Ablage organisieren, Ablage mit System 

So beherrschen Sie die tägliche
Informationsflut

Obwohl eine gut organisierte und geführte Ablage von
großer Wichtigkeit für jedes Büro ist, gehört sie zu den
meistunterschätzten Aufgaben. Dieser Beitrag wird Ih-
nen helfen, die Ablage nicht länger als lästiges Übel zu
betrachten, sondern sie mit Eifer so zu organisieren,
dass alle, die darauf zugreifen müssen, optimal damit
arbeiten können.

Die Autorin, Isabel Winn, war mehrere Jahre als Chefse-
kretärin tätig. Seit 1989 ist sie mit einem eigenen Büroser-
vice selbstständig.

Weshalb Ablage so wichtig ist

Eine zentrale Aufgabe der Sekretärin ist die Verwaltung
schriftlicher Informationen. Das bedeutet für Sie: Informatio-
nen systematisch sichten, selektieren, auswerten, strukturieren,
zuordnen, verwahren und vernichten, um sie zeit- und kosten-
sparend kontinuierlich und komplett unter Kontrolle zu haben
zum optimalen Nutzen für das Unternehmen und für Sie.

Der Begriff Ablage umfasst diese Kernaufgaben der Informa-
tionsverwaltung.

Mangelhafte Ablage-Systeme sind große Zeitfresser, machen
sehr viel Mühe und sind eine gefährliche Quelle für Fehler und
Versäumnisse, für die Sie als Sekretärin verantwortlich ge-
macht werden können. Die negativen Folgen einer mangelhaf-
ten Ablage belasten Ihren Arbeitsablauf erheblich und können
sich nachteilig auf das gesamte Unternehmen auswirken. Die-
ser Beitrag wird Ihnen helfen, Ihre Ablage noch besser in den
Griff zu bekommen.

Die drei Schlüssel zur Bewältigung der
Informationsflut

Befolgen Sie die folgenden Punkte und Ihre Ablage wird nicht
zum Zeitfresser.

1. Schlüssel: Reduzieren Sie die Schriftgutmengen!

Grundsätzlich gilt: Je geringer Sie den Umfang Ihrer Ablage
halten können, umso übersichtlicher ist und bleibt sie.

Sortieren und bewerten Sie Ihre Eingangspost strikt
nach ihrem Nutzen!

Nützlich für den Chef/mich/andere – gleich zur Bearbeitung
verteilen!

Eindeutig für niemanden nützlich – gleich vernichten!

Selektieren Sie die Eingangspost täglich möglichst schnell
nach Erhalt.

Wann immer möglich: Verzichten Sie auf interne schrift-
liche Mitteilungen!

Sprechen Sie stattdessen telefonisch oder persönlich mit den
betreffenden Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen.

Falls Sie es für erforderlich halten, machen Sie sich an-
schließend darüber eine kurze Aktennotiz und legen Sie
sie an der richtigen Stelle ab.

Vermeiden Sie Doppel- und Mehrfachablagen!

Wenn eine schriftliche Information nicht eilt und nur zur
Kenntnisnahme verteilt werden soll: Nutzen Sie anstelle von
Mehrfachkopien den Umlauf; ein Exemplar der Information
wird dann zusammen mit einer Umlauf-Liste (mit Namens-,
Daten- und Unterschriftsfeldern) von Mitarbeiter zu Mitar-
beiter weitergereicht, abgezeichnet und am Schluss an Sie
zurückgegeben und von Ihnen abgelegt. (Aber: Umläufe
sind nur sinnvoll und effektiv, wenn die Zahl der zu infor-
mierenden Mitarbeiter gering ist.)

Wenn Umläufe nicht möglich sind und eine zentrale Einzel-
ablage genügt:

Geben Sie Kopien der Information an die einzelnen Mitar-
beiter, wobei Sie die Kopien mit dem Stempel ,,Kann nach
Kenntnisnahme vernichtet werden" versehen. Das Original
gehört in solchen Fällen immer in Ihre Ablage!

Formulieren Sie Ihre eigenen Texte so kurz und klar wie
möglich!

Das spart Papier und Zeit und kommt beiden Seiten entge-
gen Ihnen und den Empfängern.

Wenn Sie mit E-Mail arbeiten, nutzen Sie den elektroni-
schen Briefkasten so oft wie möglich!

Auch hierbei gilt: Verzichten Sie so weit wie möglich auf
Ausdruck und Ablage der E-Mail-Nachrichten.

2. Schlüssel: Steuern und kontrollieren Sie den
Informationsfluss mit Aktenfluss-Schema und
Kontrollterminen

Überblick und Sicherheit mit dem Aktenfluss-Schema

Das Aktenfluss-Schema ist eine große Hilfe, damit Sie selbst-
ständig, sicher und systematisch alle anfallenden Informatio-
nen in Ihrem Arbeits- und Kompetenzbereich verwalten kön-
nen.

Ob Sie in einem kleineren oder größeren Betrieb arbeiten das
Aktenfluss-Schema gibt Ihnen eine vollständige Übersicht
Ihrer Unterlagenarten und zeigt genau, wie Sie diese im einzel-
nen behandeln müssen.

