Chefentlastung, 7 Tipps

Wie Sie Ihren Chef mit einfachen
Mitteln effektiv entlasten

Sie möchten Ihren Chef noch mehr entlasten und das, ob-
wohl Sie selbst hin und wieder Überstunden machen? Wir
zeigen Ihnen, wie Sie noch mehr Chefentlastung bewerkstel-
ligen, ohne dass Sie noch mehr Überstunden ansammeln.

Die Autorin, Claudia Hovermann, ist die Chefredakteurin
des Sekretärinnen-Handbuchs und des SekretärinnenBrie-
feManagers. Sie ist eine der gefragtesten Sekretärinnen-
Trainerinnen Deutschlands und schult jedes Jahr viele
Sekretärinnen und Assistentinnen.

Tipp 1: Treten Sie souverän und sicher auf

Stellen Sie sich vor, Sie wären Chefin und hätten eine Se-
kretärin. Was müsste Ihre Mitarbeiterin tun, und über
welche Qualifikationen sollte sie verfügen, damit sie Sie
möglichst gut entlasten kann?

Voraussetzung für eine funktionierende Chefentlastung
ist ein sicheres und souveränes Auftreten. Ihr Chef
benötigt nicht nur eine Platzhalterin, sondern eine Stell-
vertreterin.

Von Ihnen wird erwartet, dass Sie Ihren Chef kompetent
vertreten, sein Büro bestens repräsentieren können. Er
muss sich in seiner Abwesenheit auf Sie verlassen kön-
nen. So stärken Sie bei Geschäftspartnern das Vertrauen
in Ihre Person. Eine eher unsichere Person sorgt für
Skepsis beim Geschäftspartner.

Achten Sie auf Ihre Kleidung

Zum souveränen Auftritt gehört ebenfalls das passende
Outfit. Sie sollten nicht schlechter gekleidet sein als Ihr
Chef. Ihr Vorgesetzter trägt immer Anzug und Krawatte?
Dann sind Jeanshosen und T-Shirts für Sie tabu.

Sie werden von Dritten sehr stark über Ihre Kleidung und
ein gepflegtes beziehungsweise ungepflegtes Aus-
sehen wahrgenommen. Auch Ihr Outfit sollte Kompetenz
ausdrücken.

Tipp 2: Jour fixe: Sprechen Sie jeden Tag
miteinander

Wie oft sprechen Sie mit Ihrem Chef? Täglich? Herzli-
chen Glückwunsch!

Einmal pro Woche, weil er ständig unter Zeitdruck steht?
Zu wenig!

Je weniger Sie mit ihm sprechen, je weniger Informatio-
nen Sie von ihm erhalten, desto schwerer tun Sie sich mit
der Chefentlastung. Denn ohne ausreichende Kommuni-
kation wissen Sie nicht, was seine Prioritäten sind, auf
welchen Anruf er wartet und wen er gar nicht sprechen
möchte und vieles mehr.

Warten Sie nicht auf seine Informationen

Sind Informationen nun eine Bring- oder eine Hol-
schuld? Beides. Ihr Chef ist verpflichtet, Ihnen bestimm-
te Informationen zu geben. Doch manchmal tut er es
nicht. Das liegt wohl weniger daran, dass er Sie ärgern
und die Zusammenarbeit erschweren möchte, als viel-
mehr daran, dass er einfach nicht daran denkt.

Ihm ist in den meisten Fällen zwar bewusst, welche In-
formationen für Sie wichtig sind, doch das manchmal
hektische Tagesgeschäft lässt ihn die eine oder andere
Information wieder vergessen. ,,Ach ja, das wollte ich
Ihnen noch sagen!", bekommen Sie dann zu hören. Doch
dann stehen die Gäste manchmal schon in der Tür.

Hinzu kommt, dass er nicht weiß, auf welchem Wissens-
stand Sie sind. Und da sind wir bei der Holschuld. Sor-
gen Sie dafür, dass Sie alles für Ihre Arbeit Wichtige er-
fahren.

