13 Musterbriefe, die Ihnen schwierige Mitteilungen erleichtern

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen für die Erledigung der Korrespondenz zuständig sind, gehört es auch zu Ihren Aufgaben, schlechte oder unangenehme Nachrichten zu übermitteln. Das ist unangenehm genug. Denn gerade bei schwierigen Briefen kommt es auf den ‘guten Ton’ an. Schließlich möchte man den Adressaten ja nicht bloßstellen, verärgern oder sogar beleidigen. Die für Sie zusammengestellten Musterbriefe werden Ihnen helfen, auch schwierige Nachrichten angemessen und stilvoll zu verfassen.
Die Autorin, Martina Peitzmann, war über zehn Jahre lang in einem mittelständischen Unternehmen als Assistentin der Geschäftsleitung für die gesamte Korrespondenz zuständig. Sie hat das Briefdesign für ein europaweit operierendes Unternehmen erstellt und überarbeitet.

Firma informiert über Tod des Ansprechpartners

Sehr geehrter Herr Böhmer,
der Anlass meines Schreibens ist heute leider ein trauriger, denn ich muss Sie davon unterrichten, dass Herr Märker in der letzten Woche verstorben ist.

Sicherlich haben auch Sie Herrn Märker als zuverlässigen und kompetenten Ansprechpartner kennengelernt.

Trotz der tiefen Betroffenheit in unserem Haus müssen die Geschäfte weitergehen. Bitte wenden Sie sich zukünftig mit allen Fragen an Frau Heiber. Sie verfügt über große Sachkenntnis und wird Ihnen mit Rat und Tat zur Seite stehen. Schon in den nächsten Tagen wird Frau Heiber Sie anrufen.

Ich bin überzeugt davon, dass wir unsere erfolgreiche Geschäftsbeziehung im Sinne des Verstorbenen weiterführen und ihn in bester Erinnerung behalten werden.

Freundliche Grüße aus Hamburg

Bunte & Partner
Hans Bunte

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Firma informiert über Erkrankung des Ansprechpartners

Lieber Herr John,

Ihr persönlicher Ansprechpartner in unserem Haus, Herr Klaus Merker, ist ab Anfang Mai wieder für Sie da. Bis dahin erholt er sich in einer Kur von seiner schweren Erkrankung.

Damit Sie auch in seiner Abwesenheit kompetent und umfassend beraten werden, hat Herr Merker Herrn Peter Wietfeld mit der Wahrnehmung Ihrer Interessen betraut.

Sie erreichen Herrn Wietfeld und der Telefonnummer 3824-763. Bitte zögern Sie nicht, Ihn anzurufen, wenn Sie Fragen haben.

Herzliche Grüße aus Heidelberg
Auer GmbH & Co. KG

ppa. Birgit Auer

Birgit Auer

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Sie beenden eine Geschäftsbeziehung

Sehr geehrter Herr Wagner,

nach mehreren Anläufen, eine positive Geschäftsbeziehung mit Ihrem Haus aufzubauen, ist es mir nicht möglich, weiterhin mit Ihnen zusammenzuarbeiten.

Gerade in der letzten Zeit haben mir unsere Unstimmigkeiten gezeigt, dass wir einen Konsens hinsichtlich der Qualitätsanforderungen nicht finden können. Ich habe mehrfach auf Schwierigkeiten in diesem Bereich hingewiesen und Sie über die Reklamationen unserer Kunden unterrichtet. Das Versprechen, die Qualität wesentlich zu verbessern, konnten Sie nicht halten.

Doch gerade die Qualität unserer Produkte zeichnet uns auf dem internationalen Markt aus. Um diesen hohen Standard auch in Zukunft zu gewährleisten, werde ich mich nach einem anderen Lieferanten umsehen.

Ich sehe mich gezwungen, die Geschäftsbeziehung zu beenden.

Freundliche Grüße

Alfons Baumgart KG

Alfons Baumgart

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Mitarbeiter entschuldigt sich für eine Beleidigung

Sehr geehrte Frau Gerdes,

mein Verhalten Ihnen gegenüber während unseres Telefonats vom vergangenen Donnerstag ließ jeden Respekt vermissen. Bitte entschuldigen Sie diesen groben Ausrutscher.

Seit mehreren Wochen bin ich mit diesem Projekt beschäftigt und habe all meine Energie und Kraft in die Realisation gesteckt. Vermutlich ist mir dabei der Blick für Fakten abhanden gekommen. Nur so lässt es sich erklären, dass ich Sie persönlich für die aufgetretenen Schwierigkeiten verantwortlich machen konnte.

Ich werde mich in Zukunft wieder um eine objektive Beurteilung der Dinge bemühen und haltlose Beschuldigungen unterlassen.

