de
E-Mail-Adressen
Ohne E-Mail geht in den meisten Büros nichts mehr. Das bedeutet, dass Sie Ihre E-Mail-Adresse bei Ihrer Korres pondenz mit angeben.
Auf vielen Briefbögen ist die E-Mail-Adresse schon in den Fußzeilen mit eingedruckt. Ist dies bei Ihnen nicht der Fall oder möchten Sie zusätzlich Ihre eigene Firmen- E-Mail-Adresse angeben, sollte dies so aussehen:
E-Mail: claudia.hovermann@hovermann.de
Die korrekte Schreibweise ist laut Duden und DIN 5008 ,,E-Mail”.
Wohin mit der E-Mail-Adresse?
Die Platzierung der E-Mail-Adresse ist sehr einfach, wenn Sie statt mit der veralteten Bezugszeichenzeile mit dem zeitgemäßen Informationsblock arbeiten.
Hier ein Ausschnitt aus einem Informationsblock. Wie Sie wissen, ist der Block um Angaben wie ,,Ihre Zeichen” und Ähnliches erweiterbar.
Name: Jutta Schröder
Telefon: 0211 12345-67
Fax: 0211 12345-68
E-Mail: jutta.schroeder@ttz.com
Datum: 12. Juni 20..
Platzierung der E-Mail-Adresse bei Briefen mit Bezugszeichenzeile
Sieht Ihr Briefbogen eine Bezugszeichenzeile vor, kön nen Sie nur hoffen, dass der Platz für die E-Mail-Adresse vorgesehen ist. Falls nicht, müssen Sie improvisieren. Denn: Ein Brief ohne Angabe der E-Mail-Adresse ist schlichtweg veraltet.
Eine präzise Empfehlung ist schwierig, da jeder Briefbo gen unterschiedlich gestaltet ist. Entweder schreiben Sie sie in den Text, wenn es passt; oder Sie ergänzen sie in der Bezugszeichenzeile unterhalb Ihrer Telefonnummer.
E-Mails
Gelten die DIN-Empfehlungen auch für E-Mails? Ja und nein. Nein deshalb, weil sie sich nicht übertragen lassen, was an der ,,formlosen” Form von E-Mails liegt. Aber Empfehlungen wie die Gliederung von Telefonnummern oder die korrekte Anrede sind übertragbare Empfehlun- gen, die Sinn machen.
Das Sekretärinnen-Handbuch empfiehlt: Vergessen Sie nie, dass auch eine E-Mail Korrespondenz ist. Berücksichtigen Sie deshalb immer sinnvolle Empfeh lungen für Ihren E-Mail-Schriftverkehr. Denn Ihre Mails sollen zeitgemäß und verständlich sein.
1. Beachten Sie die neue deutsche Rechtschreibung. E-Mails, in denen beispielsweise alles klein geschrie ben ist, sind unhöflich, stillos und somit einfach schlecht.
2. Verzichten Sie auf Abkürzungen. ,,Herzl. Grüße” oder ,,Mfg” sind schlechter Stil.
3. Beginnen Sie immer mit einem Gruß und ,,verabschieden” Sie sich.
Englische Korrespondenz
Gilt die DIN 5008 auch für Korrespondenz mit dem Aus- land? Briefe ins englischsprachige Ausland sind ganz anders aufgebaut als deutsche Briefe. Halten Sie sich da lieber an die Empfehlungen der englischen Handelskorrespondenz.
Aber: Schreiben Sie die Adresse laut DIN. Denn Ihr Brief muss schließlich erst einmal ordnungsgemäß aus Deutschland heraustransportiert werden.
1. Beachten Sie die Empfehlungen für die Vermerk- und Adresszone.
2. Verwenden Sie keine Abkürzungen für Länder.
3. Schreiben Sie den Bestimmungsort und das Land in Versalien.
4. Schreiben Sie das Land in deutscher Sprache und den Ort in der Landessprache.
5. Lassen Sie keine Leerzeilen in der Adresse.
Faxnachrichten Formales
Die DIN 5008 gibt generell keine Empfehlung zur Ge staltung von Faxnachrichten.
