Die Erhöhung einiger Pauschalen und die Umstellung
auf den Euro machen eine Aktualisierung dieses Bei-
trags erforderlich. Zusätzlich haben wir aktuelle Tipps
für Sie eingearbeitet.
Dieser Beitrag wurde durch ein Steuerberatungsbüro
aktualisiert.
Eine Reise zu organisieren ist eine Sache die andere Herausforderung besteht darin, alle angefallenen Reisekosten richtig abzurechnen. Damit Ihre Buchhaltung alles richtig verbuchen kann, sollten Sie die wichtigsten Regelungen rund um die Reisekosten kennen. Nur dann wissen Sie, welche Angaben und Unterlagen zur Reisekostenabrechnung gehören, und können sicherstellen, dass Ihr Chef (oder Sie selbst) alles erstattet bekommt.
Checken Sie zuerst die Unterlagen, um sicherzustellen, dass
nichts fehlt. Im Regelfall wissen Sie, welche Termine Ihr Chef
hatte und welche Aufwendungen dabei üblicherweise anfallen.
Sie können allerdings nicht jede Ausgabe vorhersehen. Es ist
daher besser, wenn Sie Ihren Chef so organisieren, dass es ihm
fast unmöglich ist, Ihnen Belege und Unterlagen vorzuenthalten. Es reicht nicht aus, ihn immer wieder darauf hinzuweisen,
was Sie alles benötigen. Hin und wieder vergisst er es doch
und zaubert Ihnen noch nach Tagen einen Beleg aus der Brieftasche.
Geben Sie Ihrem Chef auf jede Reise einen Umschlag mit, am besten im DIN-A5-Format. Hierin soll er alle Belege sammeln. Er wird sich schnell daran gewöhnen, dass alle Belege in den Umschlag gehören. Für seine Reisekostenabrechnung benötigen Sie allerdings noch weitere Informationen. Kleben Sie einfach ein Formular nach dem folgenden Muster auf den Umschlag. Hier kann Ihr Chef dann alle Daten eintragen, die Sie für die Reisekostenabrechnung benötigen.
Geschäfts-/Dienstreise vom 22.4.20..bis23.4.20..| Anlass/Grund der Reise: Planung Personaleinsatz im Werk München | |||
| Vorschuss Euro . / . | |||
| Reiseübersicht: | |||
| Tag | Antritt (Uhrzeit) | Ende (Uhrzeit) | Besuchte Orte |
| 1. | 11:30 | 19:25 | Niederlassung München |
| Ausgaben ohne Beleg: | |||
| 1. Datum: 22.4. | Betrag: 2 € | Grund: Gepäckaufbewahrung | |
| 2. Datum: | Betrag: | Grund: | |
| 3. Datum: | Betrag: | Grund: | |
Wenn Ihr Chef vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und
regelmäßigen Betriebsstätte geschäftlich oder beruflich tätig
wird, unternimmt er eine Geschäftsreise.
Er kann die Fahrtkosten voll abziehen sowie Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten geltend machen.
Aber nicht jede Fahrt, die er unternimmt, ist eine Geschäftsreise. Es gibt auch geschäftliche Fahrten, bei denen nur die
Fahrtkosten zu 100 Prozent steuerlich abziehbar sind (Urteil
des Bundesfinanzhofs vom 16. Februar 1994, Az: XI R 52/91).
Beachten Sie: Zwischen Geschäftsreisen und anderen geschäftlichen Fahrten, zum Beispiel zwischen mehreren Betriebsstätten, brauchen Sie aber nur dann zu unterscheiden,
wenn Ihr Chef mindestens acht Stunden am Tag unterwegs ist.
Denn diese Zeit muss er mindestens abwesend sein, um überhaupt Verpflegungsmehraufwand geltend machen zu können.
Ihr Chef unternimmt immer dann eine Geschäftsreise, wenn er
sich von seiner regelmäßigen Arbeitsstätte bzw. Betriebsstätte
entfernt. Es spielt keine Rolle, ob er sich nur 1 km oder 100 km
entfernt. Auf die Entfernung kommt es also nicht an.
Bei Fahrten zwischen mehreren Betriebsstätten oder zu Filialbetrieben handelt es sich in der Regel nicht um Geschäftsreisen. Steuerlich müssen Sie die folgenden Fälle unterscheiden:
Sie können von untereinander gleichberechtigten Betriebsstätten ausgehen, wenn Ihr Chef in beiden Betriebsstätten einen
wesentlichen Teil seiner Arbeitsleistung erbringt.