Arbeiten Sie nicht aneinander vorbei

Ist es Ihnen auch schon passiert, dass Sie eine bestimmte
Aufgabe nur deshalb nicht zu Ende bringen konnten,
weil Ihr Chef sich keine Zeit für eine kurze Rücksprache
genommen hatte? Kennen Sie die Situation, dass Sie sehr
viel Zeit in die Erledigung eines Projekts gesteckt haben
und Ihr Chef plötzlich die Prioritäten komplett neu fest-
setzt?

Die Frage, die Sie sich immer wieder stellen müssen,
lautet: Wäre ein solches ,,Aneinander-vorbei-Arbeiten"
zu vermeiden gewesen? Und die Antwort ist: ,,In der Re-
gel ja, wenn Sie mehr miteinander gesprochen hätten."

Solange Sie und Ihr Chef sich nicht die Zeit nehmen,
ausreichend miteinander zu kommunizieren, werden die
Chefentlastung und die effiziente Erledigung der eigenen
Arbeit immer wieder behindert.

Wie oft sollten Sie ein Abstimmungsgespräch
führen?

Führen Sie Abstimmungsgespräche jeden Morgen. Denn
jeden Morgen fallen neue Termine an, die sich vielleicht
ohne Ihr Wissen überholt haben, und jeden Tag gibt es
neue Prioritäten.

Diese Inhalte sollten Sie besprechen

Es reicht nicht aus, Ihren Vorgesetzten zu fragen, ob es
irgendetwas Neues gibt. Fragen Sie ganz gezielt nach
den Informationen, die Sie benötigen, um ihn qualifiziert
zu entlasten und für einen reibungslosen Tagesablauf zu
sorgen.

Welche Termine hat Ihr Boss noch gemacht, als Sie
schon zu Hause waren? Denn nicht für alle Vorgesetz-
ten ist es selbstverständlich, Ihnen die gemachten Ter-
mine mitzuteilen weniger aus böser Absicht, mehr
aus Vergesslichkeit.

Fragen Sie ihn, was am Vorabend noch passiert/gewe-
sen ist, was Sie wissen müssten. Waren noch Gäste da,
hat noch jemand angerufen?

Wie sehen seine Prioritäten aus? Was ist ihm an die-
sem Tag besonders wichtig? Das Gespräch darüber
erleichtert Ihnen Ihre Arbeit. Stimmen Sie Ihre Prio-

ritäten mit seinen ab, so gehen Sie sicher, dass Sie bei-
de immer am gleichen Strang ziehen und Aufgaben
gemeinsam fertig stellen.

Sprechen Sie unbedingt auch von Ihrer Arbeit

Lassen Sie Ihren Chef nicht im Ungewissen über Ihre
Prioritäten. Berichten Sie ihm, was Sie an diesem Tag
erledigen möchten. Nur so können Sie beide feststellen,
ob Sie an den gleichen Projekten arbeiten und ob die
Prioritäten von gestern noch die von heute sind.

Beachten Sie: Die Fragen, die Sie während dieser Unter-
haltung mit Ihrem Chef klären, hängen stark von Ihrem
Aufgabengebiet ab und sind damit sehr individuell. Die
oben genannten Beispiele sind sicherlich Themen, die
jede Sekretärin für eine wirksame Chefentlastung mit
ihrem Chef erörtern sollte.

So überzeugen Sie Ihren Chef

Jetzt müssen Sie Ihren Chef nur noch dazu bringen, sich
morgens mit Ihnen auszutauschen. Gar nicht so einfach,
wenn er von einer Besprechung in die nächste hetzt und
morgens bei Ihnen immer sofort schon die Hölle los ist.
Da ist alles und jeder wichtig nur Sie bleiben mit Ihrem
Gesprächswunsch regelmäßig auf der Strecke.