Entschuldigende Grüße

Berger GmbH & Co

i. A. Volker Kleine

Volker Kleine

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Firma informiert über neuen Ansprechpartner

Sehr geehrter Herr Graf,

da Ihre bisherige Kontaktperson, Herr Grebe, uns zum 31. Juli 20.. verlassen wird, stelle ich Ihnen heute Ihren neuen Ansprechpartner vor.

Ab dem 1. August wird Herr Gerd Claas Ihr persönlicher Ansprechpartner sein. Schon in der nächsten Woche wird er Sie anrufen, um einen Termin für ein persönliches Gespräch zu vereinbaren.

Wir haben mit Herrn Claas einen sehr kompetenten Mitarbeiter gewonnen. Er verfügt über ausgezeichnete Fachkenntnisse und wird Sie zuverlässig betreuen, da bin ich sicher.

Auf eine weiterhin gute Zusammenarbeit freut sich

Blanke Maschinenbau

Konrad Blanke

Geschäftsführer

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Ankündigung einer Preiserhöhung

Sehr geehrter Herr Siebert,

bestimmt haben auch Sie mit Besorgnis die letzten Entwicklungen auf dem internationalen Stahlmarkt verfolgt.

Seit gestern haben wir die Gewissheit, dass die Stahlpreise ab dem 15. Mai um 15 % erhöht werden.

Alle Bemühungen, einen günstigeren Lieferanten zu finden, scheiterten letztendlich an den hohen Qualtitätsanforderungen, die wir stellen, um unseren Kunden den gewohnt hohen Standard zu gewährleisten.

Trotz aller Kostensenkungen auf unserer Seite müssen wir aus diesem Grund eine Preiserhöhung von 10 % an Sie weitergeben; Stichtag ist der 15. Mai 20.. .

Bitte geben Sie uns bald wieder Gelegenheit, Ihre Aufträge zu erfüllen. Wir würden uns freuen, auch in schweren Zeiten einen treuen Kunden wie Sie zufriedenstellen zu können.

Freundliche Grüße nach München

Stahlbau Hiller

ppa. Stefan Moss

Stefan Moss
Leiter Einkauf Rohstoffe

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Mahnung, weil Vereinbarung nicht eingehalten wurde – besonders für kleine, inhabergeführte Unternehmen geeignet

Sehr geehrter Herr Seibold,

mit diesem Zitat beendeten Sie unser Gespräch am 4. Januar 2006, als es darum ging, den sich angestauten Zahlungsrückstand abzubauen.

Zwei Monate liegt unser Gespräch mittlerweile zurück, und leider haben Sie Ihr Wort nicht gehalten. Dass ich enttäuscht bin, muss ich nicht betonen. Dass kleinen Unternehmen wie meinem, große Außenstände wehtun, das wissen Sie.

Möglicherweise handelt es sich um ein Versehen, denn bisher habe ich Sie als ehrlichen und fairen Geschäftspartner kennengelernt.

Bitte überweisen Sie den fälligen Betrag, und stehen Sie zu Ihrem Wort.

Ich zähle auf Sie.

Mit freundlichen Grüßen

Lübbert Sanitär GmbH

Christian Lübbert

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Reklamation wegen schlechtem Service

Sehr geehrter Herr Bluhm,

wo Menschen miteinander arbeiten, passieren Fehler. Aber was uns und unseren Gästen bei der Tagung unseres Unternehmens in Ihrem Hotel widerfahren ist, kann ich nicht kommentarlos hinnehmen.

Ihr Hotel hat sich große Mühe gegeben, den Zuschlag für diese wichtige Veranstaltung zu bekommen. Bei der Realisierung der vielen Versprechen hat es dann aber erheblich gemangelt.

Nicht nur, dass die Tagungsräume nicht Ihren Ausführungen entsprachen, auch das Essen während der Kaffeepausen und das Mittagsmenü ließen an Qualität sehr zu wünschen übrig. Jede kleine Bitte an Ihr Servicepersonal wurde erst nach mehrmaligen Erinnerungen erfüllt. Der Ton des Personals war sehr unhöflich.

Bitte geben Sie uns für unsere nächste Veranstaltung in sechs Wochen einen anderen Raum. Wichtig wäre mir auch, dass Sie bei Mittagessen und Pausensnack besonderen Wert auf Qualität legen. Halten Sie bitte auch Ihr Personal an, die Wünsche der Gäste schnell und freundlich zu erfüllen.

Ich würde mich sehr freuen, wenn die kommende Veranstaltung in jeder Hinsicht ein Erfolg würde und es Ihnen gelingt, den gewonnen Eindruck zu korrigieren. Sollte das nicht gelingen, werde ich die restlichen Veranstaltungen des Jahres 20.. in einem anderen Tagungshotel durchführen.

