Unterschriftenregelung – Wer darf im Sekretariat wie unterschreiben?
Schluss mit allen Unklarheiten
In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Unterschriftenblöcke richtig gestalten, wie Sie als Sekretärin korrekt unterschreiben und was Sie beachten müssen, damit Ihnen und Ihrem Unternehmen keine rechtlichen und/oder finanziellen Nachteile durch eigenmächtige oder gewohnheitsmäßig geleistete Unterschriften entstehen.
Die Autorin, Claudia Hovermann, ist die Chefredakteurin des Sekretärinnen-Handbuchs und des SekretärinnenBriefeManagers. Sie ist eine der gefragtesten Sekretärinnen-Trainerinnen Deutschlands und schult jedes Jahr viele Sekretärinnen und Assistentinnen.
Viele Sekretärinnen bewegen sich beim Unterschreiben in einer gefährlichen Grauzone
In der Redaktionssprechstunde des “Sekretärinnen-Handbuchs” und auf Seminaren erreichen uns immer wieder Fragen zur Unterschriftenregelung im Sekretariat. Wer darf wie unterschreiben und welche rechtlichen Konsequenzen ergeben sich aus möglichen Fehlern?
Als Sekretärin werden Sie sicherlich den Satz Ihres Chefs kennen: “Das können Sie ruhig selbst unterschreiben.” Und bei zahlreichen Briefen werden Sie sicher nicht immer das Einverständnis Ihres Chefs einholen, um selbst unterschreiben zu können. Sie unterzeichnen einen Brief ganz einfach, weil Sie es so gewohnt sind, und weil es bisher keine Probleme gegeben hat. Dass mit Ihrer Unterschrift ein Schriftstück zu einem rechtsverbindlichen Dokument wird, sollten Sie sich noch einmal vor Augen halten.
Tatsächlich ist es in der Praxis so, dass die Bedeutung der geleisteten Unterschrift selbst den Unterzeichnenden oft gar nicht klar ist – und das, obwohl sie Tag für Tag so verfahren.
Ihr Chef muss sich bei der Vorbereitung von Briefen, Schriftstücken und Verträgen auf Sie verlassen können. Dieser Beitrag zur Unterschriftenregelung hilft Ihnen, alle Arten von Schreiben perfekt und unterschriftsfertig vorzubereiten. Außerdem erfahren Sie, worauf Sie persönlich achten sollten, bevor Sie einen Brief unterschreiben und welche Risiken und Gefahren lauern.
Erst durch eine Unterschrift wird aus einem Brief ein Dokument
Viele Unterzeichner unterschätzen die rechtlichen Konsequenzen, die mit einer Unterschrift verbunden sind. Ein Vertrag wird in der Regel erst nach intensiver Prüfung des Vertragsinhalts unterzeichnet. Viele Briefe hingegen werden im Vorübergehen verschickt, ohne intensive Kontrolle des Inhalts und der rechtlichen Konsequenzen. Wie die rechtlichen Konsequenzen aussehen und mit welchen Schwierigkeiten Sie möglicherweise bei der Missachtung der Unterschriftenregelung rechnen müssen, lesen Sie später.
Mehr zur Unterschriftenregelung lesen Sie in Ihrem “Sekretärinnen-Handbuch”
Ein Schreiben wird durch die Unterschrift rechtlich verbindlich
Mit Ihrer Unterschrift signalisieren Sie dem Empfänger, dass Sie und Ihr Unternehmen den Inhalt und die Botschaft des Briefs rechtlich anerkennen. Ein nicht oder nicht richtig unterschriebener Brief gilt als nicht geschrieben. Gleichzeitig ist ein Brief, den Sie als Sekretärin in Vollmacht oder im Auftrag für Ihren Chef unterschreiben, grundsätzlich rechtsgültig und wirksam.
Lediglich bei Behörden oder bei Massensendungen von Versicherungen kommt es schon einmal vor, dass ein Brief nicht unterschrieben ist. Solche Schreiben sind trotzdem rechtswirksam, da sich auf ihnen der erläuternde Satz findet: “Maschinell erstellt, deshalb nicht unterschrieben”.
