DIN 5008, Zusatztipps von A Z

DIN 5008, Zusatztipps von A bis Z

Fragen, auf die die DIN 5008
keine Antworten gibt

Wenn es knifflig wird, liefert die DIN 5008 keine Antwort. In diesem
Beitrag finden Sie Antworten auf viele Zweifelsfragen rund um die
DIN 5008, damit Sie Ihre Korrespondenz sicher, korrekt und effektiv
erledigen können.

Die Autorin, Claudia Hovermann, ist die Chefredakteurin des
Sekretärinnen-Handbuchs und des SekretärinnenBriefeManagers.
Sie ist eine der gefragtesten Sekretärinnen-Trainerinnen Deutsch-
lands und schult jedes Jahr viele Sekretärinnen und Assistentin-
nen. Die Korrespondenz ist eines ihrer Spezialthemen.

Die DIN 5008 lässt uns im Stich

Von der DIN 5008 erwartet man ,,eigentlich" Rundum-
Hilfe für die tägliche Korrespondenz. Doch das ist zu viel
verlangt. Die DIN 5008 die Schreib- und Gestaltungs-
regeln für die Textverarbeitung gibt Empfehlungen, wie
ein Text formal dargestellt werden soll, damit er mög-
lichst übersichtlich ist. Mehr nicht. Stilistische Empfeh-
lungen können wir von der DIN nicht erwarten.

Doch auch in formalen Fragen lässt sie uns manchmal
hilflos zurück. Das heißt: Wenn es wirklich schwierig
wird, wenn spezielle Fragen zur Gestaltung eines Textes
oder der Positionierung verschiedener Angaben auftau-
chen, lässt die DIN uns Anwender sozusagen im Stich.

Wo positioniere ich das Datum, wenn die DIN-Empfeh-
lung nicht zur Gestaltung des Briefbogens passt, oder
wohin setze ich in einem Schreiben den Dateivermerk?

Um die Beantwortung solcher und ähnlicher Fragen geht
es in diesem Beitrag. Die Antworten beruhen sowohl auf
Erfahrungen, die sich in der Praxis bewährt haben, als
auch auf Umgangsform-Empfehlungen.

Anrede von mehreren Personen im selben Brief

Die DIN 5008 äußert sich nicht zur Gestaltung der Anre-
de. Sie gibt nur eine Empfehlung, wo sie platziert wird.

In der DIN finden sich Beispiele für die Anrede einer
Person. Wie jedoch reden Sie mehrere Personen an?

Wen nennen Sie zuerst, schreiben Sie die Namen in eine

Zwei Namen in eine Zeile?

Wenn Sie zwei Personen gleichzeitig anschreiben, stellt
sich die Frage, ob die beiden Anreden in eine Zeile oder
in zwei Zeilen geschrieben werden.

Das empfiehlt das Sekretärinnen-Handbuch: Wenn die
beiden Angesprochenen einen relativ kurzen Namen ha-
ben, schreiben Sie die Anreden in eine Zeile:

Sehr geehrter Herr Richter, sehr geehrter Herr Schröder,

Kurze Namen in eine Zeile

Bei längeren Namen oder Doppelnamen empfiehlt es
sich, für die zweite Anrede eine zweite Zeile zu verwen-
den.

Sehr geehrter Herr Obermeyer-Bucholzhagen,
sehr geehrter Herr Richtlingshof-Burmester,

Längere Namen in zwei Zeilen

Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Reden Sie drei
Personen in einem Brief an, verwenden Sie am besten
für jede Anrede eine Zeile.

Ein Brief an drei Personen und mehr

Geht die Zahl der Angesprochenen über drei hinaus,
sollten Sie überlegen, ob Sie nicht jeder Person einen
eigenen Brief schicken, statt alle mit einem Brief anzu-
schreiben.

Im Verteiler können Sie für den Empfänger deutlich ma-
chen, wer das Schreiben außer ihm ebenfalls erhalten hat.

Anrede von Mann und Frau wen nennen Sie zuerst?

Im Privaten gilt: Wenn Sie einen Herrn und eine Dame
anreden, dann nennen Sie die Dame zuerst.

Im Geschäftsleben gilt: Das Geschlecht der Empfänger
spielt für die Reihenfolge der Anrede keine Rolle. Hier
zählt nur die Hierarchie. Die in der Hierarchie oben ste-
hende Person wird zuerst angeredet.

