Kompetenzen im Sekretariat
Gehen Sie auf Nummer Sicher: Diese Kompetenzen benötigen Sie für Ihre tägliche Arbeit im Sekretariat
Als Sekretärin/Assistentin sitzen Sie hin und wieder quasi zwischen den Stühlen. Fragen wie „Darf ich das?“ oder „Fällt das in meinen Aufgabenbereich?“ kennen Sie bestimmt auch. Mit diesem Beitrag erfahren Sie, über welche Kompetenzen Sie verfügen sollten, wie Sie sie eindeutig festlegen und was Sie mit Ihrem Chef klären müssen, damit Sie immer auf der sicheren Seite sind.
Der Autor, Bernd Ponetsmüller, arbeitet als Rechtsanwalt und freier Autor mit Interessenschwerpunkt Arbeitsrecht und Personalmanagement und berät Unternehmen zu Kompetenzfragen.
Warum eindeutige Befugnisse für Sie als Sekretärin so wichtig sind
Damit Sie Ihren Kompetenz- und Handlungsrahmen kennen, sollten Sie unbedingt dafür sorgen, dass Ihre Aufgaben und Ihr Aufgabengebiet klar definiert sind. Falls nicht, werden Sie häufiger unsicher sein, ob Sie bestimmte Dinge selbst erledigen oder entscheiden dürfen. Beispiel: Um eine Palette Kopierpapier bestellen zu können, benötigen Sie eine entsprechende Einkaufsbefugnis von Ihrem Unternehmen. Das heißt, es muss schriftlich festgelegt werden, bis zu welchem Wert Sie was einkaufen dürfen. Aufgaben und Befugnisse müssen also im Einklang stehen. Nur so können Sie Ihren Chef wirkungsvoll unterstützen. Mehr zum Thema Kompetenzen im Sekretariat lesen Sie in Ihrem “Sekretärinnen-Handbuch” …Was Sie Ihrem Arbeitsvertrag und Ihrer Stellenbeschreibung entnehmen können
In Ihrem Arbeitsvertrag sind vor allem Ihre Pflichten und Rechte gegenüber Ihrem Arbeitgeber geregelt. Aber auch Ihre Aufgaben sollten präzisiert sein.
Häufig fehlen in Arbeitsverträgen genaue Tätigkeitsbeschreibungen. Die Tätigkeitsbeschreibung wird oft allgemein formuliert, etwa so: „… wird als Sekretärin eingestellt.“ In diesem Fall müssen Sie die für Ihren Beruf typischen Aufgaben erledigen. Hinsichtlich Ihrer Kompetenzen hat diese Generalformulierung wenig Aussagekraft. Häufig wird auf eine Stellenbeschreibung verwiesen.
„Die Tätigkeit richtet sich nach der diesen Vertrag ergänzenden Stellenbeschreibung. Das Unternehmen behält sich deren Änderung und Ergänzung nach betriebsorganisatorischen Erfordernissen vor.“ Ihrer aktuellen Stellenbeschreibung können Sie neben Ihren Aufgaben auch Ihre Kompetenzen entnehmen:
Chefsekretärin
Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Gibt es in Ihrem Unternehmen keine Stellenbeschreibungen, sollten Sie Ihren Chef auf deren Wichtigkeit hinweisen. Machen Sie ihn auf die Vorteile aufmerksam: Je genauer Ihre Stellenbeschreibung ausformuliert ist, desto eigenständiger können Sie arbeiten! Einen gesetzlichen Anspruch auf eine Stellenbeschreibung haben Sie allerdings nicht.Stelleninhaberin: Irmgard Herrmann
Fachbereich: Geschäftsführung Vertrieb
Bezeichnung der Stelle: Chefsekretärin
Vorgesetzter: Dr. Günther Glagow
Unterstellte Mitarbeiterinnen: Gerda Roth, Karin Schulze
Befugnisse: Bankvollmacht: Anweisungsvollmacht bis 5.000 Euro
Postvollmacht: Unterschrift mit dem Zusatz i. A.