Aus folgenden Informationen können Sie ein
Aktenfluss-Schema erstellen:

1. Unterlagenarten Ihres Arbeits- und Kompetenzbe-

reichs

2. Aufbewahrungsdauer am jeweiligen Standort, je nach Zu-

griffshäufigkeit

3. gesetzliche und interne Aufbewahrungsfristen

Die Vorteile eines Aktenfluss-Schemas:

§ kein so häufiges Nachfragen beim Chef

§ Zeitgewinn bei der Selektion und Verlagerung von Unterla-
gen

§ problemlose Delegation der Ablage an eine Mitarbeiterin
oder einfache Übergabe an eine Vertretung

§ systematische Sichtung und Reduzierung des vorhandenen
Schriftguts

§ sichere Steuerung und Kontrolle selbst sehr großer Unterla-
genmengen

§ regelmäßige, systematische Auslagerung von Unterlagen in
die nächste Ablage- bzw. Registraturstufe

§ regelmäßige, systematische Vernichtung unnötiger Unterla-
gen

§ Vermeidung neuer, unnötiger Papiermengen

§ insgesamt große Zeitersparnis bei der Informationsverwal-
tung

Die Erstellung eines Aktenfluss-Schemas und der routinierte
Umgang damit benötigen zunächst etwas Zeit. Sobald Sie es
aber erstellt haben und in Verbindung mit den Kontrolltermi-
nen damit arbeiten, profitieren Sie kontinuierlich davon.

So erstellen Sie Ihr Aktenfluss-Schema:

1. Sichten Sie zuerst alle Unterlagen, die Ihren Arbeits- und

Kompetenzbereich betreffen.

Listen Sie die verschiedenen Unterlagenarten in Ihrem Ak-
tenfluss-Schema auf.

2. Klären Sie, was davon entsprechend der Zugriffshäufig-

keit wie lange in den einzelnen Ablagestufen bleiben
soll/muss. Notieren Sie die ermittelten Verbleibzeiten in
Ihrem Aktenfluss-Schema.

3. Klären Sie, für welche Unterlagenarten welche gesetzliche

Aufbewahrungsfristen gelten. Tragen Sie diese Informatio-
nen in das Aktenfluss-Schema ein.

4. Fragen Sie Ihren Chef, ob und welche internen Aufbewah-

rungsfristen, zusätzlich zu den gesetzlich vorgeschriebe-
nen, zu beachten sind. Tragen Sie diese Informationen in
das Aktenfluss-Schema ein.

5. Die gesamte Aufbewahrungsdauer in allen Ablage-

Standorten ergibt, ob bzw. wann die jeweiligen Unterlagen
vernichtet werden können. Tragen Sie auch diese Informa-
tionen in das Schema ein.

Regelmäßige Verlagerungen mit Hilfe der
Kontrolltermine

Verlagerung bedeutet: Unterlagen zum richtigen Zeitpunkt von
einer Registraturstufe in die nächste ablegen.

Machen Sie sich einen Kontrolltermin-Plan für Verlagerungen,
und halten Sie diese Termine konsequent ein!

Vorteile regelmäßiger Verlagerungen:

Sie bekommen immer wieder freien Raum in den jeweiligen
Ablagen.

Sie verhindern, dass die Ablage-Standorte überquellen.

Sie behalten den Überblick über das, was tatsächlich vor-
handen ist und was davon schon vernichtet werden kann.

Entscheidend für Verlagerungen sind die Angaben im Akten-
fluss-Schema!

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Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Feste Termine für die

Kontrolle der Verlagerungsmöglichkeiten sind unverzichtbar,

wenn Sie den Überblick behalten und Ihr Aktenfluss-Schema

optimal nutzen wollen!

Wählen Sie für die Kontrollen Tage und Uhrzeiten, an
denen es erwartungsgemäß relativ ruhig im Büro ist. Sollten
Sie einen Kontrolltermin verschieben müssen, legen Sie sofort
einen neuen, kurzfristig folgenden Termin fest.

So arbeiten Sie systematisch mit
Aktenfluss-Schema und Kontrollterminen

Prüfen Sie die Ablage-Standorte zu den festgelegten Kontroll-
terminen!

Entscheiden Sie dabei anhand Ihres Aktenfluss-Schemas über
Verlagerung und Vernichtung!

Tragen Sie in Ihrem Kontrolltermin-Plan direkt nach einer
Standort-Kontrolle den Termin für die nächste Kontrolle ein!

Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Sie erleichtern sich die
Kontrolle noch mehr, wenn Sie

1. für die internen und für die gesetzlichen Aufbewahrungszeiten

· je eine Farbe bestimmen und dann

· jede Unterlagenart, die interner und/oder gesetzlicher

Aufbewahrungspflicht unterliegt, mit der/den entspre-
chenden Farbe(n) markieren.

2. jede Unterlage, sobald sie ins Archiv verlagert wird,

mit der Jahreszahl für die Vernichtung kennzeichnen
oder, wenn die Vernichtung nicht erlaubt ist, mit dem

Stempel ,,Unbegrenzt aufbewahren!" kennzeichnen.