Befinden sich die Frau und der Mann auf der gleichen
hierarchischen Ebene, wird die Dame zuerst angeredet.

Anrede von ausschließlich Herren

Die Anrede ,,Sehr geehrte Herren" klingt distanziert und
vermittelt etwas ungewollt Antiquiertes. Ein ,,Hochach-
tungsvoll" scheint in Verbindung mit dieser Anrede obli-
gatorisch zu sein so altmodisch wirkt diese Anrede.

Das Sekretärinnen-Handbuch empfiehlt: Auch wenn Sie

sicher sind, dass Sie einen ausschließlich aus
Männern bestehenden Kreis anschreiben, lassen Sie
die Finger davon. Vielleicht gibt es eine Sekretärin,
eine weibliche Vertretung oder ... wer weiß. Sich im
Geschäftlichen in der Anrede ausschließlich an Män-
ner zu wenden ist nicht zeitgemäß.

Schreiben Sie lieber ,,Sehr geehrte Damen und Herren".

Anrede von Titelträgern

Bei der Korrespondenz mit Personen, die einen akademi-
schen, kirchlichen oder Adelstitel tragen, stellt sich oft
die Frage: Wie rede ich diese Personen korrekt an?

004

Es gilt: Lieber einen Titel zu viel als zu wenig. Dabei
besteht aber die Gefahr, umständlich oder zu unterwürfig
zu wirken. Deshalb haben wir hier die häufigsten Anre-
den für Sie zusammengestellt.

1 Doktortitel

Sehr geehrte Frau Dr. Werner,

2 Doktortitel

Ebenfalls: Sehr geehrte Frau Dr. Werner,

Sie reden die Dame mit nur einem Doktortitel an.

Beachten Sie: Nur in der Anschrift tauchen beide Dok-
tortitel auf.

Professoren- und Doktortitel

Sehr geehrter Herr Professor Winter,
Sehr geehrte Frau Professor Schneider,
Sehr geehrte Frau Professorin Kurz,

Beachten Sie:

Der ,,Professor" wird laut DIN in der Anschrift ab-
gekürzt. Das Sekretärinnen-Handbuch empfiehlt, den
,,Professor" auch in der Anschrift aus Höflichkeit
auszuschreiben.

Wenn jemand einen Professoren- und einen Doktor-
titel trägt, tauchen beide zwar in der Anschrift, nicht
aber in der Anrede auf. In der Anrede fällt der Doktor-
titel zugunsten des Professorentitels weg.

Einen weiblichen Professor können Sie entweder mit
,,Frau Professor xy" oder mit ,,Frau Professorin xy"
anreden.

005

Schreiben Sie nicht ,,Sehr geehrter Professor Müller,".
Richtig ist: ,,Sehr geehrter Herr Professor Müller,".
Das ,,Herr" ist obligatorisch. Sie dürfen nicht darauf
verzichten.

Adelstitel

Einen ,,Paul Graf von Richtershagen" schreiben Sie so
korrekt an:

Herrn
Paul Graf von Richtershagen

Sehr geehrter Herr Graf von Richtershagen,

Adelstitel und Doktor und/oder Professor

Schwierig wird es, wenn jemand zu seinem Doktortitel
auch noch adlig ist.

So funktioniert's:

Sollte der Graf über einen Doktortitel verfügen, dann
wird er mit seinem Doktortitel angeschrieben:

Herrn
Dr. Paul Graf von Richtershagen

Sehr geehrter Dr. Paul Graf von Richtershagen,

Über die in den Beispielen genannten hinaus gibt es noch
jede Menge anderer Anreden und Anredenkombinatio-
nen. Hinzu kommt, dass viele Adelige keinen Wert oder
,,übersteigerten" Wert auf die Nennung ihres Adelstitels
legen.

006

Das Sekretärinnen-Handbuch empfiehlt: Rufen Sie
in heiklen Situationen deshalb lieber im Büro des Be-
troffenen an und erkundigen sich, wie er oder sie gern
angeschrieben würde.

Betreffzeile

Darf sich die Betreffzeile über zwei Zeilen erstrecken?
Ja, das darf sie warum nicht?

Vermeiden Sie aber bitte diese altertümliche
Gestaltung:

Wohnhaus in der Eppler Straße
Hier: Wohnung 3b

So nicht

Das ,,Hier" erinnert sehr an Behördendeutsch. Rechtsan-
wälte mögen diese Form des Betreffs ebenfalls.