Sie erhalten keine Stellenbeschreibung und Ihr Arbeitsvertrag sagt nichts über Ihre Aufgaben und Befugnisse aus? Klären Sie unbedingt mit Ihrem Chef, wozu Sie bei Ihrer Arbeit berechtigt sind.
Beispiel: Dürfen Sie bestimmte Post selbstständig bearbeiten,etwa Absageschreiben an offensichtlich ungeeignete
Bewerber, Lieferanten etc.? Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Pochen Sie so früh wie möglich auf eine Festlegung Ihrer Befugnisse. Bitten Sie Ihren Chef, Ihnen mündlich eingeräumte Befugnisse zu Ihre beider Sicherheit kurz schriftlich zu bestätigen. Bereiten Sie das entsprechende Schreiben vor. Mehr zum Thema Kompetenzen im Sekretariat lesen Sie in Ihrem “Sekretärinnen-Handbuch” …
So könnte Ihr Schreiben aussehen, das Sie am besten selbst vorbereiten:
Heidi Schönwald, Sekretärin Bereichsleitung Technik, ist mit folgenden Kompetenzen ausgestattet:
Sie öffnet die gesamte Bereichsleitungspost, außer die mit „persönlich“ oder „vertraulich“ gekennzeichneten Sendungen.
Sie kann im Rahmen ihrer Tätigkeiten, wie zum Beispiel Reiseplanung, Veranstaltungsorganisation und allgemeiner Organisation, bis 2.000 Euro alleine mit „i. A.“ unterschreiben.
Welche Befugnisse sich aus Ihrer Tätigkeit ergeben
Möglicherweise sind in Ihrem Arbeitsvertrag Ihre Befugnisse(und deren Grenzen) genauer festgeschrieben. Sinddie von Ihnen zu leistenden Sekretariatstätigkeiten in IhremArbeitsvertrag bzw. Ihrer Stellenbeschreibung genauaufgelistet, können Sie sich darauf verlassen, dass Ihnen auch die entsprechenden Kompetenzen zugebilligt worden
sind.
Ohne Erlaubnis handeln Sie als vollmachtlose Vertreterin
Sind Ihre Befugnisse weder in Ihrem Arbeitsvertrag noch in einer Stellenbeschreibung niedergelegt und ist Ihr Chef auch nicht willens, für Ihren Arbeitsbereich einen festen Kompetenzbereich schriftlich zu fixieren, kommen Sie in eine heikle Lage.Sie müssten sich dann wegen jedes Bleistifts, den Sie bestellen wollen, die ausdrückliche Zustimmung Ihres Chefs holen. Ohne diese Erlaubnis handeln Sie grundsätzlich
als vollmachtlose Vertreterin. Beispiel: Sie kaufen ohne vorherige Erlaubnis Ihres Chefs eine neue Kaffeemaschine für Ihre Abteilung. Genehmigt Ihre Firma diesen Einkauf nicht, bleiben Sie auf der Kaffeemaschine sitzen und müssen sie selbst bezahlen. Bei Vorgängen in Ihrem Unternehmen, die schon länger von Ihnen ohne Beanstandung praktiziert werden, dürfen Sie sich auf das Bestehen einer Duldungsvollmacht verlassen. Beispiel: Wenn Sie mit Wissen Ihres Chefs selbstständig Einkäufe für Ihre Abteilung erledigen, sind Sie auch ohne eine ausdrückliche Vollmacht zu diesen Einkäufen befugt. Hierbei besteht lediglich bei außergewöhnlichen oder unüblichen Sachverhalten die Gefahr, dass Sie in Haftung genommen werden. In derartigen Fällen sollten Sie sich die ausdrückliche Erlaubnis Ihres Chefs einholen. Beispiel: Gibt die alte, einfache Kaffeemaschine den Geist auf, dürfen Sie mit Duldungsvollmacht eine neue Maschine derselben Preiskategorie besorgen. Auf ein paar Euro kommt es nicht an. Ein Luxusgerät in der Preiskategorie von 800 Euro dürfen Sie als Ersatz für das defekte Gerät nicht eigenmächtig bestellen. Dieser Einkauf wäre nicht von der Ihnen erteilten Duldungsvollmacht abgedeckt. Für diese außergewöhnliche Besorgung benötigen Sie die ausdrückliche Genehmigung Ihres Chefs. Mehr zum Thema Kompetenzen im Sekretariat lesen Sie in Ihrem “Sekretärinnen-Handbuch” …
