Wie Sie Ihren Chef mit einfachen Mitteln effektiv entlasten

Sie möchten Ihren Chef noch mehr entlasten und das, obwohl Sie selbst hin und wieder Überstunden machen? Wir zeigen Ihnen, wie Sie noch mehr Chefentlastung bewerkstelligen, ohne dass Sie noch mehr Überstunden ansammeln.

Die Autorin, Claudia Hovermann, ist die Chefredakteurin des Sekretärinnen-Handbuchs und des SekretärinnenBriefeManagers. Sie ist eine der gefragtesten Sekretärinnen-Trainerinnen Deutschlands und schult jedes Jahr viele Sekretärinnen und Assistentinnen.

Tipp 1: Treten Sie souverän und sicher auf

Stellen Sie sich vor, Sie wären Chefin und hätten eine Sekretärin. Was müsste Ihre Mitarbeiterin tun, und über welche Qualifikationen sollte sie verfügen, damit sie Sie möglichst gut entlasten kann?

Voraussetzung für eine funktionierende Chefentlastung ist ein sicheres und souveränes Auftreten. Ihr Chef benötigt nicht nur eine Platzhalterin, sondern eine Stellvertreterin.

Von Ihnen wird erwartet, dass Sie Ihren Chef kompetent vertreten, sein Büro bestens repräsentieren können. Er muss sich in seiner Abwesenheit auf Sie verlassen können. So stärken Sie bei Geschäftspartnern das Vertrauen in Ihre Person. Eine eher unsichere Person sorgt für Skepsis beim Geschäftspartner.

Achten Sie auf Ihre Kleidung

Zum souveränen Auftritt gehört ebenfalls das passende Outfit. Sie sollten nicht schlechter gekleidet sein als Ihr Chef. Ihr Vorgesetzter trägt immer Anzug und Krawatte? Dann sind Jeanshosen und T-Shirts für Sie tabu.

Sie werden von Dritten sehr stark über Ihre Kleidung und ein gepflegtes ­ beziehungsweise ungepflegtes ­ Aus sehen wahrgenommen. Auch Ihr Outfit sollte Kompetenz ausdrücken.

Mehr zum Thema Chefentlastung lesen Sie in Ihrem “Sekretärinnen-Handbuch” …

Tipp 2: Jour fixe: Sprechen Sie jeden Tag miteinander

Wie oft sprechen Sie mit Ihrem Chef? Täglich? Herzlichen Glückwunsch!

Einmal pro Woche, weil er ständig unter Zeitdruck steht? Zu wenig!

Je weniger Sie mit ihm sprechen, je weniger Informatio nen Sie von ihm erhalten, desto schwerer tun Sie sich mit der Chefentlastung. Denn ohne ausreichende Kommuni kation wissen Sie nicht, was seine Prioritäten sind, auf welchen Anruf er wartet und wen er gar nicht sprechen möchte ­ und vieles mehr.

Warten Sie nicht auf seine Informationen

Sind Informationen nun eine Bring- oder eine Holschuld? Beides. Ihr Chef ist verpflichtet, Ihnen bestimmte Informationen zu geben. Doch manchmal tut er es nicht. Das liegt wohl weniger daran, dass er Sie ärgern und die Zusammenarbeit erschweren möchte, als viel mehr daran, dass er einfach nicht daran denkt.

Ihm ist in den meisten Fällen zwar bewusst, welche In formationen für Sie wichtig sind, doch das manchmal hektische Tagesgeschäft lässt ihn die eine oder andere Information wieder vergessen. ,,Ach ja, das wollte ich Ihnen noch sagen!”, bekommen Sie dann zu hören. Doch dann stehen die Gäste manchmal schon in der Tür.

Hinzu kommt, dass er nicht weiß, auf welchem Wissens stand Sie sind. Und da sind wir bei der Holschuld. Sorgen Sie dafür, dass Sie alles für Ihre Arbeit Wichtige er fahren.

Arbeiten Sie nicht aneinander vorbei

Ist es Ihnen auch schon passiert, dass Sie eine bestimmte Aufgabe nur deshalb nicht zu Ende bringen konnten, weil Ihr Chef sich keine Zeit für eine kurze Rücksprache genommen hatte? Kennen Sie die Situation, dass Sie sehr viel Zeit in die Erledigung eines Projekts gesteckt haben und Ihr Chef plötzlich die Prioritäten komplett neu fest setzt?

Die Frage, die Sie sich immer wieder stellen müssen, lautet: Wäre ein solches ,,Aneinander-vorbei-Arbeiten” zu vermeiden gewesen? Und die Antwort ist: ,,In der Regel ja, wenn Sie mehr miteinander gesprochen hätten.”