Er hat dann zwei regelmäßige Arbeitsstätten. Fährt er zwischen diesen Arbeitsstätten hin und her, unternimmt er keine
Geschäftsreise. Er bewegt sich quasi innerhalb des Unternehmens. Die Entfernung spielt keine Rolle.
Ein Architekt hat ein Büro in Bremen und ein weiteres Büro
in Dresden. Die Fahrten zwischen beiden Betriebsstätten
sind keine Geschäftsreisen.
Ergebnis: Er kann die Fahrtkosten von Betrieb zu Betrieb in
vollem Umfang abziehen. Allerdings kann er keine Mehraufwendungen für Verpflegung geltend machen.
Ihr Chef unternimmt eine Geschäftsreise, wenn er nur gelegentlich zur Filiale fährt. Ob es sich um eine Filiale oder um
eine zweite regelmäßige Arbeitsstätte handelt, hängt wesentlich davon ab, wie lange und wie oft er sich dort aufhält.
Wenn er gelegentlich nach dem Rechten schaut (zum Beispiel
einmal im Monat), ist die auswärtige Betriebsstätte als Filiale
anzusehen. Er kann dann die Fahrtkosten in vollem Umfang
und bei einer Abwesenheitsdauer von mindestens acht Stunden
auch Verpflegungsmehraufwendungen geltend machen.
Keine Dienstreise sind dagegen Fahrten zwischen
Seit dem 1. Januar 2004 sind für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb unabhängig vom benutzten Verkehrsmittel 0,30€ pro Entfernungskilometer abzugsfähig.
Eine Fahrtätigkeit liegt bei Arbeitnehmern vor, die ihre Tätigkeit auf einem Fahrzeug ausüben. Das ist dann der Fall, wenn
Ihr Chef durchschnittlich weniger als 20 Prozent seiner vertraglichen Arbeitszeit außerhalb des Fahrzeugs tätig ist (zum
Beispiel Taxifahrer).
Bei einer so genannten Fahrtätigkeit werden die Aufwendungen für die Wege zwischen Wohnung und Betrieb, Standort,
Fahrzeugdepot oder Einsatzstelle wie Aufwendungen für Wege zwischen Wohnung und Arbeitsstätte berechnet, wenn der
Einsatzort nicht ständig wechselt. Ausnahme: Bei ständig
wechselnden Einsatzorten werden die Fahrtkosten wie Fahrten
bei einer Einsatzwecheltätigkeit behandelt (siehe unten).
Eine Einsatzwechseltätigkeit liegt bei Arbeitnehmern vor, die
bei ihrer individuellen beruflichen Tätigkeit typischerweise
nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten eingesetzt werden. Eine Einsatztätigkeit üben zum Beispiel Bau- und Montagearbeiter regelmäßig aus.
Bei einer Einsatzwechseltätigkeit können die Fahrtkosten
grundsätzlich nur als Reisekosten angesetzt werden, wenn die
Entfernung zwischen Wohnung und Betrieb mehr als 30 km
beträgt.
Bei einer umfangreichen Reisetätigkeit Ihres Chefs, wie zum Beispiel bei Handels- oder Versicherungsvertretungen, handelt es sich regelmäßig um Geschäftsreisen.
Ihr Chef kann aus geschäftlichen und aus privaten Gründen
verreisen oder beide Zwecke miteinander verbinden. Kosten
für private beziehungsweise vorwiegend private Reisen sind
steuerlich nicht absetzbar.
Die private Reise Ihres Chefs bleibt eine private Reise, auch
wenn er einen Geschäftsfreund besucht, der an der Fahrtstrecke wohnt. Achtung: Der Umkehrschluss gilt nur dann,
wenn der Besuch eines privaten Freundes von untergeordneter
Bedeutung ist. Ansonsten wird aus der Geschäftsreise schnell
eine Privatreise.
Soweit Ihr Chef mit seiner Geschäftsreise auch private Zwecke
verbindet, kann er diejenigen Kosten nicht abziehen, die auf
den privaten Anteil entfallen.