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3. Schlüssel: Beachten Sie die gesetzlichen und
internen Aufbewahrungsfristen und damit die
Vernichtungsmöglichkeiten

Eine Übersicht über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen er-
halten Sie entweder von Ihrem Steuerberater oder im Beitrag
,,Aufbewahrungsfristen" in Ihrem Sekretärinnen-Handbuch.

Interne Aufbewahrungsfristen

sind in jedem Unternehmen verschieden und richten sich in
erster Linie nach den Vorstellungen und Wünschen Ihres
Chefs.

Die internen Fristen betreffen Geschäftsunterlagen, die aus un-
terschiedlichen Gründen weiterhin einen innerbetrieblichen
Wert haben, der

· entweder über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist hinaus-
reicht

· oder über die Bearbeitungs- und Kontrollphase von Vorgän-
gen hinausreicht

· oder von persönlicher Bedeutung für den Chef ist.

Wenn die internen Aufbewahrungsfristen einmal klar festge-
legt sind wie beim Aufbau eines Aktenfluss-Schemas , dann
können Sie selbständig und sehr zeit- und mühesparend jedes
Schriftstück angemessen behandeln also immer richtig verla-
gern, archivieren oder vernichten.

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5 Basisinformationen zu Ordnungs- und
Ablage-Systemen

1. Das muss Ihr Ordnungs- und Ablage-System

leisten, damit es wirklich funktioniert

Das Ordnungs- und Ablage-System sollte so klar struktu-
riert und so einfach anwendbar sein, dass Sie die Ablagear-
beit jederzeit an eine Mitarbeiterin delegieren können und
Ihre Vertretung sowie Ihr Chef sich problemlos selbst zu-
rechtfinden können.

Alle wesentlichen Informationen zu einem Vorgang müssen
sich entweder zusammen und geordnet in einer Akte befin-
den oder sich aufgrund eindeutiger Querverweise schnell
und mühelos zusammenstellen lassen.

Alle Schriftgutbehältnisse wie Ordner, Mappen, Hefter,
Sammler usw. müssen gut lesbar und unmissverständlich
beschriftet sein, sinnvoll und praktisch geordnet, gelagert
und greifbar sein.

Alle aufzubewahrenden Schriftstücke müssen während der
aktuellen Bearbeitung in eindeutig gekennzeichneten Vorab-
lagen auffindbar sein (zum Beispiel in beschrifteten Vor-
gangsmappen, Ablage-Körben, Ablage-Fächern usw.).

Alle abgelegten Vorgänge sollten auf einer Standort-Über-
sicht erfasst sein:

als strukturierter Aktenplan mit zusätzlicher ABC-Liste der
Ordnungsbegriffe, wie zum Beispiel Rechnungen, Versiche-
rungsunterlagen, interne Korrespondenz usw.

Alle Querverweise in Unterlagen müssen unmissverständ-
lich sein! Verwenden Sie keine individuellen Abkürzungen.

Alle abgelegten Informationen sollten über eine Liste mit
Suchbegriffen zu finden sein! Unerlässlich für Unterlagen,
die Informationen zu verschiedenen Abteilungen, Sachge-
bieten, Unterthemen usw. enthalten: Listen Sie mehrere
Suchbegriffe auf, damit Sie auf jeden Fall fündig werden!

Die Liste der Suchbegriffe mit den Verweisen zu den Ord-
nungsbegriffen und die Standort-Übersicht (Aktenplan und
Liste der Ordnungsbegriffe) sollten Ihrem Chef, Ihren Mit-
arbeitern und Ihrer Vertretung jederzeit zugänglich sein!
Idealerweise haben Sie die Liste im PC angelegt, damit
sie flexibel und erweiterbar bleibt. Zusätzlich hängt sie
ausgedruckt in jedem Schrank.

Das Ordnungs- und Ablage-System muss mitwachsen kön-
nen, sich also mühelos erweitern lassen, sowohl für neue
Vorgänge als auch für zusätzliche Themen.

2. Ablagestufen und Standorte nach Zugriffshäufigkeit

Ablage- oder Registraturstufen können Sie je nach Ihren Er-
fordernissen selbst bestimmen. In der Praxis haben sich bei-
spielsweise folgende Stufen bewährt:

Arbeitsplatzablage

für Unterlagen, auf die Sie ständigen Zugriff haben müssen.

Standort: Ihr Arbeitsplatz (zum Beispiel Hängeregistratur in
direkter Griffhöhe im oder beim Schreibtisch).

Aktuelle Ablage Büro

Bewahren Sie in Ihrem Büro nur die Unterlagen auf, auf die
Sie ständig oder sehr häufig Zugriff haben müssen.

Standort: Ihr Büroraum (zum Beispiel Ordner-Registratur im
Regal).

Zwischenablage

für Unterlagen, auf die Sie nicht mehr häufig, aber bei
Bedarf noch schnellen Zugriff haben müssen.

Standort: Schränke oder Regale im nahen Flur oder im
Nebenraum. Je nach Platz und Möglichkeiten eventuell auch
in Ihrem Büroraum in Schrank oder Regal abseits der aktuellen
Registratur.

Archiv

Bringen Sie im Archiv die Unterlagen unter, die den gesetzli-
chen und/oder internen Aufbewahrungsfristen unterliegen, auf
die Sie jedoch nur noch selten zugreifen müssen.