Freundliche Grüße nach Baden-Baden

Mannheimer KG

i. A. Gerlinde Müting

Gerlinde Müting

Tagungsorganisation

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Unterlagen verloren

Sehr geehrter Herr Brühl,

wie Sie wissen, legen wir im Umgang mit unseren Kunden großen Wert auf Diskretion und Sicherheit im Umgang mit persönlichen Daten.

In Ihrem Falle haben wir es wohl etwas übertrieben: Wir haben Ihr Schreiben versehentlich schon vor der Beantwortung in den Aktenvernichter gegeben.

Bitte entschuldigen Sie diesen nicht perfekten Ablauf. Sind Sie so nett, und faxen Sie mir die Anfrage nochmals zu, damit Sie unser Angebot schnell auf dem Tisch haben?

Ich verspreche Ihnen, Ihre Anfrage so zu beantworten, wie Sie es aus unserem Haus gewohnt sind ­ schnell und kompetent.

Freundliche Grüße erreichen Sie aus Hamburg

Maurer, Böhmer & Partner
Unternehmensberatung

i. V. Doris Bahr

Doris Bahr

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Ersatz für falsches Produkt geliefert

Sehr geehrter Herr Beumer,

bei Ihrem Auftrag ist nicht alles so glatt gelaufen, wie Sie es sich sicherlich vorgestellt haben. Die Lieferung letzte Woche hätte natürlich die bestellten Kugelschreiber und Feuerzeuge enthalten sollen. Bitte entschuldigen Sie das Versehen.

Die bestellten Artikel sind bereits an Sie unterwegs; das Paket ist Ihnen möglicherweise bereits sogar schon per Kurierdienst zugegangen. Falls nicht, erreicht es Sie in den nächsten Tagen.

Betrachten Sie die Kugelschreiber als Gratislieferung. Sollten Sie gar keine Verwendung dafür haben, schicken Sie sie einfach unfrei an uns zurück.

Die korrekte Zusammenstellung der nächsten Lieferung an Sie werde ich persönlich kontrollieren.

Freundliche Grüßen

Hartmann Werbemittel KG

i. A. Rüdiger Sauer

Rüdiger Sauer
Kundenservice

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Zu geringen Preis berechnet

Gut für Sie schlecht für uns

Sehr geehrte Frau Brauer,

wie Sie vielleicht schon bemerkt haben, ist uns bei der Berechnung der gelieferten Ware ein Fehler unterlaufen.

Irrtümlich wurde Ihnen ein zu geringer Preis berechnet.

Bitte entschuldigen Sie das Versehen und vernichten Sie einfach die vorliegende Rechnung. Die korrigierte Ausführung habe ich Ihnen heute mitgeschickt.

Sonnige Grüße

Blum & Co.

i. A. Sabine Richter

Sabine Richter
Buchhaltung

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Liefertermin kann nicht eingehalten werden

Vorab per Fax

Sehr geehrte Frau Bittner,

nun klappt es doch nicht mit der Lieferung in der 35. KW. Diese Nachricht erhielt ich gerade von unserem Produktionsleiter, Herrn Neumann. Eine wichtige Maschine ist gerade für eine längere Reparatur ausgefallen.

Da ich weiß, wie wichtig die Einhaltung dieses Termins für Sie ist, würde ich gern zu einem persönlichen Gespräch zu Ihnen kommen. Sinn und Zweck: Vorstellung von Alternativen, damit Ihre Produktion sichergestellt ist.

Hätten sie noch in dieser Woche Zeit für mich? Ich richte mich ganz nach Ihnen. Meine Sekretärin, Ute Richter wird sich am 2. April mit Ihnen, beziehungsweise Ihrem Sekretariat in Verbindung setzen, um einen Termin abzustimmen.

Freundliche Grüße

Lanzer GmbH

ppa. Markus Kronberg

Markus Kronberg

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Artikel nicht mehr lieferbar

Liebe Frau Urban,

ich weiß, dass Sie fest mit der Auslieferung der Ware gerechnet hatten.

Soeben hat mir die Produktion mitgeteilt, dass genau dieser Artikel vergriffen und ab sofort nicht mehr lieferbar ist.

Unser Kundenservice wird sich noch in dieser Woche mit Ihnen in Verbindung setzen und Ihnen einen Alternativ-Vorschlag machen.

Es wäre schön, wenn Sie uns als Kundin treu bleiben würden. Wir werden alles dafür tun.

Wenn sich schon vorher Fragen ergeben, zögern Sie bitte nicht, mich anzurufen: 069 3827-1234.

Freundliche Grüße

Möbel Hecke

i. A. Tanja Rose

Tanja Rose

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