So gestalten Sie das Ende eines Briefes richtig und rechtssicher
Wir empfehlen folgende Reihenfolge für den Briefschluss:
- Grußformel
- Firmenname
- Unterschrift
- Vorname und Nachname des Unterzeichners
- Position oder Funktion des Unterzeichners
1. Grußformel
Achten Sie bei der Grußformel darauf, dass sie mit einer Zeile Abstand zum übrigen Text geschrieben wird. Der vorangegangenen Text sollte mit einem Punkt beendet worden sein. Denn dann tauchen veraltete Formulierungen wie “und für heute verbleiben wir mit freundlichen Grüßen” gar nicht mehr auf.
Hochachtungsvoll als Grußformel hat in einem zeitgemäßen Geschäftsbrief ebenfalls nichts mehr zu suchen. Wenn Sie Alternativen für die Grußformel “Mit freundlichen Grüßen” suchen, gefallen Ihnen möglicherweise diese Vorschläge für Grußformeln:
- Freundliche Grüße
- Freundlicher Gruß
- Mit freundlichem Gruß
- Freundliche Grüße aus Hannover
- Freundlicher Gruß nach München
- Mit den besten Wünschen für ein schönes Wochenende
2. Firmenname
Der Firmenname ist Bestandteil der Unterschrift.
Mit freundlichen Grüßen
Arto GmbH
Der Firmenname steht mit einer Leerzeile Abstand zur Grußformel.
3. Unterschrift
Auch wenn in der Wiederholung des Namens per PC der Vor- und Zuname aufgeführt wird, bedeutet dies nicht zwangsläufig, dass der Unterzeichner mit seinem vollen Vor- und Zunamen unterschreiben muss. Für die Rechtswirksamkeit der Unterschrift ist das nicht relevant. Dies bleibt jedem selbst überlassen. Lediglich die Wiederholung des Nachnamens ist ein Muss. Fazit: Sie können unterschreiben, wie Sie möchten.
In der Gestaltung Ihrer Unterschrift sind Sie relativ frei. Alles, was annähernd wie Ihr Name aussehen könnte, wird geduldet. Was bedeutet, dass, wenn Sie lediglich mit einem X unterschreiben, dies nicht mehr in den Toleranzbereich fällt.
Für die Unterschrift sind im Normalfall drei Leerzeilen vorgesehen. Für große Unterschriften können bis zu fünf Zeilen freigelassen werden.
4. Vorname und Nachname des Unterzeichners
Das Sekretärinnen-Handbuch empfiehlt, in der maschinenschriftlichen Wiederholung des Namens den Vor- und Nachnamen des Unterzeichners aufzuführen.
Die Nennung des Vor- und Nachnamens hat folgende Vorteile:
Es ist auf den ersten Blick zu erkennen, ob ein Mann oder eine Frau den Brief unterschrieben hat.
Die Nennung des Vornamens macht den Brief persönlicher.
Nun könnten Sie sicherlich an dieser Stelle anführen, dass Sie auf Ihrem Briefbogen den Namen des Unterzeichners und/oder den des Schreibers im Briefkopf wiederholen wie das in einigen Sekretariaten gehandhabt wird. Aber: Möchten Sie dem Leser oder der Leserin Ihres Briefes zumuten, den Verfasser oder Unterzeichner auf dem Briefbogen zu suchen? Viel einfacher und empfängerorientierter ist es doch, der Leser stößt automatisch zum Ende des Briefes auf den Namen des Unterzeichners.
5. Position oder Funktion des Unterzeichners
Die Position oder Funktion des Unterzeichners unterhalb der maschinenschriftlichen Wiederholung des Namens aufzuführen ist keine Pflicht, aber eine kundenorientierte Verfahrensweise. Denn durch die Position- oder Funktionsangabe kann der Empfänger Sie eindeutig zuordnen.
Die Positionsangabe wird weder in Klammern noch in Gedankenstriche gesetzt.
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Welche Position gibt die Sekretärin an?