Viele Sekretärinnen klagen darüber, dass sie ihren Chef
schon mehrmals auf die Erforderlichkeit eines morgend-
lichen Gesprächs angesprochen hätten, er sich bereits
nach wenigen Tagen schon nicht mehr daran hielte. Was
also tun?

Eines ist sicher: Sie dürfen ,,die Flinte nicht ins Korn
werfen". Aufgeben ist nicht erlaubt. Denn mit Resigna-
tion kommen Sie nicht weiter. Sprechen Sie mit Ihrem
Chef erneut über das gewünschte Meeting.

Stellen Sie die Vorteile für Ihren Chef in
den Vordergrund

Machen Sie Ihrem Chef klar, dass das Gespräch nicht nur
Ihnen hilft, sondern primär dazu dient, ihn zu entlasten.
Stellen Sie seine daraus resultierenden Vorteile in den
Vordergrund denn die interessieren ihn und nicht Ihre
eigenen.

So könnten Ihre Argumente lauten:

,,Ich würde mich morgens gern mit Ihnen kurz abstim-
men, weil/damit

... wir Missverständnisse ausschließen können."

... ich meine Arbeit entsprechend Ihrer Prioritäten
erledigen kann. So stellen wir sicher, dass immer
alles rechtzeitig fertig wird."

... ich Sie noch besser entlasten kann. Je mehr In-
formationen ich von Ihnen über das Tagesgeschäft
erhalte, desto mehr kann ich Ihnen Aufgaben ab-
nehmen."

... ich Sie noch besser entlasten kann. Wenn ich Ihre
Prioritäten kenne, weiß ich, welche Anrufe wichtig
sind, weiß ich sofort, worum es sich bei Anrufen
handelt, wenn jemand mit der Sprache nicht he-
rausrücken will. Ich kann viel mehr selbst erledi-
gen."

... ich Sie mehr von Kleinigkeiten entlasten kann. Je
mehr Information ich habe, desto besser funktio-
niert das."

Gehen Sie gut vorbereitet in das
Chef-Überzeugungsgespräch

Je besser Sie sich auf das Gespräch mit Ihrem Vorgesetz-
ten vorbereiten, desto besser sind Ihre Erfolgsaussichten,
ihn überzeugen zu können.

Rechnen Sie mit Gegenwehr, und halten Sie
gute Argumente parat

Wenn Sie auf Gegenwehr stoßen, sagen Sie

,,Ja, ich weiß, dass morgens viel los ist. Die 10 Minuten
sind wichtig für eine gute Zusammenarbeit."

,,Gerade weil Sie wenig Zeit haben, ist dieses kurze Ge-
spräch so wichtig."

,,Lassen Sie es uns doch erst einmal versuchen. Dann
schauen wir mal, wie's läuft."

Sagen Sie Ihrem Chef auch: ,,Das regelmäßige Gespräch
zwischen Chef und Sekretärin ist die Voraussetzung
schlechthin für die funktionierende Zusammenarbeit und
eine effektive Chefentlastung."

Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Schlagen Sie
Ihrem Chef zur Eingewöhnung einen Zwei-Wochen-Test
vor, und tragen Sie ihm Ihre Abstimmungstermine in sei-
nen Kalender ein.

Und: Seien Sie hartnäckig. Lassen Sie es nicht zu, wenn
er Ihr Gespräch verschieben möchte. Legen Sie seine
Termine so, dass er die Zeit für das Abstimmungsge-
spräch hat. Weisen Sie ihn nachträglich darauf hin, falls
er doch gegen Ihre Abmachung verstoßen hat. Denn: Es
gehören immer zwei dazu: Einer, der es macht, und ei-
ner, der es mit sich machen lässt!

Tipp 3: Sorgen Sie für ein effektives
Besprechungsmanagement

Stunde für Stunde schlagen Deutschlands Führungskräf-
te Zeit in Besprechungen tot. Einige Sekretärinnen be-
kommen ihre Chefs kaum zu Gesicht, weil diese von ei-
ner Besprechung in die nächste flitzen. Da fragt man
sich: Wann erledigen Deutschlands Chefs ihre Arbeit?