Eine zeitgemäße Betreffzeile über zwei Zeilen könnte so
aussehen:

Finanzierung Ihrer Eigentumswohnung
in der Beckumer Straße

So geht's

Blocksatz

Viele Sekretärinnen finden, dass ein im Blocksatz ge-
schriebener Text schöner aussieht als ein im Flattersatz
geschriebener. Gerade bei besonderen Briefen, wie zum
Beispiel Gratulationsschreiben wird gern der Blocksatz
verwendet.

Das Sekretärinnen-Handbuch empfiehlt: Verwenden
Sie in Ihrer Korrespondenz nie den Blocksatz. Er ist
den Printmedien vorbehalten und eignet sich eher für
Bücher und Zeitungen als für Ihre tägliche Korrespon-
denz.

Der Grund: Ein Blocksatz ist durch sein einheitliches
Schriftbild wesentlich schlechter zu lesen als der Flatter-
satz. Das Auge hat beim Flattersatz viel mehr zu tun,
sprich: viel mehr Anhaltspunkte, an denen es sich festhal-
ten kann. Beim Blocksatz hingegen rutscht das Auge an
Ihrem Text nur so runter. Und Sie möchten doch, dass
Ihre Texte gelesen werden, oder? Dann verwenden Sie ab
sofort wieder Flattersatz für Ihre tägliche Korrespon-
denz! Denn was schön aussieht, muss nicht immer prak-
tisch sein.

Dateivermerk

In einigen Firmen oder Sekretariaten ist es üblich, auf
dem Briefbogen mit anzugeben, wo ein Dokument ge-
speichert wurde. So ist es immer ruck, zuck wiederzufin-
den.

Auch Ihre Vertretung bei Krankheit oder Urlaub würde
den Brief schnell finden, falls sie ihn überarbeiten oder
ein ähnliches Schreiben an eine andere Person ver-
schicken muss.

Wohin mit dem Dateivermerk?

Am sinnvollsten ist es, Sie setzen den Dateinamen an das
Ende der jeweiligen Seite, entweder an den linken oder
rechten Rand. Verwenden Sie eine kleinere Schrift, zum
Beispiel 8 Punkt. So fällt der Dateivermerk am wenigsten
auf.

Weniger schön, aber auch möglich: Sie platzieren den
Dateivermerk hinter das Diktatzeichen.

ph-cd/C:\Sek-5-2005\DIN5008.doc

So fügen Sie den Dateivermerk ein:

Setzen Sie den Coursor an die Stelle, an der der Dateiver-
merk eingefügt werden soll.

1. Wählen Sie im Menü EINFÜGEN den Befehl FELD.

2. Klicken Sie unter ,,Bitte ein Feld auswählen" auf die

Kategorie DOKUMENTINFORMATIONEN.

3. Im Feld ,,Feldname" markieren Sie bitte das Wort

FILE NAME.

4. Danach klicken Sie das Feld FELDFUNKTIONEN an.

5. Danach gehen Sie bitte auf OPTIONEN.

6. Wechseln Sie in die Registerkarte SPEZIFISCHE SCHALTER.

7. Klicken Sie den Schalter \p an und danach das Feld

HINZUFÜGEN.

8. Bestätigen Sie 2 x mit OK.

9. WinWord fügt nun den kompletten Pfad der Datei an

der aktuellen Cursorposition ein.

Diktatzeichen

Die DIN regelt die Schreibweise des Diktatzeichens
nicht eindeutig. Sie gibt lediglich Beispiele zur Schreib-
weise. Deshalb hier alle Empfehlungen die der DIN
und die des Sekretärinnen-Handbuchs auf einen Blick.

Diktatzeichen werden in Kleinbuchstaben geschrie-
ben: ch-de
Der Verfasser/Autor wird zuerst genannt.

Mehrere Verfasser werden durch einen Schrägstrich
von einander getrennt: ch/dl-de

Die DIN gibt nur Beispiele für zweistellige Diktatzei-
chen. Es spräche aber nichts dagegen, auch dreistellige
zu verwenden: jom-fre.

Platzieren Sie das Diktatzeichen hinter dem Datum
oder unterhalb des Datums.

Verkleinern Sie nicht die Schriftgröße. Das sähe nicht
gut aus.

So sieht das Diktatzeichen aus:

Diktierender = Chef, Sekretärin = Schreibende,
Vorstand = Unterschreibender

Häufig entsteht die Konstellation, dass der Chef ein
Schreiben aufsetzt, die Sekretärin es schreibt und der Vor-
stand es unterschreibt. Dann endlich geht's in die Post.