Wann Sie sich Ihre Kompetenzen schriftlich bestätigen lassen sollten
Beispiel Fortsetzung: Ihr Chef sagt Ihnen, dass Sie die teure Luxuskaffeemaschine einkaufen können. Auf diese mündliche Erklärung dürfen und sollten Sie vertrauen. Die mündliche Aussage Ihres Chefs sollte Ihnen genügen. Wenn Sie nicht das Gefühl haben, dass das reicht, stimmt im Verhältnis zu Ihrem Chef etwas Grundsätzliches nicht.Fordern Sie Anweisungen schriftlich ein
Schriftliche Anweisungen sollten Sie dann einfordern, wenn es sich um sehr komplizierte Sachverhalte handelt oder vermehrt Missverständnisse auftreten, die Sie künftig nicht auf Ihre Kappe nehmen wollen.
Beispiel:Ihr Chef gibt Ihnen in der Hektik des Alltags laufend
Anweisungen per Zuruf. Eines Tages weist er Sie an,
den Urlaubsantrag von Herrn Huber zu genehmigen.
Später bestreitet Ihr Chef seine Aussage. Er habe doch
gesagt, der Urlaub solle nicht genehmigt werden. Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Bitten Sie Ihren Chef, wichtige Anweisungen schriftlich, zum Beispiel per E-Mail, zu erteilen. Überzeugen können Sie ihn mit dem Argument, dass sich so Missverständnisse leicht ausschließen lassen. Lässt er sich nicht darauf ein, notieren Sie sich wichtige Anweisungen inklusive des Datums, an dem Ihr Chef Sie mit der Sache beauftragt hat.
Und so könnten Sie Ihren Chef überzeugen:
„Herr Wichtig, es kommt schon mal vor, dass Sie einen Wunsch haben oder eine Aufgabe delegieren und ich verstehe Sie anders, als Sie es haben wollten. Um solche Missverständnisse auszuschließen, fände ich es sehr gut, wenn Sie mir solche Anweisungen kurz per E-Mail schicken würden. Einfach nur, um sicher zu gehen.“Ihre eigenen Notizen sind dann wichtig, falls Sie tatsächlich in Beweisnot geraten. Angenommen, das Verhältnis zu Ihrem Chef verschlechtert sich und er behauptet, er habe Ihnen bestimmte Dinge nicht so gesagt, wie Sie sie verstanden haben. Mit Ihren Notizen können Sie einem (anderen) Vorgesetzten, der Geschäftsführung und notfalls sogar einem Richter etwas vorlegen, was glaubwürdiger ist als die bloßen Behauptungen Ihres Chefs.
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Welche Vollmachten Sie in Ihrem Sekretariat benötigen
Postvollmacht
Sind Sie für den Posteingang zuständig, benötigen Sie von Ihrer Firma eine Postvollmacht. Damit sind Sie offiziell autorisiert, Postsendungen in Empfang zu nehmen.
In jeder Postfiliale erhalten Sie vorgedruckte Formulare, mit denen Sie sich Ihre Postvollmacht bestätigen lassen können. Alternativ können Sie eine Postvollmacht auch
auf dem Firmenbriefpapier festhalten. In jedem Fall muss der Vordruck oder die individuell erstellte Vollmacht von Ihnen und einem Vertretungsberechtigten (Geschäftsführer, Prokurist) unterschrieben werden.
Der Vollmachtstext muss sowohl Ihren Namen als auch den des Postvollmachtgebers enthalten.