007

Wenn auch Ihr Chef kaum dazu kommt, seine Arbeit zu
erledigen, und ständig im Besprechungsstress ist, sorgen
Sie dafür, dass er weniger Zeit in Meetings verplempert.

Das können Sie zur Effizienz von Besprechungen
beitragen:

1. Klären Sie bei Besprechungseinladungen mit ihm, ob

er selbst teilnehmen muss. In einigen Fällen führt
gründliches Hinterfragen zu dem Ergebnis, dass ein
Stellvertreter hingeschickt werden kann.

2. Bereiten Sie Konferenzen, zu denen Sie selbst einla-

den, optimal vor:

Erstellen Sie eine möglichst detaillierte Agenda,

aus der alle zu besprechenden Themen hervorge-
hen.

Machen Sie in der Einladung klar, wer zu welchem

Thema was erzählen soll.

Legen Sie Zeitlimits für die einzelnen Wortbeiträge

fest.

Unterlagen für die Besprechung werden vorher an

die Teilnehmer verteilt, damit man sich während
des Meetings nicht erst noch einlesen muss.

3. Sprechen Sie mit Ihrem Chef darüber, dass jede Be-

sprechung einen verantwortlichen Moderator be-
nötigt, der darauf achtet, dass niemand sich in stun-
denlanger Selbstdarstellung übt. Entweder über-
nimmt der Einladende, in diesem Fall Ihr Chef, diese
Rolle oder Sie. Und warum nicht Sie? Schließlich
wächst man mit seinen Aufgaben. Sekretärinnen müs-
sen ja nicht bis an ihr Lebensende nur Protokoll
führen, sondern sind in der Lage, auch andere Aufga-
ben während einer Besprechung zu übernehmen.

4. Immer mehr Firmen verzichten bei internen Bespre-

chungen auf Kaffee und Gebäck. Kaffee trinken,
Plätzchen essen, all das verleitet dazu, vom Thema

abzuschweifen und weniger konzentriert zu arbeiten,
und dann sitzt man auch noch so bequem. Machen Sie
Ihrem Chef den Vorschlag, dass Kaffee nur noch für
Meetings mit Externen bereitgestellt wird. Und wer
bei internen Treffen scharf auf Kaffee ist, der kann
sich seine Tasse ja mitbringen.

Beachten Sie: Die Abschaffung der ,,Kaffeekränz-
chen" spart nicht nur Zeit, sondern auch Geld!

Führen Sie Besprechungen im Stehen ein

Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Sprechen Sie mit
Ihrem Chef über die Möglichkeit, einige Besprechungen
an Stehtischen abzuhalten. Da die meisten Menschen
nicht wirklich lange stehen wollen, werden solche Mee-
tings garantiert nicht so lange dauern wie herkömmliche.

Tatsächlich haben Verhaltensforscher der University of
Missouri eine Studie durchgeführt, die diese These be-
legt. Sie ließen insgesamt 111 Testgruppen Konferenzen
im Sitzen und Stehen abhalten.

Das Ergebnis: Finden Konferenzen im Sitzen statt, dau-
ern sie um gut ein Drittel länger als solche ohne Stühle
ohne dabei bessere Ergebnisse zu erzielen. Ganz im
Gegenteil. Die stehenden Teilnehmer waren mit der Effi-
zienz und den Ergebnissen ihrer Treffen weitaus zufrie-
dener.

Sicherlich empfiehlt sich dieser Tipp nicht für alle Be-
sprechungen. Doch für einige Beratungen mit ,,Internen"
oder Lieferanten und Vertriebsleuten bietet sich diese
Alternative an. Gut verkaufen kann man die neue Be-
sprechungsform nach dem Motto ,,Schließlich sitzen wir
alle genug den ganzen Tag". Lassen Sie es auf einen Test
ankommen!