Das korrekte Diktatzeichen sähe dann so aus:

Chef-Sekretärin, also ch-de

Das Kürzel des Vorstands taucht im Diktatzeichen nicht
auf. Er hat weder diktiert noch geschrieben. Sollte er
es mit verfasst, also Änderungen vorgenommen haben,
dann sähe das Diktatzeichen so aus:

Vorstand/Chef-Sekretärin, also: rt/ch-de

E-Mail-Adressen

Ohne E-Mail geht in den meisten Büros nichts mehr. Das
bedeutet, dass Sie Ihre E-Mail-Adresse bei Ihrer Korres-
pondenz mit angeben.

010

Auf vielen Briefbögen ist die E-Mail-Adresse schon in
den Fußzeilen mit eingedruckt. Ist dies bei Ihnen nicht
der Fall oder möchten Sie zusätzlich Ihre eigene Firmen-
E-Mail-Adresse angeben, sollte dies so aussehen:

E-Mail: claudia.hovermann@hovermann.de

Die korrekte Schreibweise ist laut Duden und DIN 5008
,,E-Mail".

Wohin mit der E-Mail-Adresse?

Die Platzierung der E-Mail-Adresse ist sehr einfach,
wenn Sie statt mit der veralteten Bezugszeichenzeile mit
dem zeitgemäßen Informationsblock arbeiten.

Hier ein Ausschnitt aus einem Informationsblock. Wie
Sie wissen, ist der Block um Angaben wie ,,Ihre Zeichen"
und Ähnliches erweiterbar.

Name: Jutta Schröder
Telefon: 0211 12345-67
Fax: 0211 12345-68
E-Mail: jutta.schroeder@ttz.com

Datum: 12. Juni 20..

Platzierung der E-Mail-Adresse bei Briefen
mit Bezugszeichenzeile

Sieht Ihr Briefbogen eine Bezugszeichenzeile vor, kön-
nen Sie nur hoffen, dass der Platz für die E-Mail-Adresse
vorgesehen ist. Falls nicht, müssen Sie improvisieren.
Denn: Ein Brief ohne Angabe der E-Mail-Adresse ist
schlichtweg veraltet.

Eine präzise Empfehlung ist schwierig, da jeder Briefbo-
gen unterschiedlich gestaltet ist. Entweder schreiben Sie
sie in den Text, wenn es passt; oder Sie ergänzen sie in
der Bezugszeichenzeile unterhalb Ihrer Telefonnummer.

E-Mails

Gelten die DIN-Empfehlungen auch für E-Mails? Ja und
nein. Nein deshalb, weil sie sich nicht übertragen lassen,
was an der ,,formlosen" Form von E-Mails liegt. Aber
Empfehlungen wie die Gliederung von Telefonnummern
oder die korrekte Anrede sind übertragbare Empfehlun-
gen, die Sinn machen.

Das Sekretärinnen-Handbuch empfiehlt: Vergessen
Sie nie, dass auch eine E-Mail Korrespondenz ist.
Berücksichtigen Sie deshalb immer sinnvolle Empfeh-
lungen für Ihren E-Mail-Schriftverkehr. Denn Ihre
Mails sollen zeitgemäß und verständlich sein.

1. Beachten Sie die neue deutsche Rechtschreibung.

E-Mails, in denen beispielsweise alles klein geschrie-
ben ist, sind unhöflich, stillos und somit einfach
schlecht.

2. Verzichten Sie auf Abkürzungen. ,,Herzl. Grüße" oder

,,Mfg" sind schlechter Stil.

3. Beginnen Sie immer mit einem Gruß und ,,verab-

schieden" Sie sich.

Englische Korrespondenz

Gilt die DIN 5008 auch für Korrespondenz mit dem Aus-
land? Briefe ins englischsprachige Ausland sind ganz
anders aufgebaut als deutsche Briefe. Halten Sie sich da
lieber an die Empfehlungen der englischen Handels-
korrespondenz.

Aber: Schreiben Sie die Adresse laut DIN. Denn Ihr
Brief muss schließlich erst einmal ordnungsgemäß aus
Deutschland heraustransportiert werden.

1. Beachten Sie die Empfehlungen für die Vermerk- und

Adresszone.

2. Verwenden Sie keine Abkürzungen für Länder.

3. Schreiben Sie den Bestimmungsort und das Land in

Versalien.