Wenn Sie als Sekretärin einen Brief unterzeichnen, macht es Sinn, dass auch Sie unterhalb Ihrer Unterschrift Ihre Position angeben. Sie haben die Qual der Wahl: Sekretärin, Sekretariat, Chefsekretärin, Assistentin welches ist die richtige Bezeichnung?
Die Sekretärinnen-Handbuch-Empfehlung lautet:
Setzen Sie unterhalb der PC-Wiederholung Ihres Namens die Bezeichnung “Sekretariat”.
So könnte Ihr Unterschriftsblock aussehen:
Freundliche Grüße nach Hamburg
Weber GmbH
Brigitte Öde
Sekretariat
Beachten Sie: In einigen Fällen kann es Sinn machen, anzugeben, um wessen Sekretariat es sich handelt, also zum Beispiel “Sekretariat Holger Schön”.
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Wie unterschreiben Ingenieure, Doktoren und Professoren?
Dr., Professor, Dipl.-Ing. Titel und akademische Diplome tauchen folgendermaßen in der Unterschrift auf:
Rieger GmbH
Dipl.-Ing. Bernhard Krugmann
Rieger GmbH
Dr. Gerhard Kass
Rieger GmbH
Professor Dr. Bernhard Wild
Achtung: Weder der Professor, der Doktor noch der Dipl.-Ing. tauchen in der handschriftlichen Unterschrift auf.
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Vertretungsvollmachten und ihre Bedeutung
Um nicht alle Briefe und Dokumente selbst unterschreiben zu müssen, kann Ihr Chef Ihnen als Sekretärin oder einem anderen Mitarbeiter nach §§ 48 ff. HGB eine Handlungsvollmacht erteilen. Dabei werden verschiedene Arten der Vollmacht unterschieden:
Die Einzelvollmacht gilt für einmalige Handlungen. Die Unterschrift muss durch den Zusatz “i. A.” (im Auftrag) gekennzeichnet werden. Die Vollmacht sollte, muss aber nicht schriftlich erteilt werden.
Die Artvollmacht gilt bis auf Widerruf für den Abschluss von Geschäften gleicher Art. Die Unterschrift muss durch den Zusatz “i. V.” (in Vollmacht) gekennzeichnet werden. Diese Vollmacht muss von der Geschäftsleitung schriftlich erteilt werden.
Eine Prokura muss nicht nur schriftlich erteilt, sondern sogar ins Handelsregister eingetragen werden und gilt bis zur Löschung. Ein Prokurist darf alle Geschäfte tätigen, die in dem Handelsgewerbe vorkommen, in dem er tätig ist.
Ausgeschlossen sind lediglich Rechtshandlungen, die das Unternehmen unmittelbar betreffen. Dazu zählen vor allem Geschäftsauflösungen, die Erteilung der Prokura an Mitarbeiter, die Unterzeichnung einer Bilanz oder die Aufnahme von neuen Gesellschaftern. Diese Funktion muss durch den Zusatz “pp.” oder “ppa.” (per procura) vor dem Namen kenntlich gemacht werden. “Per procura” ist lateinischen Ursprungs und bedeutet “durch den Stellvertreter, Verwalter oder Geschäftsführer”.
Da die Kürzel “i. A.”, “i. V.” und “pp.” oder “ppa.” rechtlich verbindliche Vertretungsvollmachten kennzeichnen, müssen alle Dokumente mit Außenwirkung die Unterschrift und den entsprechenden Zusatz enthalten.
Achtung: Verwenden Sie diese Vollmachtskürzel nur, wenn Sie ausdrücklich dazu berechtigt wurden! Es ist nicht möglich, auch wenn dies in der Praxis häufig so gehandhabt wird, beispielsweise einfach mit “i. A.” zu unterschreiben. Mehr dazu im folgenden Abschnitt.
Beachten Sie außerdem: Nur Geschäftsführer und Vorstände unterschreiben ohne Vollmachtskürzel.
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Beachten Sie unbedingt firmeninterne Unterschriftenregelungen
Das bedeutet: Wenn in einem Unternehmen irgendeine Regelung zur Unterschriftengestaltung besteht, sollte niemand einfach nur so mit seinem Namen unterschreiben. Und selbst wenn keine Regelungen bestehen, ist es nicht ratsam, ohne eindeutige Absprachen Briefe zu unterzeichnen.