009

Tipp 4: Legen Sie eine Kürzel-Liste an

,,Bitte Rücksprache ..."

Haben Sie einen Chef, der auf alles und jedes ein ,,R"
kritzelt? Und dauert es dann ewig, bis er Zeit hat, die
Rücksprache mit Ihnen zu klären?

Und wenn Sie dann endlich Rücksprache halten können:
Handelt es sich um eine Kleinigkeit, die er gleich auf die
Unterlage hätte schreiben können? Und Sie hätten es
schon längst erledigt?

Dieses Phänomen ist ganz einfach zu erklären. Versetzen
Sie sich in Ihren Chef: Hätten Sie Lust, vollständige Sät-
ze wie ,,Bitte Termin mit Herrn xy vereinbaren so
schnell wie möglich" aufzuschreiben? Erscheint es da
nicht verständlich, dass der Boss es vorzieht, nur ein kur-
zes ,,R" zu notieren, um Ihnen den Wunsch persönlich zu
erläutern?

Dass der Vorgang bis zur Rücksprachegelegenheit sozu-
sagen ,,auf Eis gelegt" ist und Sie nicht daran weiter-
arbeiten können, das berücksichtigt er natürlich nicht.

Die folgende Empfehlung schafft Abhilfe. Damit Ihr
Chef neben dem ,,R" für Rücksprache und ,,WV" für
Wiedervorlage noch andere Varianten hat, sich Ihnen ein-
fach, kurz und präzise mitzuteilen, können Sie nun eine
Kürzel-Liste anlegen. Hier einige Vorschläge:

010

A Ablage

Af Absage formulieren

B Brief entwerfen

Fb Flug buchen

TTV Telefontermin vereinbaren

TVasap Termin vereinbaren so schnell wie möglich

TV Termin vereinbaren

TVe Termin vereinbaren extern (beim Gesprächspartner)

Zb Zug buchen

Zf Zusage formulieren

TVi Termin vereinbaren intern (bei uns)

Ta Termin absagen

Tipp 5: Fertigen Sie eine Erledigt-Liste
nach dem Urlaub an

Nach einem mehrwöchigen Urlaub oder einer längeren
Geschäftsreise kämpfen viele Chefs mit Unmengen von
Post. Kein Wunder, dass da der eine oder andere Vorge-
setzte demotiviert an die Arbeit geht.

Als Sekretärin können Sie Ihrem Chef den Wiederein-
stieg nach längerer Abwesenheit wesentlich erleichtern.

Treffen Sie mit ihm die Vereinbarung, dass Sie so viel
wie möglich während seiner Abwesenheit an einen Stell-
vertreter oder andere Mitarbeiter delegieren. Sie über-
wachen die delegierten Aufgaben, sodass Sie ihm nach
seiner Rückkehr Bericht erstatten können.

Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Legen Sie in
Ihrem PC eine Liste an, in der Sie alle anfallenden Pro-
jekte, Aufgaben sowie die Post, die während der Abwe-
senheit Ihres Chefs eingeht, verwalten. Notieren Sie
darin, worum es sich handelt und was Sie damit gemacht
haben.

Alles, was Sie nicht selbst erledigen oder weiterleiten
konnten, legen Sie Ihrem Chef nach seinem Urlaub vor.
Vorgänge, die Ihren Chef interessieren, kann er sich nach
Durchsicht der Liste von Ihnen entweder vorlegen oder
noch einmal erläutern lassen.

Tipp 6: Bringen Sie Anrufer dazu, mit Ihnen
zu sprechen

Einige Anrufer machen es einem wirklich schwer. Sie
möchten unbedingt den Chef sprechen. Dabei ist es Ihre
Aufgabe, so viele Anrufe wie möglich selbst zu beant-
worten, statt sie zum Chef durchzustellen.