4. Schreiben Sie das Land in deutscher Sprache und den

Ort in der Landessprache.

5. Lassen Sie keine Leerzeilen in der Adresse.

Faxnachrichten Formales

Die DIN 5008 gibt generell keine Empfehlung zur Ge-
staltung von Faxnachrichten.

Unsere Empfehlungen, worauf Sie beim Versand von
Nachrichten auf Faxformularen achten sollten:

Behalten Sie die Empfehlungen für die Schreibweise
von Datum, Uhrzeit und Zahlen bei.
Bleiben Sie bei der 12-Punkt-Schrift. Größere Schrif-
ten füllen mehr Papier und benötigen eine längere
Übertragungszeit.

Die Abkürzung ,,MfG" ist auch auf Faxen unhöflich.
Obwohl Sie den Empfänger des Faxes im Formular-
kopf angeben, sollten Sie nicht auf die Anrede wie
zum Beispiel ,,Sehr geehrte Frau Müller" verzichten.

Wenn Sie aus dem Computer faxen, ergänzen Sie
direkt unterhalb Ihres Namens:

,,Computerfax, deshalb nicht unterschrieben."

Dieser Zusatz entfällt natürlich, wenn Sie Ihre Unter-
schrift eingescannt haben.

Vermeiden Sie aufwändige Logos und Graustufen.
Das alles verlängert die Übertragungszeit.

Firmenname im Unterschriftenblock

Der Firmenname ist, wenn Sie für Ihr Unternehmen
einen Brief aufsetzen und versenden, fester Bestandteil
des Unterschriftenblocks auch beim Fax!

Freundliche Grüße

Bertram GmbH

Susanne Sommerlich

Beachten Sie: Zum Firmennamen gehört korrekterweise
die Angabe der Unternehmensform, zum Beispiel
,,GmbH" oder ,,AG".

Herr oder Herrn?

Schreibt man in der Anschrift ,,Herrn Klaus Müller",
oder reicht ,,Herr Klaus Müller"?

Richtig ist ,,Herrn". Das ,,n" ist obligatorisch. Es handelt
sich um einen Akkusativ (an wen schicke ich?), deshalb
muss das ,,n" angehängt werden.

Ist ,,Herr" oder ,,Frau" ein Muss?

Denkbar ist auch, dass Sie auf den ,,Herrn" oder die
,,Frau" in der Anschrift verzichten. Aus den meisten Vor-
namen ist schließlich zu erkennen, ob es sich um einen
Herrn oder eine Dame handelt.

014

Um aber sicherzugehen, dass Sie niemandem auf die
Füße treten, empfehlen wir dennoch nicht auf ,,Frau"
oder ,,Herrn" zu verzichten.

Ausnahme: Sie kommunizieren mit jemandem aus einer
jungen, aufgeschlossenen Zielgruppe.

Informationsblock

Muss man unbedingt den Informationsblock verwenden?
Nein, er ist kein Muss. Aber der Informationsblock ist die
zeitgemäße Alternative für die Bezugszeichenzeile.

Die Bezugszeichenzeile gilt als antiquiert. Wenn Sie Ein-
fluss auf die Gestaltung des Firmenbriefbogens haben,
geben Sie dies unbedingt zu bedenken, beziehungsweise
veranlassen Sie, dass der Infoblock die Bezugszeichen-
zeile ersetzt.

Nach Diktat verreist

Jeder Brief mit Außenwirkung muss mit einer Unter-
schriftsvollmacht unterzeichnet sein. Also entweder ,,i.
A.", ,,i. V." oder ,,ppa.".

Ist eine dieser Vollmachten nicht vorhanden, kann der
Unterzeichner nur der Geschäftsführer oder der Vorstand
sein.

Deshalb ist für Sekretärinnen, die nicht über eine Unter-
schriftsvollmacht wie zum Beispiel ,,i. A." verfügen,
,,nach Diktat verreist" häufig die einzige Möglichkeit,
einen Brief in Abwesenheit ihres Chefs zu unterzeichnen.
Ergänzt werden müsste dieser Zusatz um die Formulie-
rung ,,für die Richtigkeit", wenn Sie nicht über eine
Unterschriftsvollmacht verfügen.

015

Doch diese Regelung ist auf gar keinen Fall empfehlens-
wert, da kaum jemand diese Abkürzung kennt und sie
sehr altmodisch wirkt.