Standort: in separatem Raum, auf einer anderen Etage oder im
Keller.

Seien Sie kreativ

3. Farben bringen Klarheit

Erleichtern Sie sich die Ablage-Arbeit mit einer ergänzenden
Farbordnung! Sehr praktisch ist es, wenn Farben auf den Abla-
ge-Behältern die jeweilige Ablage-/Registraturstufe signalisie-
ren. Bei Auslagerungen muss die Farbmarkierung dann natür-
lich entsprechend geändert werden. Voraussetzung hierfür ist
aber, dass die Unterlagen, die sich im jeweiligen Behälter be-
finden, ausschließlich derselben Aktualitätsstufe angehören.

Wenn Sie eine Gesamtablage neu strukturieren möchten, ist
der erste Schritt die Sichtung aller vorhandenen Unterlagen.

Jeden Ordner/jede Hängemappe usw. können Sie dabei zweck-
mäßigerweise zuerst mit einem Farbpunkt oder einem farbigen
Klebezettel markieren, der die Aktualität kennzeichnet.

Die Farb-Selektion verschafft Ihnen einen guten Überblick
darüber, wie viel Platz Sie für die einzelnen Registraturstu-
fen/Standorte benötigen werden. Erst danach erfolgen die wei-
teren Strukturierungen nach dem neugewählten Ordnungs-
und Ablage-System.

Gelb Arbeitsplatzablage

Grün aktuelle Ablage

Blau Zwischenablage

Schwarz Archiv

Rot Unterlage unterliegt gesetzlicher Aufbewahrungsfrist

Orange Unterlage unterliegt interner Aufbewahrungsfrist

,,Übersetzen" Sie für andere, die mit Ihrer Ablage arbeiten,
was die Farben bedeuten. Am besten bringen Sie eine kurze
Erläuterung direkt im Schrank an.

Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Auch wenn Sie die Ab-
lage nicht neu strukturieren, sondern nur zur Kontrolle insge-
samt sichten wollen: Erfahrungsgemäß führt bei jeder gründ-
lichen Sichtung der vorhandenen Unterlagen die farbliche
Selektion der Unterlagen bereits zu einer erheblichen Reduzie-
rung der Schriftgutmenge! Vieles stellt sich dabei als nicht
mehr aktuell heraus, kann schon ausgelagert oder vernichtet
werden.

Noch mehr Farbe

Wenn Ihnen ein wenig Farbe im Büro sympathisch ist, gefällt
Ihnen möglicherweise auch diese Idee: Farbige Ordner sind
zur besseren Unterscheidung und zum schnelleren Auffinden
sehr hilfreich. Die Farben können so gewählt sein:

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zum Beispiel:
Blau = Einkauf, Grün = Verkauf, Grau = Buchhaltung

zum Beispiel:
Rot = Chef, Grün = Sekretariat, Gelb = Buchhaltung

zum Beispiel:
nach Verkaufsländern, Bundesländern, Nielsen-Gebieten

Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Wenn bislang nur eine
Farbe in Ihrem Büro vorherrscht oder Farben bislang willkür-
lich vergeben wurden, müssen Sie nicht alle Ordner neu orga-
nisieren. Besorgen Sie sich einfach farbige Aufkleber (farbige
Punkte), und kennzeichnen Sie die bereits vorhandenen Ord-
ner damit.

Verwenden Sie farbiges Papier

Praktisch ist auch der zusätzliche Einsatz von farbigen Papie-
ren für Dokumente, die regelmäßig in Ihrem Unternehmen er-
stellt werden. Diese haben dann je nach Verwendungsart ver-
schiedene Einfärbungen.

Entweder lassen Sie die Dokument-Vordrucke samt Durch-
schlägen von Ihrer Druckerei auf verschiedenfarbigem Papier
drucken, oder Sie arbeiten mit PC und Drucker und drucken
die jeweiligen Dokumente plus Kopien auf verschiedenfarbi-
gem Papier aus.

Am offensichtlichsten bietet sich der Einsatz bei Faxnachrich-
ten an. Legen Sie farbiges Papier in Ihr Faxgerät ein sofern

Sie über ein Echtpapier-Faxgerät verfügen , und Sie wissen
immer auf Anhieb, bei welchem Ihrer ,,herumliegenden" oder
abgehefteten Schriftstücke es sich um ein Fax handelt.

Beschriften Sie Ordner mit der Hand

Sie können Ihre Ordner, Hefter, Sammler usw. selbstverständ-
lich mit der Hand beschriften das geht am schnellsten, ist
preiswert und praktisch. Beachten Sie allerdings folgende Be-
dingungen:

· Ihre Schrift muss für jeden gut lesbar sein.

· Jede Beschriftung muss markant und deutlich sein. Verwen-
den Sie also keine dünnen Stifte oder gar Bleistifte.

· Verwenden Sie nur Abkürzungen, die wirklich jedem ver-
traut sind, der Zugriff auf die Unterlagen haben muss.

Arbeiten Sie mit Symbolen

Zusätzlich zur farblichen Unterscheidung und der prägnanten
Kennzeichnung durch Beschriftung mit der Hand sind auch
Symbole als hervorstechende Merkmale gut geeignet.

