Chaos im Sekretariat – so bleiben Sie gelassen und behalten den Spaß an der Arbeit

Die Arbeit in Ihrem Sekretariat ist täglich anders. Aus einem einzigen Anruf Ihres Chefs von unterwegs ergeben sich oft zehn verschiedene Aufgaben. Während des Gesprächs kommen neue Unterlagen auf Ihren Tisch, und ein Kollege steht vor Ihnen, weil er dringend eine Information braucht.

Unvorhergesehene Aufgaben können schnell dazu führen, dass die Prioritäten sich ändern. Wenn Sie dann trotzdem alles schaffen wollen, kann das richtig stressig werden. Da nützt Ihnen an manchen Tagen die beste Organisation nichts.

Versuchen Sie, den Stress wegzulächeln

Sie können die Situation verbessern, indem Sie Ihre Einstellung dazu ändern. Wenn es mal richtig eng wird, lachen Sie darüber. Auch wenn Ihnen manche Aufgaben keinen Spaß machen, gehen Sie mit einer freundlichen Einstellung daran.

Wenn Ihnen sogar das Lächeln vergeht, versuchen Sie, keinen Ärger aufkommen zu lassen. Das blockiert Sie nur. Halten Sie einen Moment inne und organisieren Sie sich neu: Checkliste erstellen und die Aufgabe dadurch in einzelne, kleinere Aufgaben unterteilen. Damit behalten Sie die Übersicht und können Erledigtes abhaken, was Ihnen Befriedigung verschafft.

Das bringt Ihre Motivation wieder in Schwung, denn es lässt Sie den Wert Ihrer Arbeit erkennen.

So gehen Sie gegen drohendes Chaos vor

Wenn Sie beispielsweise eine Präsentation vorzubereiten haben, können Sie eine Checkliste erstellen, die Sie jedes Mal aus der Schublade ziehen, wenn diese Aufgabe ansteht:

• wegen fehlender Informationen bei … bis … anfragen
• Handouts zusammenlegen
• Raum vorbereiten
• Beamer checken
• …

Solche Checklisten strukturieren Ihre Arbeit und mindern das Chaos. Wenn Sie Punkt für Punkt abhaken, erkennen Sie bald: Auch der Weg zum Ziel ist Teil des Spaßes!

Lassen Sie den Frust heraus

Das können Sie selten vermeiden: Manchmal entstehen bei der Arbeit Frust und Ärger. Schlucken Sie den Ärger nicht herunter!

Suchen Sie sich lieber ein Ventil, um den Druck abzulassen, der sich in Ihnen angestaut hat. Gehen Sie zum Beispiel kurz ins Archiv und fluchen Sie mal heftig, wenn niemand in der Nähe ist. Hauen Sie mal kräftig auf den Tisch und stellen Sie sich vor, Sie zerschlügen damit gerade einfach den Knoten in Ihrem Bauch.

Danach können Sie wieder entspannt lächeln. Oder schreiben Sie Ihren Ärger auf einen Zettel und geben Sie den dann in den Aktenvernichter – das erleichtert ungemein.

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