Unsere Empfehlungen, worauf Sie beim Versand von Nachrichten auf Faxformularen achten sollten:
Behalten Sie die Empfehlungen für die Schreibweise von Datum, Uhrzeit und Zahlen bei. Bleiben Sie bei der 12-Punkt-Schrift. Größere Schrif ten füllen mehr Papier und benötigen eine längere Übertragungszeit.
Die Abkürzung ,,MfG” ist auch auf Faxen unhöflich. Obwohl Sie den Empfänger des Faxes im Formular kopf angeben, sollten Sie nicht auf die Anrede wie zum Beispiel ,,Sehr geehrte Frau Müller” verzichten.
Wenn Sie aus dem Computer faxen, ergänzen Sie direkt unterhalb Ihres Namens:
,,Computerfax, deshalb nicht unterschrieben.”
Dieser Zusatz entfällt natürlich, wenn Sie Ihre Unter schrift eingescannt haben.
Vermeiden Sie aufwändige Logos und Graustufen. Das alles verlängert die Übertragungszeit.
Firmenname im Unterschriftenblock
Der Firmenname ist, wenn Sie für Ihr Unternehmen einen Brief aufsetzen und versenden, fester Bestandteil des Unterschriftenblocks auch beim Fax!
Freundliche Grüße
Bertram GmbH
Susanne Sommerlich
Beachten Sie: Zum Firmennamen gehört korrekterweise die Angabe der Unternehmensform, zum Beispiel ,,GmbH” oder ,,AG”.
Herr oder Herrn?
Schreibt man in der Anschrift ,,Herrn Klaus Müller”, oder reicht ,,Herr Klaus Müller”?
Richtig ist ,,Herrn”. Das ,,n” ist obligatorisch. Es handelt sich um einen Akkusativ (an wen schicke ich?), deshalb muss das ,,n” angehängt werden.
Ist ,,Herr” oder ,,Frau” ein Muss?
Denkbar ist auch, dass Sie auf den ,,Herrn” oder die ,,Frau” in der Anschrift verzichten. Aus den meisten Vor- namen ist schließlich zu erkennen, ob es sich um einen Herrn oder eine Dame handelt.
Um aber sicherzugehen, dass Sie niemandem auf die Füße treten, empfehlen wir dennoch nicht auf ,,Frau” oder ,,Herrn” zu verzichten.
Ausnahme: Sie kommunizieren mit jemandem aus einer jungen, aufgeschlossenen Zielgruppe.
Informationsblock
Muss man unbedingt den Informationsblock verwenden? Nein, er ist kein Muss. Aber der Informationsblock ist die zeitgemäße Alternative für die Bezugszeichenzeile.
Die Bezugszeichenzeile gilt als antiquiert. Wenn Sie Ein fluss auf die Gestaltung des Firmenbriefbogens haben, geben Sie dies unbedingt zu bedenken, beziehungsweise veranlassen Sie, dass der Infoblock die Bezugszeichen zeile ersetzt.
Nach Diktat verreist
Jeder Brief mit Außenwirkung muss mit einer Unter schriftsvollmacht unterzeichnet sein. Also entweder ,,i. A.”, ,,i. V.” oder ,,ppa.”.
Ist eine dieser Vollmachten nicht vorhanden, kann der Unterzeichner nur der Geschäftsführer oder der Vorstand sein.
Deshalb ist für Sekretärinnen, die nicht über eine Unter schriftsvollmacht wie zum Beispiel ,,i. A.” verfügen, ,,nach Diktat verreist” häufig die einzige Möglichkeit, einen Brief in Abwesenheit ihres Chefs zu unterzeichnen. Ergänzt werden müsste dieser Zusatz um die Formulie rung ,,für die Richtigkeit”, wenn Sie nicht über eine Unterschriftsvollmacht verfügen.
Doch diese Regelung ist auf gar keinen Fall empfehlens- wert, da kaum jemand diese Abkürzung kennt und sie sehr altmodisch wirkt.
Finger weg von ,,nach Diktat verreist”
Aber auch der Zusatz ,,nach Diktat verreist” ist keine empfehlenswerte Art zu unterschreiben. Ein solcher Brief wirkt unpersönlich. Der Verfasser hat es nicht ein mal für nötig gehalten, selbst zu unterschreiben. Warum nicht? Das könnte sich der Empfänger fragen zu recht.