· Firmenlogo Ihrer Hausbank für die Ordner mit den

Bankunterlagen

· gemaltes Haus auf dem Ordner mit den Immobilienunter-

lagen

· Initialen des Chefs für seine privaten Unterlagen

· Foto des Chefs auf seinem Privatordner

Lassen Sie Ihrer Phantasie freien Lauf, und bringen Sie nicht
nur mehr Abwechslung und Fröhlichkeit in den Ablagealltag,
sondern auch mehr Übersichtlichkeit.

4. Ablage-Techniken/Registraturarten

Sie haben mehrere Möglichkeiten, Unterlagen aufzubewahren.
Man unterscheidet drei Hauptarten: liegende, stehende und
hängende Ablage/Registratur.

Die folgende Übersicht zeigt Ihnen die wichtigsten Systeme
und ihre Hilfsmittel mit Hinweisen auf die jeweiligen Vor- und
Nachteile. Daraus erkennen Sie, welche Ablage-Technik bzw.
welche Kombination für die Art der verwalteten Unterlagen
und für die Standorte Ihres Büros am besten geeignet ist.

Ablage-Techniken/Registraturen
für Papier

Stehend hängend liegend

Ordner-Registratur Hänge-Registratur Flachablage

Nebeneinander hintereinander übereinander

Stehordner Hängeordner Schnellhefter

Hängehefter Mappen

Hängemappen

Hängesammler

Vorteile: schneller, ein- Vorteile: schneller Auf- Vorteile: sehr

facher Aufbau, schnel- bau, sehr schneller Zu- schneller Aufbau,

ler Zugriff, gute Raum- griff, sehr übersichtlich, sehr preiswert,

nutzung, auch für schwere ideal für aktuelle Regi- schnelle Ablage, sehr

Einzel- und Sammelakten stratur/Arbeitsplatzab- gute Raumnutzung

und Archive geeignet, lage mit vielen Einzel- Nachteile: ständig gros

übersichtlich auch unter vorgängen, sehr leicht ses Risiko von Un-

und über Augenhöhe ergänzbar, schnellste ordnung, sehr unprak-

preiswert, haltbar, schrift- Loseblatt-Ablage tischer Zugriff,

gutschonend

Nachteile: Einrichtung unübersichtlich, zeit-

Nachteile: unbequemer recht teuer; bei Lose- raubend, Material ver-

Zugriff auf kleine Einzel- blatt-Ablage größte schleißt bei häufigem

vorgänge in breiten vollen Sorgfalt erforderlich; Gebrauch schnell, für

Ordnern; als Loseblattab- nicht für Sammelakten umfangreiche Ablagen

age erfordert mehrere geeignet, bei Rollwagen Sammelakten und Ar-

Handgriffe platzintensiv chiv völlig ungeeignet

Ablage-Techniken/Registraturen
für Papier

Stehsammler- Pendel-/Lateral- Karteien

Registratur Registratur zur

Nebeneinander nebeneinander Ergänzung

Stehsammler Pendelordner (heute meist

Einstellmappen Pendelhefter als PC-Dateien)

Einstellhefter Pendelmappen Pendelsammler

Vorteile: übersichtlich Vorteile: übersichtlich, Vorteil: sehr hilfreich

für gesammelte Vorgänge, wenn deutlich beschrif- zum Festhalten

schneller Zugriff, gute tet; für schmale bis mitt- wesentlicher Informa-

Raumnutzung, Zusatz- lere Einzelvorgänge gut tionen in Stichwörtern

Markierungen leicht mach- geeignet; recht gute

bar; für schwere Akten/ Raumnutzung, schrift-

Sammelakten/Kataloge ge- gutschonend; leichtes

eignet; preiswert, haltbar, Einfügen neuer Pendel-

sehr gut für Archive ge- akten; zusätzliche Mar-

eignet kierungen leicht anzu-

bringen

Nachteile: zeitaufwendige Nachteile: zeitaufwen- Nachteil: Aufbau

Beschriftung, ungeeignet dige Beschriftung: beim zeitintensiv, wenn

für schmale Einzelvor- Aufbau; umständliches, nicht früh vorge-

gänge; sehr unbequem für zeitraubendes Einheften nommen

häufigen Zugriff auf volle von neuem Schriftgut in

Sammler, da stets beide eine bestehende Pendel-

Hände erforderlich; ohne akte; für Sammelakten

mehrstöckige Regale ungeeignet

schlechte Raumnutzung

5. Die verschiedenen Ordnungssysteme

Je nach Art des Unternehmens bzw. der Abteilung bieten sich
für schriftliche Informationen unterschiedliche Ordnungs-
systeme und Kombinationen an:

Alphabetische Ordnung

ist die häufigste Ordnungsweise für Haupt- sowie Neben-
ordnungen, erfolgt nach den ABC-Regeln gemäß DIN 5007.

Nummerische Ordnung (eventuell EDV-gestützt)

besteht aus einzelnen Nummern, denen jeweils Ordnungs-
begriffe zugeordnet sind, beliebig erweiterbar, wie z. B. 3.
3.1 3.1.1 usw.

