Wie Sie stilsicher mit Besuchern umgehen und Fettnäpfchen vermeiden

Wenn sich Besucher ankündigen, sind Sie als Sekretärin oder Assistentin eine der wichtigsten Akteurinnen. Sie haben alles organisiert, Sie sorgen für einen reibungslosen Ablauf. Ob alles wirklich perfekt abläuft, hängt oft von Kleinigkeiten ab. Wir zeigen Ihnen, worauf Sie besonders achten sollten, damit Sie sich und Ihr Unternehmen von der besten Seite präsentieren.

Die Autorin, Claudia Hovermann, ist die Chefredakteurin des Sekretärinnen-Handbuchs und des SekretärinnenBriefeManagers.Sie ist eine der gefragtesten Sekretärinnen-Trainerinnen Deutschlands und schult jedes Jahr viele Sekretärinnen und Assistentinnen.

 

 

Diese 4 Fragen sollten Sie vorab klären

Bei kleinen Besprechungen wissen Sie, was Sie beachten
müssen. Doch sobald sich wichtiger Besuch wie Geschäftsführer
oder Vorstände angekündigt haben, gibt es
einiges vorab zu klären:

1. Dürfen Sie während eines Besuchs Anrufer durchstellen?

Und wenn ja, wen? Möglicherweise wird keine Unterbrechung gewünscht. Vielleicht wird aber auch ein Anruf erwartet, von dem Ihr Chef Ihnen nichts erzählt hat.

2. Sollen Sie anklopfen, wenn Sie stören müssen?

„Kein Eintritt ohne Zustimmung!“ Dies würde bedeuten, dass Sie, wenn Sie in einen Besprechungs- oder Konferenzraum hineingehen, anklopfen müssen.

Das Sekretärinnen-Handbuch meint dazu: Jedes Anklopfen unterbricht die Besprechung noch mehr als ohnehin nötig. Betreten Sie so geräuscharm und unauffällig wie möglich einen Raum, in dem gerade eine Präsentation oder Besprechung stattfindet. Und da Sie als Sekretärin in jedem Fall großes Vertrauen genießen, werden Sie beim Betreten eines Raums wohl kaum Geheimnisse erfahren, die nicht für Ihre Ohren bestimmt sind.

Um die Störung minimal zu gestalten, empfehlen wir Ihnen ebenfalls, Worte der Begrüßung oder ein „Entschuldigung“ zu vermeiden. Nicken Sie kurz freundlich in die Runde, und steuern Sie dann auf Ihren Ansprechpartner zu.

Fragen Sie Ihren Chef: Zudem sollten Sie Ihren Chef fragen, wie es ihm am liebsten ist Besonders dann, wenn es um Besprechungen in seinem Büro geht, sollte er Ihnen sagen, ob er ein Anklopfen bevorzugt.

Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp:Wenn Sie einen Besprechungs- oder Konferenzraum betreten, sollten Sie dies sicher und aufrecht tun. Tippeln Sie nicht hinein, gehen Sie nicht auf Zehenspitzen, und ziehen Sie nicht entschuldigend die Schultern hoch. Das wirkt unprofessionell. Sie jedoch möchten souverän wirken! Deshalb: aufrecht und sicher gehen!

Mehr zum Thema Besucherempfang und -betreuung lesen Sie in Ihrem “Sekretärinnen-Handbuch” …

3. Können Mitarbeiter ins Besprechungszimmer
gehen?

Klären Sie mit Ihrem Chef, ob andere Mitarbeiter im Laufe der Verhandlung den Raum betreten können, wenn sie Unterlagen für die Besprechung nachreichen wollen, oder ob nur Sie ihm Unterlagen hineinbringen sollen.

4. Bewirtung

Natürlich klären Sie vorab, wie die Bewirtung aussehen soll und ob überhaupt bewirtet wird.

Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Denken Sie bitte ernsthaft darüber nach, ob Kaffee angeboten werden muss. Bei internen Besprechungen sind schon sehr viele Unternehmen dazu übergegangen, keinen Kaffee mehr vorzusehen. Bei wichtigem Besuch werden natürlich Getränke serviert.