Außerdem: Taucht häufiger ein ,,nach Diktat verreist” auf, könnte man sich ebenfalls fragen, wann der Betref fende überhaupt einmal in seinem Büro ist.
Sie sollten über eine Unterschriftsvollmacht verfügen
Die eleganteste Lösung und der schönste Ersatz für diese umständliche Formulierung ist das ,,i. A.”, das jeder Chef/jedes Unternehmen einer Sekretärin geben sollte. Denn nur so wird deutlich, dass die Sekretärin nicht nur Platzhalterin, sondern verantwortungsvolle Mitarbeiterin und damit kompetente Ansprechpartnerin ist.
Das Sekretärinnen-Handbuch empfiehlt: Wie Sie es auch drehen und wenden, ,,nach Diktat verreist” hat in einer empfängerorientierten, zeitgemäßen Korrespon denz nichts zu suchen. Verzichten Sie, wenn irgendwie möglich, auf diese Formulierung.
Falls es gar nicht anders geht
Sollte es dennoch, aus welchen Gründen auch immer nicht möglich sein, dass der Verfasser selbst unter- schreibt, empfehlen wir:
Freundliche Grüße aus Bayreuth
Michels GmbH
Klaus-Dieter Wichtig
Mechthild Grundig
Daraus geht hervor, dass Klaus-Dieter Wichtig den Brief geschrieben/diktiert hat; und die Sekretärin hat in seiner Abwesenheit für ihn unterschrieben.
Bei ausländischen Geschäftspartnern muss der Chef unterschreiben
Beachten Sie: In der Korrespondenz mit ausländischen Geschäftspartnern gilt das Nicht-eigenhändige-Unter schreiben als große Rüpelhaftigkeit! Für die englisch sprachige Korrespondenz gibt es deshalb auch keine Übersetzung für ,,nach Diktat verreist”.
Punkt nach Abkürzung
Wenn eine Abkürzung am Ende eines Satzes steht, folgt dann ein zusätzlicher Punkt? Nein. Ein Punkt, und zwar der für die Abkürzung, reicht.
Das Unternehmen investierte 3 Mio.
Schriftart
Die offizielle DIN-Empfehlung lautet: Verwenden Sie keine ausgefallene Schriftart, wie zum Beispiel Schreibschrift.
Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Times New Ro man ist eine Serifenschrift, besonders gut lesbar und empfehlenswert für Ihren allgemeinen Schriftverkehr.
Schriftgröße
Die offizielle DIN-Empfehlung lautet: Verwenden Sie keine Schrift kleiner als 10-Punkt. Für das Anschriften feld erlaubt die DIN auch 8 Punkt, falls Ihnen der zur Verfügung stehende Platz nicht ausreicht. Allerdings sollten Sie dann eine serifenlose Schrift, wie zum Bei spiel Arial oder Helvetica, benutzen.
Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Machen Sie es nicht kompliziert, wenn es nicht unbedingt sein muss: 12-Punkt-Schrift ist eine empfehlenswerte Größe.
Vergrößern Sie die Schrift nicht
Geraten Sie nicht in Versuchung, bei kurzen Texten auf 13 oder 14 Punkt umzusteigen, es sei denn, der gestalteri sche Aspekt, wie etwa bei Einladungen, steht im Vordergrund.
Sollte der Fall eintreten, dass sich Ihr Briefbogen füllt und Sie möglicherweise nur wegen der Grußformel eine zwei te Seite beginnen müssten, verwenden Sie ausnahmswei se für den gesamten Text eine 11-Punkt-Schrift.
Steuernummer
Auf Rechnungen müssen seit geraumer Zeit sowohl eine Rechnungsnummer als auch eine Steuernummer angege ben werden. Doch wohin damit?
Da sich die DIN 5008 dazu gar nicht äußert, empfiehlt das Sekretärinnen-Handbuch, die Platzierung von der Gestaltung Ihrer Rechnung abhängig zu machen.