Sie dürfen als Sekretärin nicht einfach mit “i. A.” unterschreiben
Auch für Sie als Sekretärin gilt, dass Sie nicht einfach mit Ihrem Namen und dem Zusatz Sekretariat unterzeichnen können. Sie sollten unbedingt mit Ihrem Chef abklären, wozu Sie berechtigt sind und welchen Zusatz Sie verwenden dürfen und sollten.
Die Angabe von Unterschriftsvollmachten ist nicht nur rechtlich empfehlenswert, sondern aus Höflichkeit gegenüber Kunden unerlässlich. Gerade bei neuen Geschäftskontakten geben die Kürzel Aufschluss über die Position und den Kompetenzbereich des Unterzeichners.
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Umstrittene Regelung “i. A.” handschriftlich?
In vielen Unternehmen werden die Unterschriftskürzel lediglich mit dem PC geschrieben vor die Namenswiederholung gesetzt. In anderen Unternehmen wird vom Unterzeichner verlangt, “ppa.” und die anderen Unterschriftskürzel handschriftlich vor die eigene Unterschrift zu setzen.
Es ist tatsächlich unter Juristen umstritten, welches nun die korrekte Empfehlung ist. Ein Kommentar zum HGB bejaht die Erfordernis der handschriftlichen Wiederholung, der andere verneint sie. Fest steht nur: Laut § 51 HGB hat der Prokurist in der Weise zu zeichnen, dass er der Firma seinen Namen mit einem die Prokura andeutenden Zusatz beifügt.
Dabei handelt es sich um eine bloße Ordnungsvorschrift. Ihre Verletzung macht die Zeichnung nicht unwirksam.
Um rechtlich absolut auf Nummer sicher zu gehen und um Ordnungsvorschriften nicht zu verletzen, empfiehlt Ihnen Das Sekretärinnen-Handbuch folgende Gestaltung für den Unterschriftenblock:
Werner AG
Martin Baumann
Marketingleiter
Was für die Prokura gilt, kann auf die anderen Unterschriftsvollmachten übertragen werden.
Werner AG
Susanne Sommerlich
Leiterin Marketing
Lichter GmbH
Susanne Diepholz
Sekretariat
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Schreibt man “gez.”?
Der Zusatz “gez.” wird üblicherweise dann verwendet, wenn der Unterzeichner nicht eigenhändig durch Namensunterschrift unterzeichnet.
Beachten Sie: “gez.” ist kein geeignetes Kürzel für den geschäftlichen Schriftverkehr. Im Grunde genommen existiert es gar nicht. Einige Briefeschreiber haben es einfach in den Geschäftsverkehr eingeführt, wo es nichts zu suchen hat.
“gez.” wird von Notaren für interne Vermerke verwendet in Ihrer Korrespondenz hat es nichts zu suchen.
Die gilt auch für Schriftstücke, die gewöhnlich in großer Zahl angefertigt und leider mit dem Zusatz “gez.” versehen werden. Eine eingescannte und eingedruckte Unterschrift ließe das Schreiben wesentlich besser aussehen.
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Schaffen Sie Klarheit in der Regelung für Ihre Unterschriften im Sekretariat
Es ist unbedingt empfehlenswert, die Unterschriftenregelung innerhalb eines Unternehmens offiziell zu regeln. Denn so kann ausgeschlossen werden, dass sowohl Sie als Sekretärin als auch andere Mitarbeiter ihre Kompetenzen mit ihrer Unterschrift überschreiten. Viele Sekretärinnen unterzeichnen ihre Briefe mit dem Zusatz “i. A.” in der Annahme, dass sie ja schließlich im Auftrage des Chefs handeln.
Allerdings: Das Recht, mit dem Zusatz “i. A.” zu zeichnen, wird in größeren Unternehmen regelmäßig offiziell schriftlich erteilt. In kleineren Firmen ist es nicht unüblich, dass sich ein so genanntes Gewohnheitsrecht entwickelt, wonach die Sekretärin besonders bei häufiger Büroabwesenheit des Chefs Standardschreiben mit dem Zusatz “i. A.” unterzeichnet, um die Schreiben verschicken zu können.