Informieren Sie Ihre Gäste, ob es etwas zu essen gibt

Wenn eine Besprechung über die Mittagszeit geht, sollten Sie Ihre Besucher entsprechend bewirten. Denn mit knurrendem Magen lässt es sich nicht gut konferieren.

Idealerweise haben Sie die Besucher vorab darüber informiert, dass sie ein kleiner Snack oder ein Essen erwartet.

Mehr zum Thema Besucherempfang und -betreuung lesen Sie in Ihrem “Sekretärinnen-Handbuch” …

Der richtige Besucherempfang

Der Auftakt des Besuchs ist die Begrüßung. Sie holen die Gäste am Empfang ab. Vorab haben Sie den Pförtner über die Ankunft der Gäste informiert. Wir sagen Ihnen, was Sie alles beachten müssen und worauf es ankommt.

Die richtige Begrüßung

Sie möchten professionell, sicher und souverän wirken? Dann legen Sie großen Wert darauf, dass Sie sich mit dem Besucher korrekt bekannt machen:

1. Begrüßen Sie immer den Wichtigeren zuerst. Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Wenn Sie nicht wissen, wer der Wichtigere ist, gehen Sie auf die Besucher zu, nennen den Namen des Wichtigen mit einem leicht fragenden Ton. Der Betreffende gibt sich dann schon zu erkennen. So einfach!

2. Geben Sie deutschen Besuchern immer die Hand, und schauen Sie ihnen bei der Begrüßung in die Augen. Verstehen Sie sich als Gastgeberin, und machen Sie den ersten Schritt.

Beachten Sie: Nicht alle ausländischen Besucher schätzen diese deutsche Gewohnheit. Japanern sollten Sie nicht sofort die Hand entgegenstrecken. Warten Sie ab, was passiert. Reichen die Besucher Ihnen die Hand, ist ihnen die deutsche Sitte offensichtlich nicht fremd.

3. Achten Sie auf einen festen Händedruck. Bitten Sie eine Kollegin um ein Feedback, ob Ihr Händedruck fest genug ist.

4. Unser Vorschlag für die richtige Begrüßung:

„Herr Wichtig? Guten Tag, ich bin Marianne Meier.“
(Handschlag – kleine Pause – geben Sie ihm Zeit, Sie
auch zu begrüßen.) „Ich bin die Sekretärin von Herrn
Dr. Oberwichtig. Schön, dass Sie da sind.“

Beachten Sie: Stellen Sie sich immer mit Ihren Vor- und Zunamen vor. Das ist zeitgemäß, wirkt professionell und sympathisch.

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Sie haben einen Namen nicht verstanden?

Falls Sie bei der Begrüßung neuer Gäste einen Namen nicht verstanden haben und keine Visitenkarte erhielten, versuchen Sie möglichst sofort, noch einmal nachzufragen. „Bitte sagen Sie mir Ihren Namen doch noch einmal!“

Jemand nennt seinen Namen gar nicht

Zwei Besucher sind namentlich angekündigt, und ein dritter befindet sich plötzlich in deren Schlepptau. Leider passiert es, dass dieser weder von seinen Kollegen vorgestellt wird, noch dass er sich selbst bekannt macht. Schlechtes Benehmen! Irgendwie müssen Sie abe mit der schlechten Kinderstube der Besucher zurechtkommen.

Fragen Sie einfach nach

Sie haben das Recht, nachzufragen. Denn schließlich müssen Sie wissen, wer sich in Ihrem Unternehmen aufhält. Außerdem müssen Sie Ihrem Chef sagen können, wer der unbekannte Dritte ist.

„Seien Sie so nett, mir Ihren Namen zu sagen? Haben Sie eine Visitenkarte von sich?“

Wenn er keine Karte hat, fragen Sie nach seiner Funktion im Unternehmen.

Wer geht vor?

Stellen Sie sich auch die Frage: Gehe ich vor? Oder gehen die Besucher voran? Unser Vorschlag ist, dass Sie vorangehen. Denn die Besucher kennen sich in Ihrem Unternehme nicht so gut aus wie Sie, vielleicht sogar gar nicht. Bevor Sie also aus dem Hintergrund die Navigation übernehmen, gehen Sie lieber voraus oder in breiten Gängen nebeneinander her.