Sie können die Steuernummer sowohl unterhalb des Da tums angeben als auch unterhalb der Bankverbindung, falls diese gesondert aufgedruckt wird. Letztendlich soll ten Sie eine Lösung finden, die Sie optisch zufrieden stellt und nicht zu viel Unruhe in das Layout bringt.
Die Steuernummer wird in der gleichen Schriftgröße an gegeben wie der übrige Text.
Unterschrift
Es finden sich in der aktuellen DIN 5008 wie auch in den Vorgängerversionen keine Empfehlungen zur Ge staltung des Unterschriftenblocks.
Lediglich in den Musterbriefen der DIN könnte man aus den Unterschriftenblöcken etwas ableiten. Doch die DIN sagt, dass daraus keine allgemein gültigen Empfehlungen abgeleitet werden dürfen.
Hinzu kommt, dass die Gestaltungsbeispiele nicht mit den Empfehlungen des Sekretärinnen-Handbuchs über einstimmen.
Deshalb hat das Sekretärinnen-Handbuch die wichtigs ten Regeln und Empfehlungen noch einmal für Sie zusammengestellt.
Unterschriftenkürzel per Hand
Orientiert man sich an den Musterbriefen der DIN (aus denen keine allgemein gültigen Regeln abgeleitet werden dürfen), werden die Unterschriftenkürzel mit dem PC ge schrieben. Das Sekretärinnen-Handbuch sagt, dass die Unterschriftenkürzel, also ,,ppa.”, ,,i. V.” und ,,i. A.” mit der Hand geschrieben werden müssen.
Laut Handelsgesetzbuch wird ,,ppa.” mit der Hand geschrieben
Laut § 51 HGB hat der Prokurist ,,in der Weise zu zeichnen, dass er der Firma seinen Namen mit einem die Pro kura andeutenden Zusatz beifügt” (so im HGB). Dabei handelt es sich um eine bloße Ordnungsvorschrift. Deren Verletzung macht die Unterschrift nicht unwirksam.
Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Um rechtlich immer auf Nummer sicher zu gehen, wird das ,,ppa” immer mit der Hand vor die Unterschrift gesetzt. Und: Übertragen Sie dies auch auf Ihr eigenes Vollmachtskürzel.
,,i. V.” und ,,i. A.” werden ebenfalls mit der Hand geschrieben.
Verwechseln Sie ,,i. V.” nicht mit ,,in Vertretung”. Hier bedeutet es ,,in Vollmacht”.
Die wichtigsten Regeln für die korrekte Unterschrift auf einen Blick
Unterschreiben zwei Personen einen Brief, steht der Name der in der Hierarchie am höchsten stehenden Person auf der linken Seite.
Zu einer vollständigen Unterschrift gehört immer der computerschriftliche, ausgeschriebene Vorname, da mit der Empfänger weiß, ob er Post von einer Dame oder einem Herrn erhält. Die Unterschrift selbst muss nicht unter Angabe des Vornamens geleistet werden auch nicht mit der Abkürzung des ersten Buchstabens des Vornamens.
Es macht keinen Sinn, bei der Wiederholung des Na mens mit dem PC nur den ersten Buchstaben Ihres Vornamens zu nennen. Der ausgeschriebene Vorname ist ein Muss.
Besonders stillos ist es, mit ,,Fr. Schröder” zu zeichnen, wobei ,,Fr.” wohl für ,,Frau” stehen soll. Ergänzungen unterhalb der Unterschrift, wie zum Bei spiel ,,Sekretariat”, stehen weder in Klammern noch in Gedankenstrichen. Es reicht die simple Angabe ,,Se kretariat”.
Möglich ist auch zu schreiben:
Sekretariat
Emil Meier Geschäftsführer
Lassen Sie ausreichend Platz für Ihre Unterschrift oder die Ihres Chefs. Wenn Sie relativ groß unterschreiben, sollte genügend Platz vorhanden sein. Sie sind laut DIN nicht mehr an die früher geltenden drei Leerzei len zwischen Firmierung und der Wiederholung des Namens per PC gebunden.
Zwei Personen unterschreiben
Wo steht die Unterschrift der rechts unterschreibenden Person?