Alpha-Nummern-Ordnung

ist die Kombination aus alphabetischer und nummerischer
Ordnung; Buchstaben des Alphabets kennzeichnen die
Grobeinteilung, die anschließenden Nummern die Feinein-
teilung (oder umgekehrt), zum Beispiel A7, A140 oder 6A,
12B.

Chronologische Ordnung

heißt Ordnung in zeitlicher Reihenfolge für Eingänge,
Erstellungen, Ausgänge, Kundenbestellkarteien usw. Meist
für Zusatzregistraturen. Häufig benutzt zum Beispiel für
Terminkarteien, umfangreiche Bestellannahmen, in Kanz-
leien für die zusätzliche Tagessammlung aller Fax- und
Briefeingänge (als Sicherheits- bzw. Terminkontrollkopien).

Ordnung nach Stichwörtern

ist eine sehr häufige Ordnungsweise in kleineren Unterneh-
men/Abteilungen mit geringen Mengen an Einzelvorgän-
gen, auch z. B. für Katalog- und Prospektablagen, Liefer-
adressenkarteien, Warengruppenlisten und Ähnliches.

Geografische Ordnung

erfolgt beispielsweise nach Bundesländern, Verkaufs-, Wer-
be-, Aktionsgebieten häufig kombiniert mit nummerischer
und/oder alphabetischer Ordnung.

Zusätzliche Ordnung nach Farben und Symbolen/

Piktogrammen

ist eine sinnvolle Ergänzung anderer Ordnungssysteme zur
Verkürzung von Suchvorgängen, zum auffälligen Hervorhe-
ben oder zum Erkennen der Ablagestufen, beispielsweise
zur Differenzierung nach Zuständigkeiten, Markierung
wichtiger Termine, Unterscheidung von gesetzlich und in-
tern Aufbewahrungspflichtigem.

7 konkrete Lösungen für die häufigsten
Ablage-Probleme

1. ,,Ich verliere immer wieder Zeit, weil ich Akten nicht
sofort wieder finde, die mein Chef und meine Kollegen
abgelegt haben."

Ihr Ablage- und Ordnungssystem ist nicht eindeutig und klar
genug!

Arbeiten Sie mit einer Aktenordnung nach Stichwörtern?
Dann ist sie inzwischen vermutlich unübersichtlich geworden.
Ändern Sie das Ordnungssystem, z. B. in eine nummerische
Ordnung mit alphabetischer Übersicht der Unterbegriffe! Brin-
gen Sie an jedem Standort eine Ablage-Übersicht (Aktenplan)
an!

Sind die Ablage-Unterlagen sehr komplex? Dann ist wahr-
scheinlich die Differenzierung der Ordnungsbegriffe nicht aus-
reichend, und es fehlt an Querverweisen.

Wenn Ihnen ein Ablage-Fehler auffällt: Versuchen Sie, den
Grund zu analysieren. War es nur eine zufällige Falschplatzie-
rung? Das ist ärgerlich, kommt aber bei guten Ablage-Syste-
men nur sehr selten vor.

Oder sah derjenige, der das Schriftstück abgelegt hat, diesen
Platz als den richtigen an? Dann ist der Ordnungsbegriff ver-
mutlich mehrdeutig. Erweitern Sie die Ordnungsbegriffe!

Oder lag das Schriftstück zwar richtig, hätte aber ebenso
richtig an einem anderen Platz sein können, wo Sie es abge-
legt hätten? Wenn die Ablage-Unterlagen so komplex sind, ar-
beiten Sie unbedingt mit Querverweisen! Machen Sie in sol-
chen Unterlagen ausreichend Querverweise wie zum Beispiel
,,Siehe auch Ordner 12-C" oder ,,Auch Akten 53 und 54."

Praxis-Tipp für die alphabetische Ordnung

Arbeiten Sie mit alphabetischer Ordnung? Es kommt öfter vor,
als Sie vielleicht glauben: Nicht jeder Mitarbeiter beherrscht
die ABC-Regeln nach DIN 5007. Umgehen Sie die Peinlich-
keit elegant, indem Sie gut sichtbar an allen Ablage-Standorten
eine Kopie der DIN-ABC-Regeln anbringen!

Bessert sich die Ordnung trotzdem nicht, gibt es zwei Gründe:

Entweder ist das ABC-Ordnungssystem nicht mehr ausrei-
chend. Stellen Sie um auf eine differenziertere Ordnung, zum
Beispiel eine nummerische mit klaren Ordnungsbegriffen!
Versehen Sie jeden Standort mit dem entsprechenden Akten-
plan!

Oder es gibt ein ,,schwarzes Schaf", das die ABC-Regeln ein-
fach nicht befolgt. In dem Fall versuchen Sie es mit einem
freundlichen, aber deutlichen Gespräch unter vier Augen!

Eine Argumentation könnte lauten:

2. ,,Wenn Unterlagen nicht an ihrem Platz in der Ablage sind,
muss ich immer wieder mühsam nachforschen, wer sie gera-
de hat."

Falls mehrere Mitarbeiter Zugriff auf Ihre Ablage haben

Das sollten Sie tun, wenn mehrere Mitarbeiter Zugriff auf Ihre
Ablage haben, aber keine Entleih-Liste geführt wird.