Geben Sie dem Chef etwas Zeit

Laufen Sie mit dem Besucher – es sei denn, es ist so vereinbart worden – nicht sofort in das Büro Ihres Chefs durch. Bitten Sie ihn oder sie, einen Augenblick zu warten. Schauen Sie bei Ihrem Chef hinein, ob „die Luft rein ist“, und bitten Sie erst dann die Gäste hinein.

Nehmen Sie den Gästen den Mantel ab

Natürlich fragen Sie die Gäste, ob sie „ablegen“ möchten. Am schönsten funktioniert das so: „Darf ich Ihnen den Mantel abnehmen?“ Der Gast hilft sich selbst aus dem Mantel, un Sie hängen das gute Stück auf.

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Machen Sie die Besucher mit dem Chef bekannt

Wenn die Gäste und der Chef einander noch nie begegnet sind, machen Sie alle miteinander bekannt.

Dabei gilt: Die Besucher erfahren zuerst etwas über den Chef. Dann erfährt der Chef, wer die Besucher sind. Das Ganze läuft dann so ab:

„Herr Besucher, das ist unser Geschäftsführer Martin
Schlau. – Herr Schlau, das ist Herr Besucher von der
Firma xy.“ Die Herren schütteln sich die Hände.
„Herr Besucher 2, Herr Schlau. Das ist Herr Besucher
2.“ Die Herren schütteln sich die Hände.

Ihr Part ist jetzt beendet. Für die Bewirtung haben Sie – wenn überhaupt – vorher schon gesorgt.

Womit Sie besonders gastfreundlich wirken

Bevor Sie die Besprechungsteilnehmer alleine lassen, könnten Sie fragen, ob außer Kaffee und Wasser noch etwas anderes gewünscht wird. Schlagen Sie beispielsweise einen Tee vor. Betreiben Sie diesen Aufwand aber bitte nicht bei jedem x-beliebigen Meeting.

„Taktische Störungen“, die sich Ihr Chef wünscht

Sie kennen das vielleicht: Ihr Chef sagt zu Ihnen: „Wenn gleich der Herr Berger da ist, kommen Sie bitte nach 30 Minuten rein und erinnern mich an meinen nächsten Termin. Ich werde den sonst nicht los.“

Das ist zwar nicht gerade die „feine Art“, aber recht effektiv.

Gehen Sie auf Nummer sicher, dass Ihre taktische Störung nicht als Trick erkannt wird. Wenn Sie freundlich und sicher den nächsten Termin ankündigen, dann merkt der Gast bestimmt nichts.

Besonderheiten bestimmter Gäste

Falls Sie die erwarteten Gäste noch nicht kennen, Ihr Chef aber schon, dann fragen Sie ihn ob Sie für diesen Besuch etwas Besonderes beachten sollen. So könnte zum Beispiel ein Gast, den Sie schon kennen, vor kurzem einen akademischen Titel erhalten haben, mit dem Sie ihn nun korrekt anreden sollten. Vielleicht handelt es sich um einen Gast, für den Ihr Chef ausnahmsweise sein sonst striktes Rauchverbot im Chefzimmer aufhebt.

Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Führen Sie eine Kartei, in der Sie alle Besonderheiten rund um Ihre Gäste festhalten, Geburtstage, Hobbys usw. Diese hilft Ihnen, die nächsten Besuche perfekt vorzubereiten und lockeren Smalltalk zu führen.

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Vorbereitung kleiner Geschenke für den Abschied

In manchen Unternehmen werden den Besuchern zum Abschied kleine Präsente überreicht. Produktproben, Nützliches oder Dekoratives für gute Geschäftsfreunde, Landestypisches für ausländische Partner.

Halten Sie in Ihrer elektronisch geführten Gästekartei fest, welchem Gast Sie was überreicht haben. Hat sich ein Gast über ein Präsent besonders gefreut, machen Sie sich auch darüber einen Vermerk in Ihrer Kartei.

Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Outlook bietet im Kontaktebereich sehr viel Platz für individuelle Ergänzungen. Listen Sie einfach dort die überreichten Präsente auf.