Mit ,,Worum geht es?" versuchen die Sekretärinnen die-
ser Welt, ein paar dürftige Informationen aus den Anru-
fern herauszubekommen. Leider lautet die Antwort auf
diese Frage häufig ,,Es ist privat" oder ,,Das müsste ich
mit ihm selbst besprechen". Da wird die Chefentlas-
tungskompetenz einer jeden Sekretärin auf eine harte
Probe gestellt.

Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Mit kleinen Vari-
anten in der Formulierung wirken Sie am Telefon kom-

petenter und bekommen aus Ihren Anrufern ohne langes
Hin und Her sofort heraus, worum es geht. Sie werden
sehen, Sie können Ihrem Chef so ab sofort noch mehr
Arbeit abnehmen.

Erläuterung: Bei ,,Worum geht es?", fühlt sich der An-
rufende kontrolliert und rückt nur ungern mit der Infor-
mation heraus. Formulieren Sie es deshalb etwas freund-
licher, das erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Sie über-
haupt etwas erfahren.

Beachten Sie: Die schönste Frage nutzt ohne Lächeln
reichlich wenig. Seien Sie so freundlich wie möglich,
wenn Sie den Anrufer nach seinem Anliegen fragen. Das
unterstützt Ihre Souveränität.

Erläuterung: ,,Das können ..." hört sich nicht wirklich
so an, als seien Sie die richtige Ansprechpartnerin. Wenn
Sie es sind, dann formulieren Sie es so.

So nicht:

,,Worum geht es?"

Besser so:

,,Sagen Sie mir gerade, worum
es sich handelt?"

So nicht:

,,Das können Sie auch mit mir
besprechen."

Besser so:

,,Da bin ich Ihre richtige An-
sprechpartnerin."

So nicht:

,,Kann ich Ihnen weiterhelfen?"

Besser so:

,,Was kann ich für Sie tun?"

Erläuterung: Bei ,,Kann ich Ihnen weiterhelfen?" liest
der Gesprächspartner zwischen den Zeilen, dass Sie sich
selbst nicht ganz sicher sind, ob Sie behilflich sein kön-
nen. Die anderen Formulierungen drücken mehr Selbst-
sicherheit aus. Außerdem lassen Sie dem Anrufer von der
Fragestellung her kaum Spielraum bei der Antwort er
wird geradezu davon überzeugt, dass es richtig ist, mit
Ihnen zu sprechen.

Tipp 7: Organisieren Sie die Mails Ihres Chefs

Wie viele Mails erhält Ihr Chef täglich? Zu viele, als dass
er sie selbst alle bearbeiten sollte. Voraussetzung für eine
gelungene Chefentlastung in Sachen E-Mails ist natür-
lich, dass Sie Zugriff auf sein Postfach haben.

So managen Sie seine E-Mails:

1. Sichten und bearbeiten Sie seine E-Mails so weit wie

möglich.

2. Was Sie bearbeitet haben und was erledigt ist, schie-

ben Sie in einen separaten Ordner, den Sie ,,Erledigt"
nennen. Dann kann Ihr Chef, wenn er das Verlangen
hat, immer mal wieder reinsehen, was Sie alles für ihn
erledigt haben. So ist auch er auf dem Laufenden.

3. Setzen Sie die erledigten E-Mails für ihn auf ,,gele-

sen". So weiß er immer, wenn er nachschaut, was er
sich schon angeschaut hat.

4. Was Sie nicht bearbeiten können, haben Sie zumin-

dest gelesen und sind somit informiert. Setzen Sie
diese E-Mails für ihn auf ,,ungelesen", damit er sie
nicht übersieht. Die unbearbeiteten bleiben in seinem
Postfach. Lassen Sie seinen Rechner so einrichten,
dass Sie automatisch Kopien seiner versandten
E-Mails erhalten.

So sind Sie super informiert, und Ihr Chef ist topentlastet!

Mehr darüber lesen Sie in Ihrem Sekretärinnen-Handbuch ...