Solange Sie und Ihr Chef sich nicht die Zeit nehmen, ausreichend miteinander zu kommunizieren, werden die Chefentlastung und die effiziente Erledigung der eigenen Arbeit immer wieder behindert.

Mehr zum Thema Chefentlastung lesen Sie in Ihrem “Sekretärinnen-Handbuch” …

Wie oft sollten Sie ein Abstimmungsgespräch führen?

Führen Sie Abstimmungsgespräche jeden Morgen. Denn jeden Morgen fallen neue Termine an, die sich vielleicht ohne Ihr Wissen überholt haben, und jeden Tag gibt es neue Prioritäten.

Diese Inhalte sollten Sie besprechen

Es reicht nicht aus, Ihren Vorgesetzten zu fragen, ob es irgendetwas Neues gibt. Fragen Sie ganz gezielt nach den Informationen, die Sie benötigen, um ihn qualifiziert zu entlasten und für einen reibungslosen Tagesablauf zu sorgen.

Welche Termine hat Ihr Boss noch gemacht, als Sie schon zu Hause waren? Denn nicht für alle Vorgesetz ten ist es selbstverständlich, Ihnen die gemachten Ter mine mitzuteilen ­ weniger aus böser Absicht, mehr aus Vergesslichkeit.

Fragen Sie ihn, was am Vorabend noch passiert/gewe sen ist, was Sie wissen müssten. Waren noch Gäste da, hat noch jemand angerufen?

Wie sehen seine Prioritäten aus? Was ist ihm an die sem Tag besonders wichtig? Das Gespräch darüber erleichtert Ihnen Ihre Arbeit. Stimmen Sie Ihre Prioritäten mit seinen ab, so gehen Sie sicher, dass Sie bei de immer am gleichen Strang ziehen und Aufgaben gemeinsam fertig stellen.

Sprechen Sie unbedingt auch von Ihrer Arbeit

Lassen Sie Ihren Chef nicht im Ungewissen über Ihre Prioritäten. Berichten Sie ihm, was Sie an diesem Tag erledigen möchten. Nur so können Sie beide feststellen, ob Sie an den gleichen Projekten arbeiten und ob die Prioritäten von gestern noch die von heute sind.

Beachten Sie: Die Fragen, die Sie während dieser Unterhaltung mit Ihrem Chef klären, hängen stark von Ihrem Aufgabengebiet ab und sind damit sehr individuell. Die oben genannten Beispiele sind sicherlich Themen, die jede Sekretärin für eine wirksame Chefentlastung mit ihrem Chef erörtern sollte.

So überzeugen Sie Ihren Chef

Jetzt müssen Sie Ihren Chef nur noch dazu bringen, sich morgens mit Ihnen auszutauschen. Gar nicht so einfach, wenn er von einer Besprechung in die nächste hetzt und morgens bei Ihnen immer sofort schon die Hölle los ist. Da ist alles und jeder wichtig ­ nur Sie bleiben mit Ihrem Gesprächswunsch regelmäßig auf der Strecke.

Viele Sekretärinnen klagen darüber, dass sie ihren Chef schon mehrmals auf die Erforderlichkeit eines morgend lichen Gesprächs angesprochen hätten, er sich bereits nach wenigen Tagen schon nicht mehr daran hielte. Was also tun?

Eines ist sicher: Sie dürfen ,,die Flinte nicht ins Korn werfen”. Aufgeben ist nicht erlaubt. Denn mit Resignation kommen Sie nicht weiter. Sprechen Sie mit Ihrem Chef erneut über das gewünschte Meeting.

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Stellen Sie die Vorteile für Ihren Chef in den Vordergrund

Machen Sie Ihrem Chef klar, dass das Gespräch nicht nur Ihnen hilft, sondern primär dazu dient, ihn zu entlasten. Stellen Sie seine daraus resultierenden Vorteile in den Vordergrund ­ denn die interessieren ihn ­ und nicht Ihre eigenen.

So könnten Ihre Argumente lauten:

,,Ich würde mich morgens gern mit Ihnen kurz abstimmen, weil/damit

… wir Missverständnisse ausschließen können.”

… ich meine Arbeit entsprechend Ihrer Prioritäten erledigen kann. So stellen wir sicher, dass immer alles rechtzeitig fertig wird.”

… ich Sie noch besser entlasten kann. Je mehr In formationen ich von Ihnen über das Tagesgeschäft erhalte, desto mehr kann ich Ihnen Aufgaben ab nehmen.”