Bringen Sie direkt am Standort neben dem Aktenplan eine Lis-
te (mit Stift!) an. Die Überschrift kann so aussehen:

Akten-/Ordner-Nr.: entliehen von: entliehen am: Rückgabe am:

Beispiel für eine Entleih-Liste

Weisen Sie Ihre Kollegen freundlich, aber bestimmt darauf
hin, dass Unterlagen nur noch entnommen werden dürfen,
wenn sie in der Liste eingetragen werden!

Falls Ihr Chef Ablagen hortet

Das sollten Sie tun, wenn der Chef dazu neigt, Unterlagen aus
Ihrer Ablage in seinem Zimmer zu ,,horten", also nach Bear-
beitung nicht an Sie zurückzugeben.

Machen Sie ihm das Ordnunghalten leichter:

Stellen Sie einen Ablagekorb mit der deutlichen Beschriftung
,,Zurück in Ablage!" in sein Zimmer (nicht auf den Schreib-
tisch, aber von dort leicht erreichbar). Mit etwas Glück wird er
sich angewöhnen, alle Unterlagen, die er nicht mehr braucht,
dort für Sie abzulegen. Wenn das so nicht machbar ist: Bringen
Sie Haftzettel auf Unterlagen an, die Sie ihm hineinreichen,
mit Hinweisen wie ,,Bitte zurück!" oder ,,Bitte zurück in Ab-
lage!"

Haftzettel (z. B. ,,Bitte nach Bearbeitung sofort zurück!") sind
auch sehr nützlich, wenn Sie anderen Mitarbeitern Unterlagen
aus Ihrer Büro-Ablage geben!

Querverweise in umfangreichen Ablagen

3. ,,Ich sortiere und ordne alles Schriftgut so gut wie mög-
lich; trotzdem kommt es manchmal vor, dass ich nicht mehr
weiß, wo ich etwas abgelegt habe."

Das sollten Sie tun, wenn in umfangreichen Ablagen mit vie-
len Einzelthemen die Querverweise auf die Standorte zu-
gehöriger Unterlagen fehlen. Querverweise sind schnell er-
stellt, leicht angebracht und unbedingt erforderlich, wenn Sie
keine Mehrfachablagen machen wollen, aber trotzdem bei
komplexen Themen alle ,,Unterlagen-Verbindungen" kennen
müssen.

Verzichten Sie weiterhin auf Mehrfach- und Doppelablagen,
denn das würde Ihre Ablage unnötig belasten. Machen Sie
stattdessen aber konsequent Querverweise wie zum Beispiel
,,Siehe auch unter 1-15-3" oder ,,Siehe Ordner A19 + D35".

Ablage nach Stichwörtern

Das sollten Sie tun, wenn die Ablage nach Stichwörtern geord-
net ist, aber für diese Ordnungsart inzwischen viel zu umfang-
reich geworden ist. Es passiert sehr leicht, dass Sie etwas
falsch zuordnen, weil die Stichwörter bei wachsender Ablage
in aller Regel missverständlich werden. Stellen Sie Ihr Ord-
nungssystem um! Beispielsweise auf eine nummerische Ord-
nung mit zugewiesenen Ordnungsbegriffen, die Sie alphabe-
tisch unterordnen.

4. ,,Ich kann nicht verhindern, dass sich im Büro Stapel un-
sortierter Unterlagen häufen, weil mir einfach immer wieder
Wichtigeres dazwischenkommt."

Anhäufungen entstehen immer aufgrund von unerledigten Ein-
gängen! Prüfen Sie kritisch, ob Sie alle eingehenden Informa-
tionen Eingangspost, eingehende Faxe und betriebsinterne
Post wirklich systematisch selektieren!

Wird immer schnell verteilt, was für andere bestimmt ist? Wird
immer sofort vernichtet, was ohne Nutzen ist? Werden auch
die weniger dringlichen Eingänge immer gleich in eine Vorab-
lage selektiert?

Selektieren Sie täglich

Wenn nicht: Ändern Sie Ihre Arbeitsplatzorganisation ge-
wöhnen Sie sich an, die gesamten Eingänge täglich so schnell
wie möglich nach Erhalt zu selektieren!

Lassen Sie es nicht zu, dass diese Aufgabe wegen anderer Ar-
beiten verschoben wird!

So verringern Sie Ihre Ablage

5. ,,Ich finde die Ablage in unserem Büro viel zu umfangreich,
weiß aber nicht, wie ich Sie in Zukunft schmaler halten
kann."

Zunächst ist eine Sichtung Ihrer Arbeitsplatz- und der
aktuellen Ablage ratsam. Verschaffen Sie sich einen gründli-
chen Überblick, ob das Vorhandene tatsächlich in Ihrem Büro
also für den häufigen Zugriff bereit bleiben muss:

Bestimmen Sie für jede Zugriffshäufigkeit eine Farbe. Markie-
ren Sie dann jeden Ablage-Behälter bzw. jede Unterlagengrup-

pe mit einem Farbpunkt, der die jeweilige Aktualität signali-
siert. Verlagern Sie danach alle Unterlagen, auf die man keinen
ständigen/häufigen Zugriff haben muss, in die nächste Ablage-
Stufe (in die Zwischenablage oder ins Archiv)!

Und: Vernichten Sie alles Unnötige!