Sie unterschreiben schon länger mit “i. A.”?
Wenn Sie als Sekretärin also schon seit längerer Zeit wobei dieser Zeitraum nicht näher zu definieren ist mit “i. A”. unterschreiben und dies von Ihrem Chef bisher geduldet wurde, bedarf es der offiziellen Erteilung des Zeichnungsrechts nicht mehr. Sollten Sie erst seit kurzem in einem Unternehmen arbeiten, empfiehlt das Sekretärinnen-Handbuch dringend, mit Ihrem Vorgesetzten ganz klar Ihre Kompetenzen und die damit verbundene Unterschriftsvollmacht abzuklären.
Da der Zeitraum des Gewohnheitsrechts nicht genau definiert werden kann, schadet es nicht, Ihre Unterschriftsvollmacht schriftlich zu regeln, selbst wenn Sie schon länger mit Ihrem Chef zusammenarbeiten. Denn wie vorhin erwähnt ist sich möglicherweise Ihr Chef nicht über die Konsequenzen einer nicht eindeutigen Unterschriftsregelung im Klaren. Welche Folgen eine nicht eindeutige Unterschriftsregelung hat, lesen Sie später.
Sie dürfen nicht mit “i. A.” unterzeichnen?
Idealerweise erteilt Ihr Unternehmen Ihnen als Sekretärin eine Unterschriftsvollmacht, damit Sie Ihren Chef voll und ganz entlasten können. Doch gerade in größeren Unternehmen sind die Kompetenzen und die damit verbundenen Unterschriftsvollmachten konsequent geregelt. Das bedeutet für die Sekretärin in einem Konzern sehr häufig, dass sie nicht mit “i. A.” unterzeichnen darf.
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Altmodische und schlechte Alternative “f. d. R.”
In einigen Sekretariaten ist “f. d. R.” die Alternative zu “i. A.”. Dieser Zusatz bedeutet “für die Richtigkeit”. Hierbei handelt es sich nicht um einen Zusatz, der eine Bevollmächtigung ausdrückt, sondern um einen Zusatz, aus dem sich ergibt, dass diejenige, die unterzeichnet, dafür einstehen möchte, dass der verschickte Text richtig ist. Eine Stellvertretung soll damit nicht begründet werden, da die Unterzeichnende keine Erklärung im Namen des Vertretenen abgeben will. An einem Vertretungswillen des Handelnden fehlt es in diesem Fall.
Am späten Nachmittag, kurz vor seiner Abreise, hat Ihr Chef Ihnen noch schnell einen Brief diktiert. Er schafft es nicht mehr, ihn zu unterschreiben, und bittet Sie, dies zu tun. Sind Sie als Sekretärin mit der Unterschriftsvollmacht “i. A.” ausgestattet, ist dies kein Problem. Schwierig wird es nur, wenn Sie über diese Unterschriftsvollmacht nicht verfügen, oder aber Ihr Chef großen Wert darauf legt, dass aus der Unterschrift eindeutig hervorgeht, dass er selbst den Brief diktiert hat, aber nicht mehr die Zeit hatte, ihn zu unterschreiben.
Diese Variante ist zwar möglich, ist aber nicht empfehlenswert
Winkler GmbH Ralf Winkler
nach Diktat verreist
f. d. R. Birgit Schröder
Birgit Schröder
Sekretariat
- “f. d. R.” kennen viele Menschen gar nicht. Diese Abkürzung führt zu Verwirrungen.
- “f. d. R.” wirkt auf Empfänger, die mit der Abkürzung vertraut sind, unprofessionell. Es entsteht der Eindruck, Sie könnten nur Briefe nach Vorgabe schreiben.
- Die Bezeichnung “nach Diktat verreist” kann von den Empfängern negativ beurteilt werden:
Ist er schon wieder verreist?
Ist der denn nie im Büro?
Und offensichtlich nimmt sich der Chef nicht die Zeit, diktierte Briefe selbst zu unterschreiben. Damit setzt er den Empfänger des Briefs herab.