Finger weg von ,,nach Diktat verreist"

Aber auch der Zusatz ,,nach Diktat verreist" ist keine
empfehlenswerte Art zu unterschreiben. Ein solcher
Brief wirkt unpersönlich. Der Verfasser hat es nicht ein-
mal für nötig gehalten, selbst zu unterschreiben. Warum
nicht? Das könnte sich der Empfänger fragen zu recht.

Außerdem: Taucht häufiger ein ,,nach Diktat verreist"
auf, könnte man sich ebenfalls fragen, wann der Betref-
fende überhaupt einmal in seinem Büro ist.

Sie sollten über eine Unterschriftsvollmacht verfügen

Die eleganteste Lösung und der schönste Ersatz für diese
umständliche Formulierung ist das ,,i. A.", das jeder
Chef/jedes Unternehmen einer Sekretärin geben sollte.
Denn nur so wird deutlich, dass die Sekretärin nicht nur
Platzhalterin, sondern verantwortungsvolle Mitarbeiterin
und damit kompetente Ansprechpartnerin ist.

Das Sekretärinnen-Handbuch empfiehlt: Wie Sie es
auch drehen und wenden, ,,nach Diktat verreist" hat in
einer empfängerorientierten, zeitgemäßen Korrespon-
denz nichts zu suchen. Verzichten Sie, wenn irgendwie
möglich, auf diese Formulierung.

Falls es gar nicht anders geht

Sollte es dennoch, aus welchen Gründen auch immer
nicht möglich sein, dass der Verfasser selbst unter-
schreibt, empfehlen wir:

Freundliche Grüße aus Bayreuth

Michels GmbH
Klaus-Dieter Wichtig

Mechthild Grundig

Daraus geht hervor, dass Klaus-Dieter Wichtig den Brief
geschrieben/diktiert hat; und die Sekretärin hat in seiner
Abwesenheit für ihn unterschrieben.

Bei ausländischen Geschäftspartnern muss
der Chef unterschreiben

Beachten Sie: In der Korrespondenz mit ausländischen
Geschäftspartnern gilt das Nicht-eigenhändige-Unter-
schreiben als große Rüpelhaftigkeit! Für die englisch-
sprachige Korrespondenz gibt es deshalb auch keine
Übersetzung für ,,nach Diktat verreist".

Punkt nach Abkürzung

Wenn eine Abkürzung am Ende eines Satzes steht, folgt
dann ein zusätzlicher Punkt? Nein. Ein Punkt, und zwar
der für die Abkürzung, reicht.

Das Unternehmen investierte 3 Mio.

017

Schriftart

Die offizielle DIN-Empfehlung lautet: Verwenden Sie
keine ausgefallene Schriftart, wie zum Beispiel Schreib-
schrift.

Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Times New Ro-
man ist eine Serifenschrift, besonders gut lesbar und
empfehlenswert für Ihren allgemeinen Schriftverkehr.

Schriftgröße

Die offizielle DIN-Empfehlung lautet: Verwenden Sie
keine Schrift kleiner als 10-Punkt. Für das Anschriften-
feld erlaubt die DIN auch 8 Punkt, falls Ihnen der zur
Verfügung stehende Platz nicht ausreicht. Allerdings
sollten Sie dann eine serifenlose Schrift, wie zum Bei-
spiel Arial oder Helvetica, benutzen.

Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Machen Sie es
nicht kompliziert, wenn es nicht unbedingt sein muss:
12-Punkt-Schrift ist eine empfehlenswerte Größe.

Vergrößern Sie die Schrift nicht

Geraten Sie nicht in Versuchung, bei kurzen Texten auf
13 oder 14 Punkt umzusteigen, es sei denn, der gestalteri-
sche Aspekt, wie etwa bei Einladungen, steht im Vorder-
grund.

Sollte der Fall eintreten, dass sich Ihr Briefbogen füllt und
Sie möglicherweise nur wegen der Grußformel eine zwei-
te Seite beginnen müssten, verwenden Sie ausnahmswei-
se für den gesamten Text eine 11-Punkt-Schrift.

018

Steuernummer

Auf Rechnungen müssen seit geraumer Zeit sowohl eine
Rechnungsnummer als auch eine Steuernummer angege-
ben werden. Doch wohin damit?

Da sich die DIN 5008 dazu gar nicht äußert, empfiehlt
das Sekretärinnen-Handbuch, die Platzierung von der
Gestaltung Ihrer Rechnung abhängig zu machen.