… ich Sie noch besser entlasten kann. Wenn ich Ihre Prioritäten kenne, weiß ich, welche Anrufe wichtig sind, weiß ich sofort, worum es sich bei Anrufen handelt, wenn jemand mit der Sprache nicht he rausrücken will. Ich kann viel mehr selbst erledi gen.”

… ich Sie mehr von Kleinigkeiten entlasten kann. Je mehr Information ich habe, desto besser funktio niert das.”

Gehen Sie gut vorbereitet in das Chef-Überzeugungsgespräch

Je besser Sie sich auf das Gespräch mit Ihrem Vorgesetzten vorbereiten, desto besser sind Ihre Erfolgsaussichten, ihn überzeugen zu können.

Rechnen Sie mit Gegenwehr, und halten Sie gute Argumente parat

Wenn Sie auf Gegenwehr stoßen, sagen Sie

,,Ja, ich weiß, dass morgens viel los ist. Die 10 Minuten sind wichtig für eine gute Zusammenarbeit.”

,,Gerade weil Sie wenig Zeit haben, ist dieses kurze Gespräch so wichtig.”

,,Lassen Sie es uns doch erst einmal versuchen. Dann schauen wir mal, wie’s läuft.”

Sagen Sie Ihrem Chef auch: ,,Das regelmäßige Gespräch zwischen Chef und Sekretärin ist die Voraussetzung schlechthin für die funktionierende Zusammenarbeit und eine effektive Chefentlastung.”

Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Schlagen Sie Ihrem Chef zur Eingewöhnung einen Zwei-Wochen-Test vor, und tragen Sie ihm Ihre Abstimmungstermine in sei nen Kalender ein.

Und: Seien Sie hartnäckig. Lassen Sie es nicht zu, wenn er Ihr Gespräch verschieben möchte. Legen Sie seine Termine so, dass er die Zeit für das Abstimmungsge spräch hat. Weisen Sie ihn nachträglich darauf hin, falls er doch gegen Ihre Abmachung verstoßen hat. Denn: Es gehören immer zwei dazu: Einer, der es macht, und einer, der es mit sich machen lässt!

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Tipp 3: Sorgen Sie für ein effektives Besprechungsmanagement

Stunde für Stunde schlagen Deutschlands Führungskräfte Zeit in Besprechungen tot. Einige Sekretärinnen be kommen ihre Chefs kaum zu Gesicht, weil diese von ei ner Besprechung in die nächste flitzen. Da fragt man sich: Wann erledigen Deutschlands Chefs ihre Arbeit?

Wenn auch Ihr Chef kaum dazu kommt, seine Arbeit zu erledigen, und ständig im Besprechungsstress ist, sorgen Sie dafür, dass er weniger Zeit in Meetings verplempert.

Das können Sie zur Effizienz von Besprechungen beitragen:

1. Klären Sie bei Besprechungseinladungen mit ihm, ob er selbst teilnehmen muss. In einigen Fällen führt gründliches Hinterfragen zu dem Ergebnis, dass ein Stellvertreter hingeschickt werden kann.

2. Bereiten Sie Konferenzen, zu denen Sie selbst einladen, optimal vor: Erstellen Sie eine möglichst detaillierte Agenda, aus der alle zu besprechenden Themen hervorgehen. Machen Sie in der Einladung klar, wer zu welchem Thema was erzählen soll. Legen Sie Zeitlimits für die einzelnen Wortbeiträge fest. Unterlagen für die Besprechung werden vorher an die Teilnehmer verteilt, damit man sich während des Meetings nicht erst noch einlesen muss.

3. Sprechen Sie mit Ihrem Chef darüber, dass jede Besprechung einen verantwortlichen Moderator benötigt, der darauf achtet, dass niemand sich in stundenlanger Selbstdarstellung übt. Entweder über nimmt der Einladende, in diesem Fall Ihr Chef, diese Rolle ­ oder Sie. Und warum nicht Sie? Schließlich wächst man mit seinen Aufgaben. Sekretärinnen müs sen ja nicht bis an ihr Lebensende nur Protokoll führen, sondern sind in der Lage, auch andere Aufgaben während einer Besprechung zu übernehmen.

4. Immer mehr Firmen verzichten bei internen Besprechungen auf Kaffee und Gebäck. Kaffee trinken, Plätzchen essen, all das verleitet dazu, vom Thema abzuschweifen und weniger konzentriert zu arbeiten, und dann sitzt man auch noch so bequem. Machen Sie Ihrem Chef den Vorschlag, dass Kaffee nur noch für Meetings mit Externen bereitgestellt wird. Und wer bei internen Treffen scharf auf Kaffee ist, der kann sich seine Tasse ja mitbringen.