“i. A.” ist die eleganteste Lösung
Es bleibt dabei: Wenn Sie den Empfängern Ihrer Briefe keinen Anlass für Spekulationen bieten möchten, ist die Unterschriftsvollmacht “i. A.” die eleganteste Lösung. Außerdem dokumentieren Sie als Sekretärin mit dieser Unterschriftsvollmacht weit mehr Kompetenz als nur mit “f. d. R.”. Und je kompetenter Sie nach außen wirken und auftreten, desto mehr sind Sie Ansprechpartnerin für Kunden und Geschäftspartner und desto mehr können Sie Ihren Chef entlasten.
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Dass Ihr Chef diktiert hat, soll deutlich werden?
Sollte Ihr Chef wollen, dass der Empfänger weiß, dass er den Brief diktiert hat, so kann dies aus dem Text hervorgehen.
Zum Beispiel könnten Sie schreiben:
Herr Schulte hat mich gebeten, diesen Brief für ihn zu unterschreiben, da er kurzfristig einen Termin wahrnehmen musste.
Herr Schulte hat mich gebeten, den Brief in seiner Abwesenheit für ihn zu unterzeichnen.
Falls diese Lösungen nicht für Sie in Frage kommen was halten Sie von folgender Variante?
| Weniger zu empfehlende Variante | Empfehlenswerte Variante |
| Freundliche Grüße aus NürnbergWinkler GmbHRalf Winkler [Unterschrift mit f. d. U.]Mechthild Grundig Sekretariat |
Freundliche Grüße aus NürnbergWinkler GmbHRalf Winkler [Unterschrift mit i. A.]Mechthild Grundig Sekretariat |
Auch ohne “nach Diktat verreist” erkennt der Empfänger, dass Herr Winkler den Brief geschrieben hat. Hinzu kommt vermutlich, dass sein Diktatzeichen auf dem Briefbogen auf
taucht.
Chefs sollten sich die Zeit nehmen, selbst zu unterschreiben
Beachten Sie allerdings: Wenn Ihr Chef bestimmte Briefe nicht selbst unterschreibt, ist es möglich, dass “empfindliche” Empfänger den Eindruck gewinnen, sie seien dem Chef nicht wichtig genug. Entscheiden Sie deshalb im Einzelfall, ob Sie oder Ihr Chef den Brief unterschreiben. Vor allem in der Korrespondenz mit ausländischen Geschäftspartnern ist dringend davon abzuraten, die Sekretärin oder einen Vertreter unterschreiben zu lassen.
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Wo steht der “Wichtigere”?
Briefe mit rechtsverbindlichem Inhalt werden bei Kapitalgesellschaften von zwei Personen unterschrieben. Der Name der höherrangigen Person steht dabei grundsätzlich links!
Soll zusätzlich die Abteilung oder die Funktion des Unterzeichners angegeben werden, stehen diese ohne Leerzeile un- terhalb der maschinenschriftlichen Wiederholung der Namen:
| Freundliche GrüßeBorgner GmbH | |
| Susanne Sommerlich Leiterin Marketing |
Barbara Schneider Kundenbetreuung |
Sind beide Unterzeichner gleichrangig, können Sie frei entscheiden, wer links und wer rechts unterschreibt.
Gibt es mehr als zwei Unterzeichner, so rücken diese Unterschriften immer weiter nach rechts oder in die nächste Unterschriftenzeile. Es gibt dazu keine DIN-Vorschriften.
Rechtliche Konsequenzen
Um Ihnen zu verdeutlichen, welche Auswirkungen ein nicht korrekt unterschriebener Brief haben kann, haben wir hier für Sie einige Beispiele aus der Praxis zusammengestellt.
Hätte Ursula Müller die Buchung ohne Unterschriftsvollmacht vorgenommen, hätte sie auch hier vorausgesetzt, der Chef hätte darauf bestanden die Kosten für die Fehlbuchung selbst übernehmen müssen.