Sie verhindern ein erneutes Anwachsen Ihrer Büro-Ab-
lage, wenn Sie ab sofort feste Kontrolltermine für alle Standor-
te durchführen! Nutzen Sie dafür den vorbereiteten Kontroll-
termin-Plan in diesem Beitrag!

Wenn die Zeit fehlt

6. ,,Ich bin durch meine anderen Arbeiten so stark bean-
sprucht, dass mir für eine regelmäßige Ablage einfach die
Zeit fehlt."

Grund dafür ist meist eine Kombination aus Schwächen in der
Arbeitsplatzorganisation und mangelhaftem Zeitmanagement!

Prüfen Sie anhand der jeweiligen Informationen in Ihrem Se-
kretärinnen-Handbuch, ob Sie Ihren Arbeitsplatz und Ihre Zeit
wirklich bestmöglich organisiert haben!

Wenn nicht, folgen Sie den Ratschlägen, denn damit verschaf-
fen Sie sich auch wieder genug Zeit für die Ablage. Falls Sie
die Ablage dann trotzdem weiter vernachlässigen müssen, liegt
der Grund vermutlich in einer generellen Arbeitsüberlastung.

Wenn Sie keine Möglichkeit zum Delegieren haben, sprechen
Sie mit Ihrem Chef, damit er Sie entweder von einer Aufgabe
befreit, die andere übernehmen können, oder Ihnen eine Hilfs-
kraft zur Seite stellt!

Ihr Chef will nichts ändern

7. ,,Ich wüsste schon, wie ich das Ablagesystem in meiner
Firma verbessern kann, weiß aber nicht, wie ich meinen Chef
von der alten Gewohnheit abbringe."

Erleichtern Sie Ihrem Chef den Umstieg auf ein neues
System:

Vermeiden Sie eine ,,rabiate" Umstellung des Ablage-
Systems!

Gehen Sie strategisch vor! Überzeugen Sie ihn zunächst mit
einem guten Verbesserungsvorschlag, und führen Sie diese
Änderung ein. Machen Sie dann nach und nach weitere Ver-
besserungsvorschläge.

Haben Sie ihn vom ersten Vorschlag überzeugt, wird er höchst-
wahrscheinlich Ihre weiteren ebenfalls akzeptieren und gut-
heißen!

Wenn Sie das System umstellen müssen, aber nicht schrittwei-
se ändern können:

Erklären Sie zuerst die Notwendigkeit mit guten Begründun-
gen!

Helfen Sie Ihrem Chef in der Anfangsphase der Um-
stellung mit kleinen Hinweisen auf den Unterlagen,
die Sie ihm bringen.

Nehmen Sie dafür am besten leuchtende kleine Haftzettel mit
Hinweisen wie ,,Bitte wieder zurück in Ordner C-17!" oder
,,Gehört jetzt zu 0-61 Verbände!"

10 Grundsätze für Ihre

erfolgreiche Ablage-Verwaltung

1. Erledigen Sie Ihre Ablage-Arbeit mit der richtigen,

positiven Einstellung!

2. Machen Sie sich klar, dass die Ablage als Kern der

Informationsverwaltung von entscheidender Wich-

tigkeit für jedes Unternehmen ist!

3. Schaffen Sie sich durch gute Arbeitsplatzorganisa-

tion täglich genug Zeit für die Ablage! Lassen Sie

nicht zu, dass Sie die Ablage vernachlässigen müs-

sen!

4. Selektieren Sie alles eingehende Schriftgut täglich

möglichst schnell nach Erhalt!

5. Reduzieren Sie Ihre selbstproduzierte Schriftmen-

ge! Nutzen Sie möglichst oft Telefon, E-Mail, per-

sönliche Gespräche, kurze handschriftliche Noti-

zen!

6. Steuern und kontrollieren Sie den Informations-

fluss in Ihrem Büro mit Hilfe eines detaillierten Ak-

tenfluss-Schemas!

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7. Sorgen Sie für die regelmäßige Verlagerung von

Unterlagen in die jeweils nächste Ablage-Stufe! Set-

zen Sie feste Termine für die Verlagerungen in

Ihren Kontrolltermin-Plan, und halten Sie sie ein!

8. Beachten Sie die gesetzlichen und internen Aufbe-

wahrungsfristen und damit die Vernichtungsmög-

lichkeiten!

9. Achten Sie darauf, dass Ihr Ordnungs- und Ablage-

System so klar, übersichtlich und ordentlich ist,

dass bei Ihrer Abwesenheit auch Ihr Chef, Ihre Ver-

tretung und Ihre Kolleg(inn)en jederzeit damit zu-

rechtkommen können!

10. Machen Sie eine unübersichtlich gewordene Ablage

mit Hilfe eines geeigneten Ordnungssystems mit de-

taillierteren Ordnungsbegriffen wieder übersicht-

lich!

Erleichtern Sie sich und anderen das Auffinden und

Zuordnen von Unterlagen mit

· einem klar strukturierten Aktenplan,

· einer zusätzlichen alphabetischen Übersicht aller

Ordnungsbegriffe

· und einem zusätzlichen ausführlichen Suchwort-

Mehr darüber lesen Sie in Ihrem Sekretärinnen-Handbuch ...