Sie können die Steuernummer sowohl unterhalb des Da-
tums angeben als auch unterhalb der Bankverbindung,
falls diese gesondert aufgedruckt wird. Letztendlich soll-
ten Sie eine Lösung finden, die Sie optisch zufrieden
stellt und nicht zu viel Unruhe in das Layout bringt.

Die Steuernummer wird in der gleichen Schriftgröße an-
gegeben wie der übrige Text.

Unterschrift

Es finden sich in der aktuellen DIN 5008 wie auch in
den Vorgängerversionen keine Empfehlungen zur Ge-
staltung des Unterschriftenblocks.

Lediglich in den Musterbriefen der DIN könnte man aus
den Unterschriftenblöcken etwas ableiten. Doch die DIN
sagt, dass daraus keine allgemein gültigen Empfehlungen
abgeleitet werden dürfen.

Hinzu kommt, dass die Gestaltungsbeispiele nicht mit
den Empfehlungen des Sekretärinnen-Handbuchs über-
einstimmen.

Deshalb hat das Sekretärinnen-Handbuch die wichtigs-
ten Regeln und Empfehlungen noch einmal für Sie zu-
sammengestellt.

019

Unterschriftenkürzel per Hand

Orientiert man sich an den Musterbriefen der DIN (aus
denen keine allgemein gültigen Regeln abgeleitet werden
dürfen), werden die Unterschriftenkürzel mit dem PC ge-
schrieben. Das Sekretärinnen-Handbuch sagt, dass die
Unterschriftenkürzel, also ,,ppa.", ,,i. V." und ,,i. A." mit
der Hand geschrieben werden müssen.

Laut Handelsgesetzbuch wird ,,ppa."
mit der Hand geschrieben

Laut § 51 HGB hat der Prokurist ,,in der Weise zu zeich-
nen, dass er der Firma seinen Namen mit einem die Pro-
kura andeutenden Zusatz beifügt" (so im HGB). Dabei
handelt es sich um eine bloße Ordnungsvorschrift. Deren
Verletzung macht die Unterschrift nicht unwirksam.

Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Um rechtlich
immer auf Nummer sicher zu gehen, wird das ,,ppa"
immer mit der Hand vor die Unterschrift gesetzt. Und:
Übertragen Sie dies auch auf Ihr eigenes Vollmachts-
kürzel.

,,i. V." und ,,i. A." werden ebenfalls mit der
Hand geschrieben.

Verwechseln Sie ,,i. V." nicht mit ,,in Vertretung". Hier
bedeutet es ,,in Vollmacht".

Die wichtigsten Regeln für die korrekte
Unterschrift auf einen Blick

Unterschreiben zwei Personen einen Brief, steht der
Name der in der Hierarchie am höchsten stehenden
Person auf der linken Seite.

020

Zu einer vollständigen Unterschrift gehört immer der
computerschriftliche, ausgeschriebene Vorname, da-
mit der Empfänger weiß, ob er Post von einer Dame
oder einem Herrn erhält. Die Unterschrift selbst muss
nicht unter Angabe des Vornamens geleistet werden
auch nicht mit der Abkürzung des ersten Buchstabens
des Vornamens.

Es macht keinen Sinn, bei der Wiederholung des Na-
mens mit dem PC nur den ersten Buchstaben Ihres
Vornamens zu nennen. Der ausgeschriebene Vorname
ist ein Muss.

Besonders stillos ist es, mit ,,Fr. Schröder" zu zeich-
nen, wobei ,,Fr." wohl für ,,Frau" stehen soll.
Ergänzungen unterhalb der Unterschrift, wie zum Bei-
spiel ,,Sekretariat", stehen weder in Klammern noch in
Gedankenstrichen. Es reicht die simple Angabe ,,Se-
kretariat".

Möglich ist auch zu schreiben:

Sekretariat Emil Meier
Geschäftsführer

Lassen Sie ausreichend Platz für Ihre Unterschrift oder
die Ihres Chefs. Wenn Sie relativ groß unterschreiben,
sollte genügend Platz vorhanden sein. Sie sind laut
DIN nicht mehr an die früher geltenden drei Leerzei-
len zwischen Firmierung und der Wiederholung des
Namens per PC gebunden.

Zwei Personen unterschreiben
Wo steht die Unterschrift der rechts
unterschreibenden Person?