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Ein etwas anders gelagerter Fall
Angenommen, Sie beantworten das Reklamationsschreiben eines Kunden und unterzeichnen mit “i. A.”, weil Sie das schon immer so gehandhabt haben und noch nie jemand dagegen protestiert hatte. Der Kunde ist mit dem Schreiben unzufrieden und erhebt Schadenersatzansprüche. Wenn Sie den Brief, ohne über eine Unterschriftsvollmacht zu verfügen, verschickt haben, und der Kunde mit seinen Schadenersatzansprüchen Erfolg hat, können Sie persönlich haftbar gemacht werden. Falls Sie schon länger mit “i. A.” unterschreiben, ohne dass Ihnen jedoch diese Vollmacht offiziell erteilt worden wäre, müssten Sie, wenn es dazu käme, vor Gericht ein Gewohnheitsrecht nachweisen. Anders hätte es ausgesehen, wenn Sie über eine entsprechende Unterschriftsvollmacht verfügt hätten. Denn dann wäre das Unternehmen für die Schadenersatzansprüche aufgekommen.
Klären Sie Ihre Kompetenzen dringend
Sei es, dass Sie schriftlich Hotelzimmer reservieren, Flüge buchen, Software oder Büromaterial bestellen klären Sie so schnell wie möglich, was Sie wie unterschreiben dürfen. Sprechen Sie Ihren Chef darauf an. Sollte er Ihnen keine genaue Antwort geben können, fragen Sie in der Personalabteilung nach. Lassen Sie sich Ihre Unterschriftsvollmacht schriftlich bestätigen.
Unterschreiben Sie nichts mehr, bis Ihre Kompetenzen in dieser Hinsicht eindeutig geregelt sind.
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Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Zur Erteilung einer Unterschriftsvollmacht gehört die Nennung eines Euro-Betrags, bis zu dessen Höhe Sie unterschreiben dürfen. Ein für das Sekretariat realistischer Betrag sind 2.500 EUR. Sollten Sie Verpflichtungen eingehen, deren Wert über 3.000 EUR liegt, sollte Ihr Chef unterschreiben.
Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Der Firmeninhaber oder Geschäftsführer ist verpflichtet, die Geschäftspost seiner Mitarbeiter regelmäßig selbst oder durch andere kontrollieren zu lassen. Wenn er dies nicht tut, liegt juristisch gesehen ein “Überwachungsverschulden” oder ein “Auswahlverschulden” vor. Der Fehler geht auf jeden Fall zu seinen Lasten. Es ist deshalb wichtig, eindeutige und verbindliche Unterschriftenregelungen zu treffen. Jeder Mitarbeiter sollte durch seine Unterschrift bestätigen, dass er die Regelung zur Kenntnis genommen hat und sie in der täglichen Praxis einhält.
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Die 11 wichtigsten Tipps für die korrekte Unterschrift auf einen Blick
- Informieren Sie sich über vorhandene firmeninterne Unterschriftenregelungen.
- Der Firmenname ist fester Bestandteil des Unterschriftenblocks.
- Vollmachtskürzel sind fester Bestandteil einer Unterschrift.
- Nur Geschäftsführer und Vorstände unterschreiben ohne Vollmachtskürzel.
- Als Sekretärin sollten Sie offiziell mit “i. A.” unterschreiben dürfen.
- Vermeiden Sie: “nach Diktat verreist”.
- Vermeiden Sie “f. d. R.”, “für die Richtigkeit”.
- Vollmachtskürzel werden handschriftlich vor die Unterschrift gesetzt.
- Sie können mit Vor- und Zunamen unterschreiben oder auch nur mit Zunamen.
- Wiederholen Sie Ihren vollständigen Namen mit dem Vor- und Zunamen.
- Der “Wichtigere” unterschreibt links.
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Falls Bernd Schröder nicht einlenken wird und sich weigert, die Bestellung zu akzeptieren, kann dieser Vorgang für seine Sekretärin weit reichende Konsequenzen haben. Rein rechtlich gesehen kann das Unternehmen für die Bestellung nicht haftbar gemacht werden. Falls der Chef es also darauf anlegt, seiner Sekretärin nichts Gutes will und der Kopierer nicht zurück- gegeben werden kann, muss Frau Meyer die 400 EUR aus ihrer privaten Tasche bezahlen.