Auch zu dieser Frage äußert sich die DIN 5008 nicht. Am einfachsten ist es, Sie betätigen nach der links stehenden Unterschrift zwei- bis dreimal die Tabtaste. Dann ist die zweite Unterschrift so platziert, dass es gut aussieht. Voraussetzung: Die Standardtabs sind aktiviert, und Sie ha ben keine anderen Abstände eingegeben.
Gehört ein Titel mit zur Unterschrift?
Titelträger unterschreiben nicht mit ihrem Titel. Der Titel erscheint lediglich in der PC-Wiederholung des Namens.
Freundliche Grüße
Wikking GmbH
Dr. Hubert Walther
Verteiler
Gelegentlich ist es erforderlich, am Ende eines Schrei- bens einen Verteiler aufzuführen. Außer den gestalteri schen Aspekten, die in der DIN geregelt sind, steht häufig folgende Frage im Vordergrund:
In welcher Reihenfolge führt man die Damen und Herren des Verteilers auf?
Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Entscheiden Sie sich für eine rein alphabetische Reihenfolge auch wenn der Vorstandsvorsitzende und eine Dame mit zum Verteiler gehören. Das Alphabet entscheidet über die Reihenfolge der aufgeführten Namen, weil das für jeden Leser am übersichtlichsten ist.
Nennen Sie im Verteiler jeweils die Vor- und Zunamen. Das wirkt persönlicher. Die alphabetische Reihenfolge richtet sich nach dem Nachnamen.
Vertraulich
Vorsicht, Irrglaube: Um die Vertraulichkeit des Schrei bens deutlich zu machen, reicht es nicht, dass der Name des Empfängers vor dem Firmennamen genannt wird. In den meisten Unternehmen ist der Irrglaube verbreitet, es reiche, wenn der Name des Angeschriebenen zuerst stün de. Das ist falsch!
Sollte es in einigen Firmen dennoch so gehandhabt wer den, dass Briefe, in denen die Firma erst an zweiter Stelle genannt wird, nur vom namentlich genannten geöffnet werden dürfen, so handelt es sich hierbei um firmeninter ne Regelungen.
Die Ergänzung ,,Persönlich” oder ,,Vertraulich” ist erforderlich, wenn Sie sichergehen möchten, dass nur der na mentlich genannte Empfänger den Brief öffnet.
Deshalb:
Vertraulich
Frau Rosemarie Beyer
Reinhold GmbH
Merowinger Straße 12
97765 Nürnberg
Jetzt sollte nur Frau Beyer den Brief öffnen.
Vorab per Fax
In der neuen DIN gibt es einen Musterbrief, in dem diese Thematik aufgegriffen wurde. Und tatsächlich steht ,,Vorab per Fax: 08821 52780″ in der dritten Zeile des Anschriftenfelds. Der Vermerk wird also behandelt wie ein Versendungsvermerk. Aus Sicht des Sekretärinnen- Handbuchs ist dies kein Versendungsvermerk. Deshalb hat diese Angabe unserer Meinung nach da nichts zu suchen.
Das Sekretärinnen-Handbuch empfiehlt: Platzieren Sie den ,,Vermerk” mit zwei Leerzeilen Abstand zum Anschriftenfeld, sodass er beim Briefversand nicht durch das Fensterkuvert zu sehen ist.
Info über die Anzahl der gefaxten Seiten
Geben Sie immer an, wie viele Seiten Sie versenden, da mit der Empfänger kontrollieren kann, ob er alle erhalten hat. Positionieren Sie die Angabe der Seitenanzahl am besten so:
Vorab per Fax: 08821 52780 3 Seiten.
Bitte schreiben Sie außerdem die entsprechende Fax nummer dazu, damit nachzuvollziehen ist, an welche Nummer das Schreiben geschickt wurde.
zu Händen
Ob ,,z. H.” oder das längst überholte ,,z. Hd.” beide Ab kürzungen und auch das ausgeschriebene ,,zu Händen” haben in der zeitgemäßen Korrespondenz nichts mehr zu suchen.
Es handelt sich hierbei um unnötigen Ballast. Denn wenn Sie den Vermerk ,,z. H.” weglassen, erreicht Ihr Brief den Empfänger trotzdem, oder?