Auch zu dieser Frage äußert sich die DIN 5008 nicht. Am
einfachsten ist es, Sie betätigen nach der links stehenden
Unterschrift zwei- bis dreimal die Tabtaste. Dann ist die
zweite Unterschrift so platziert, dass es gut aussieht. Vor-
aussetzung: Die Standardtabs sind aktiviert, und Sie ha-
ben keine anderen Abstände eingegeben.

021

Gehört ein Titel mit zur Unterschrift?

Titelträger unterschreiben nicht mit ihrem Titel. Der Titel
erscheint lediglich in der PC-Wiederholung des Namens.

Freundliche Grüße

Wikking GmbH

Dr. Hubert Walther

Verteiler

Gelegentlich ist es erforderlich, am Ende eines Schrei-
bens einen Verteiler aufzuführen. Außer den gestalteri-
schen Aspekten, die in der DIN geregelt sind, steht häufig
folgende Frage im Vordergrund:

In welcher Reihenfolge führt man die Damen und
Herren des Verteilers auf?

Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Entscheiden

Sie sich für eine rein alphabetische Reihenfolge auch
wenn der Vorstandsvorsitzende und eine Dame mit
zum Verteiler gehören. Das Alphabet entscheidet über
die Reihenfolge der aufgeführten Namen, weil das für
jeden Leser am übersichtlichsten ist.

Nennen Sie im Verteiler jeweils die Vor- und Zunamen.
Das wirkt persönlicher. Die alphabetische Reihenfolge
richtet sich nach dem Nachnamen.

022

Vertraulich

Vorsicht, Irrglaube: Um die Vertraulichkeit des Schrei-
bens deutlich zu machen, reicht es nicht, dass der Name
des Empfängers vor dem Firmennamen genannt wird. In
den meisten Unternehmen ist der Irrglaube verbreitet, es
reiche, wenn der Name des Angeschriebenen zuerst stün-
de. Das ist falsch!

Sollte es in einigen Firmen dennoch so gehandhabt wer-
den, dass Briefe, in denen die Firma erst an zweiter Stelle
genannt wird, nur vom namentlich genannten geöffnet
werden dürfen, so handelt es sich hierbei um firmeninter-
ne Regelungen.

Die Ergänzung ,,Persönlich" oder ,,Vertraulich" ist erfor-
derlich, wenn Sie sichergehen möchten, dass nur der na-
mentlich genannte Empfänger den Brief öffnet.

Deshalb:

Vertraulich
Frau
Rosemarie Beyer
Reinhold GmbH
Merowinger Straße 12
97765 Nürnberg

Jetzt sollte nur Frau Beyer den Brief öffnen.

Vorab per Fax

In der neuen DIN gibt es einen Musterbrief, in dem diese
Thematik aufgegriffen wurde. Und tatsächlich steht
,,Vorab per Fax: 08821 52780" in der dritten Zeile des
Anschriftenfelds. Der Vermerk wird also behandelt wie

ein Versendungsvermerk. Aus Sicht des Sekretärinnen-
Handbuchs ist dies kein Versendungsvermerk. Deshalb
hat diese Angabe unserer Meinung nach da nichts zu su-
chen.

Das Sekretärinnen-Handbuch empfiehlt: Platzieren
Sie den ,,Vermerk" mit zwei Leerzeilen Abstand zum
Anschriftenfeld, sodass er beim Briefversand nicht
durch das Fensterkuvert zu sehen ist.

Info über die Anzahl der gefaxten Seiten

Geben Sie immer an, wie viele Seiten Sie versenden, da-
mit der Empfänger kontrollieren kann, ob er alle erhalten
hat. Positionieren Sie die Angabe der Seitenanzahl am
besten so:

Vorab per Fax: 08821 52780 3 Seiten.

Bitte schreiben Sie außerdem die entsprechende Fax-
nummer dazu, damit nachzuvollziehen ist, an welche
Nummer das Schreiben geschickt wurde.

zu Händen

Ob ,,z. H." oder das längst überholte ,,z. Hd." beide Ab-
kürzungen und auch das ausgeschriebene ,,zu Händen"
haben in der zeitgemäßen Korrespondenz nichts mehr zu
suchen.

Es handelt sich hierbei um unnötigen Ballast. Denn wenn
Sie den Vermerk ,,z. H." weglassen, erreicht Ihr Brief den
Empfänger trotzdem, oder?

Mehr darüber lesen Sie in Ihrem Sekretärinnen-Handbuch ...