Beachten Sie: Die Abschaffung der ,,Kaffeekränzchen” spart nicht nur Zeit, sondern auch Geld!

Führen Sie Besprechungen im Stehen ein

Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Sprechen Sie mit Ihrem Chef über die Möglichkeit, einige Besprechungen an Stehtischen abzuhalten. Da die meisten Menschen nicht wirklich lange stehen wollen, werden solche Meetings garantiert nicht so lange dauern wie herkömmliche.

Tatsächlich haben Verhaltensforscher der University of Missouri eine Studie durchgeführt, die diese These belegt. Sie ließen insgesamt 111 Testgruppen Konferenzen im Sitzen und Stehen abhalten.

Das Ergebnis: Finden Konferenzen im Sitzen statt, dau ern sie um gut ein Drittel länger als solche ohne Stühle ­ ohne dabei bessere Ergebnisse zu erzielen. Ganz im Gegenteil. Die stehenden Teilnehmer waren mit der Effizienz und den Ergebnissen ihrer Treffen weitaus zufriedener.

Sicherlich empfiehlt sich dieser Tipp nicht für alle Besprechungen. Doch für einige Beratungen mit ,,Internen” oder Lieferanten und Vertriebsleuten bietet sich diese Alternative an. Gut verkaufen kann man die neue Besprechungsform nach dem Motto ,,Schließlich sitzen wir alle genug den ganzen Tag”. Lassen Sie es auf einen Test ankommen!

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Tipp 4: Legen Sie eine Kürzel-Liste an ,,Bitte Rücksprache …”

Haben Sie einen Chef, der auf alles und jedes ein ,,R” kritzelt? Und dauert es dann ewig, bis er Zeit hat, die Rücksprache mit Ihnen zu klären?

Und wenn Sie dann endlich Rücksprache halten können: Handelt es sich um eine Kleinigkeit, die er gleich auf die Unterlage hätte schreiben können? Und Sie hätten es schon längst erledigt?

Dieses Phänomen ist ganz einfach zu erklären. Versetzen Sie sich in Ihren Chef: Hätten Sie Lust, vollständige Sät ze wie ,,Bitte Termin mit Herrn xy vereinbaren ­ so schnell wie möglich” aufzuschreiben? Erscheint es da nicht verständlich, dass der Boss es vorzieht, nur ein kur zes ,,R” zu notieren, um Ihnen den Wunsch persönlich zu erläutern?

Dass der Vorgang bis zur Rücksprachegelegenheit sozu sagen ,,auf Eis gelegt” ist und Sie nicht daran weiter arbeiten können, das berücksichtigt er natürlich nicht.

Die folgende Empfehlung schafft Abhilfe. Damit Ihr Chef neben dem ,,R” für Rücksprache und ,,WV” für Wiedervorlage noch andere Varianten hat, sich Ihnen einfach, kurz und präzise mitzuteilen, können Sie nun eine Kürzel-Liste anlegen. Hier einige Vorschläge:

A	Ablage
Af	Absage formulieren
B	Brief entwerfen
Fb	Flug buchen
TTV	Telefontermin vereinbaren
TVasap	Termin vereinbaren ­ so schnell wie möglich
TV	Termin vereinbaren
TVe	Termin vereinbaren ­ extern (beim Gesprächspartner)
Zb	Zug buchen
Zf	Zusage formulieren
TVi	Termin vereinbaren ­ intern (bei uns)
Ta	Termin absagen

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Tipp 5: Fertigen Sie eine Erledigt-Liste nach dem Urlaub an

Nach einem mehrwöchigen Urlaub oder einer längeren Geschäftsreise kämpfen viele Chefs mit Unmengen von Post. Kein Wunder, dass da der eine oder andere Vorgesetzte demotiviert an die Arbeit geht.

Als Sekretärin können Sie Ihrem Chef den Wiederein stieg nach längerer Abwesenheit wesentlich erleichtern.

Treffen Sie mit ihm die Vereinbarung, dass Sie so viel wie möglich während seiner Abwesenheit an einen Stell vertreter oder andere Mitarbeiter delegieren. Sie über wachen die delegierten Aufgaben, sodass Sie ihm nach seiner Rückkehr Bericht erstatten können.

Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Legen Sie in Ihrem PC eine Liste an, in der Sie alle anfallenden Projekte, Aufgaben sowie die Post, die während der Abwesenheit Ihres Chefs eingeht, verwalten. Notieren Sie darin, worum es sich handelt und was Sie damit gemacht haben.

Alles, was Sie nicht selbst erledigen oder weiterleiten konnten, legen Sie Ihrem Chef nach seinem Urlaub vor. Vorgänge, die Ihren Chef interessieren, kann er sich nach Durchsicht der Liste von Ihnen entweder vorlegen oder noch einmal erläutern lassen.

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Tipp 6: Bringen Sie Anrufer dazu, mit Ihnen zu sprechen

Einige Anrufer machen es einem wirklich schwer. Sie möchten unbedingt den Chef sprechen. Dabei ist es Ihre Aufgabe, so viele Anrufe wie möglich selbst zu beantworten, statt sie zum Chef durchzustellen.

Mit ,,Worum geht es?” versuchen die Sekretärinnen die ser Welt, ein paar dürftige Informationen aus den Anrufern herauszubekommen. Leider lautet die Antwort auf diese Frage häufig ,,Es ist privat” oder ,,Das müsste ich mit ihm selbst besprechen”. Da wird die Chefentlastungskompetenz einer jeden Sekretärin auf eine harte Probe gestellt.

Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Mit kleinen Varianten in der Formulierung wirken Sie am Telefon kompetenter und bekommen aus Ihren Anrufern ohne langes Hin und Her sofort heraus, worum es geht. Sie werden sehen, Sie können Ihrem Chef so ab sofort noch mehr Arbeit abnehmen.

Erläuterung: Bei ,,Worum geht es?”, fühlt sich der Anrufende kontrolliert und rückt nur ungern mit der Information heraus. Formulieren Sie es deshalb etwas freundlicher, das erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Sie überhaupt etwas erfahren.

Beachten Sie: Die schönste Frage nutzt ohne Lächeln reichlich wenig. Seien Sie so freundlich wie möglich, wenn Sie den Anrufer nach seinem Anliegen fragen. Das unterstützt Ihre Souveränität.

Erläuterung: ,,Das können …” hört sich nicht wirklich so an, als seien Sie die richtige Ansprechpartnerin. Wenn Sie es sind, dann formulieren Sie es so.

So nicht:
,,Worum geht es?”

Besser so:
,,Sagen Sie mir gerade, worum es sich handelt?”

So nicht:
,,Das können Sie auch mit mir besprechen.”

Besser so:
,,Da bin ich Ihre richtige Ansprechpartnerin.”

So nicht:
,,Kann ich Ihnen weiterhelfen?”

Besser so:
,,Was kann ich für Sie tun?”

Erläuterung: Bei ,,Kann ich Ihnen weiterhelfen?” liest der Gesprächspartner zwischen den Zeilen, dass Sie sich selbst nicht ganz sicher sind, ob Sie behilflich sein können. Die anderen Formulierungen drücken mehr Selbst sicherheit aus. Außerdem lassen Sie dem Anrufer von der Fragestellung her kaum Spielraum bei der Antwort ­ er wird geradezu davon überzeugt, dass es richtig ist, mit Ihnen zu sprechen.

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Tipp 7: Organisieren Sie die Mails Ihres Chefs

Wie viele Mails erhält Ihr Chef täglich? Zu viele, als dass er sie selbst alle bearbeiten sollte. Voraussetzung für eine gelungene Chefentlastung in Sachen E-Mails ist natürlich, dass Sie Zugriff auf sein Postfach haben.

So managen Sie seine E-Mails:

1. Sichten und bearbeiten Sie seine E-Mails so weit wie möglich.

2. Was Sie bearbeitet haben und was erledigt ist, schieben Sie in einen separaten Ordner, den Sie ,,Erledigt” nennen. Dann kann Ihr Chef, wenn er das Verlangen hat, immer mal wieder reinsehen, was Sie alles für ihn erledigt haben. So ist auch er auf dem Laufenden.

3. Setzen Sie die erledigten E-Mails für ihn auf ,,gelesen”. So weiß er immer, wenn er nachschaut, was er sich schon angeschaut hat.

4. Was Sie nicht bearbeiten können, haben Sie zumindest gelesen und sind somit informiert. Setzen Sie diese E-Mails für ihn auf ,,ungelesen”, damit er sie nicht übersieht. Die unbearbeiteten bleiben in seinem Postfach. Lassen Sie seinen Rechner so einrichten, dass Sie automatisch Kopien seiner versandten E-Mails erhalten.

So sind Sie super informiert, und Ihr Chef ist topentlastet!

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