Formulierung Postvollmacht
„Ich, Klaus Möster, Geschäftsführer der Klaus Möster Bau GmbH, wohnhaft in … bevollmächtige Frau Gudrun Schnabel, wohnhaft in … zum Empfang aller für die Klaus Möster Bau GmbH bestimmter Postsendungen.“
Ort, DatumUnterschrift Geschäftsführer Unterschrift Sekretärin
Postvermerk „Persönlich“/„Vertraulich“
Ein Schreiben mit dem Vermerk „Persönlich“ muss dem Empfänger nicht eigenhändig zugestellt werden. Grundsätzlich sind Sie mit einer Postvollmacht auch zum Empfang
solcher Briefe berechtigt.
Postvermerk „Eigenhändig“
Anders ist es, wenn es sich um eine Postsendung mit dem Zusatz „Eigenhändig“ handelt.
Damit der Postbote Ihnen in diesem Fall das Schreiben aushändigen darf, benötigen Sie eine besondere schriftliche Vollmacht, die Sie ausdrücklich berechtigt, als
„Eigenhändig“ gekennzeichnete Sendungen entgegenzunehmen. Sie können Ihre Postvollmacht um diesen Hinweis erweitern:
Formulierung „Eigenhändig“
„Frau Gudrun Schnabel ist auch zum Empfang von eigenhändig mir auszuhändigenden Sendungen bevollmächtigt.“
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Postbearbeitungsbefugnis
Die grundsätzliche Befugnis, die eingehende Post zu bearbeiten, ergibt sich aus Ihrer Aufgabenbeschreibung in Ihrem Arbeitsvertrag bzw. aus Ihrer Stellenbeschreibung.
Klären Sie zuerst, wie Sie grundsätzlich mit der Post verfahren sollen:
Checkliste Postbearbeitungsbefugnis
Soll die gesamte Eingangspost vorgelegt werden?
Soll nur die wichtige Post, insbesondere …, vorgelegt werden?
Persönlich/Vertraulich:Welche Briefe Sie öffnen dürfen und welche nicht
Briefe, die mit „Privat“, „Persönlich“ oder „Vertraulich“ gekennzeichnet sind, dürfen Sie ohne ausdrückliche Zustimmung, also ohne Vollmacht, nicht vorsätzlich öffnen oder gar lesen.
Das Landesarbeitsgericht Hamm hat mit Urteil vom 19.02.2003 (Az. 14 Sa 1972/02) geurteilt, wie mit Posteingängen zu verfahren ist: Soweit die Adresszeile keinen Vermerk „Persönlich“ oder „Vertraulich“ enthält, darf das Sekretariat oder die Posteingangsstelle des Unternehmens an Mitarbeiter adressierte Post öffnen.
Diese übliche Gepflogenheit in Behörden und Betrieben, die dazu dient, eingehende Post mit dem Eingangsstempel zu versehen, können Mitarbeiter nicht über den Erlass einer einstweiligen Verfügung verbieten lassen und schon gar nicht mit der schlagwortartigen Begründung der Verletzung ihrer Persönlichkeitsrechte.
Aus diesem Urteil ergibt sich folgende Konsequenz: Wenn eine im Betrieb eingehende Postsendung als Empfänger sowohl den Betrieb/Arbeitgeber als auch einen bestimmten Mitarbeiter ausweist, ist auf besondere Vertraulichkeitsvermerke zu achten. Fehlen solche, darf die Post geöffnet werden.
Ist der Brief als Vertraulich/Persönlich gekennzeichnet, wäre eine Öffnung der Post ein Verstoß gegen das Briefgeheimnis mit der Folge, dass sogar strafrechtliche Maßnahmen
(§ 202 StGB) möglich sind.
Beachten Sie: In vielen Firmen ist es üblich, dass Briefe als persönlich betrachtet werden, wenn der Name des Empfängers vor dem Firmennamen steht. Dabei handelt
es sich aber lediglich um interne Gepflogenheiten ohne rechtlichen Hintergrund.