Reisekosten sind alle Kosten, die Ihrem Chef unmittelbar durch die Reise entstehen. Dazu gehören Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten und Nebenkosten. Zu den Nebenkosten, die Sie in der Reisekostenabrechnung erfassen können, gehören zum Beispiel:
Wenn Ihr Chef Flugzeug, Eisenbahn, Straßenbahn und Taxi usw. benutzt, ist es einfach: Sie erhalten für die Reisekostenabrechnung Flugtickets, Fahrkarten, Quittungen oder Rechnun- gen. Sie erfassen die Beträge, die hier ausgewiesen sind. Benutzt Ihr Chef ein Auto, müssen Sie unterscheiden, ob dieses zum Betriebsvermögen oder zum Privatvermögen gehört. Auch für Fahrten mit anderen privaten Fahrzeugen können Sie Pauschalen geltend machen, und zwar
Bei dem Fahrzeug handelt es sich um ein Firmenfahrzeug (=
Betriebsvermögen des Unternehmens): dann können Sie keine
Kilometerpauschale geltend machen. Die Kosten werden bei
einem Firmenfahrzeug nicht pro Fahrt ermittelt. Vielmehr
müssen zunächst sämtliche Kfz-Kosten als Betriebsausgaben
abgerechnet werden.
Alle Kfz-Kosten, wie zum Beispiel Benzin-, Wartungs- und
Reparaturkosten, die Ihr Chef bereits gezahlt hat, rechnen Sie
neben der Reisekostenabrechnung ab. Sie stellen die Kosten
nach den Quittungen und Belegen zusammen, die Sie erhalten
haben, und reichen sie an die Buchhaltung weiter.
Fährt Ihr Chef ein privates Fahrzeug, dann kann er die tatsächlichen Kosten für 12 Monate errechnen und auf dieser Basis
seinen eigenen Kilometersatz ermitteln. Diesen Kilometersatz
dürfen Sie dann auch in den Reisekostenabrechnungen der
Folgejahre anwenden, solange sich die Kostenstruktur nicht
wesentlich verändert. Fragen Sie Ihren Chef mehrmals im
Jahr, ob sich etwas geändert hat.
| Fahrten mit dem Pkw: | ||
| Pkw gehört zum Betriebsvermögen | Pkw gehört zum Privatvermögen | |
| Abgrenzung der Reisekosten von Privatfahrten per Fahrtenbuch oder 1-%-Methode | Abrechnung der Kosten in ihrer tatsächlichen Höhe (Benzin, anteilig Versicherung, Steuer, Wartung usw.) oder
mit der Pauschale von 0,30€ je gefahrenen Kilometer. Voraussetzung: Zeitnahe Aufzeichnung über Art der Reise und die zurückgelegte Strecke | |
Vorsicht: Bei einer hohen Fahrleistung eines Privatfahrzeugs
kann sich das Finanzamt auf das Urteil des Bundesfinanzhofs
vom 26. Juli 1991, Az: VI R 114/88, berufen und die Kilometerpauschale kürzen. Das ist bei Fahrleistungen von mehr als
40.000 km im Jahr der Fall. Das Finanzamt geht von folgender
Überlegung aus:
Die Höhe der fixen Kosten ist unabhängig von der Fahrleistung. Bei steigender Fahrleistung sinkt somit der Anteil der
fixen Kosten pro Kilometer. Die Kosten pro Kilometer liegen
also bei einer hohen Fahrleistung wesentlich niedriger als bei
einer geringen Fahrleistung.
Ergebnis: Das Finanzamt kürzt die Pauschsätze, weil es annimmt, dass die tatsächlichen Kosten pro Kilometer niedriger
sind als die Pauschsätze.
| Fahrleistung pro Jahr: 20.000 km | Fahrleistung pro Jahr: 50.000 km |
| 6.000 EUR | 6.000 EUR |
| 1.800 EUR | 4.500 EUR |
| 7.800 EUR | 10.500 EUR |
| 0,39 EUR | 0,21 EUR |
Gerade bei einem teuren Privatwagen sollten Sie Ihren Chef
darauf hinweisen, dass es vorteilhafter sein kann, die tatsächlichen Kosten pro Kilometer anzusetzen. Dafür muss er aber alle Einzelkosten (Benzin, Reparaturen, Wartung, Steuern, Versicherung, Abschreibung usw.) nachweisen. Die Gesamtkosten, geteilt durch die Jahres-Kilometer-Leistung, ergeben den
individuellen Kilometersatz. Die ADAC-Tabellen dürfen Sie
nicht zugrunde legen.
Benutzt Ihr Chef einen Firmenwagen, sind alle Kosten Betriebsausgaben. Der Anteil, der auf seine Privatfahrten entfällt,
ist als Arbeitslohn oder als Privatentnahme zu behandeln.
Je höher der Privatanteil ist, desto mehr zahlt er an Lohn- bzw.
Einkommen- und Umsatzsteuer. Es muss also in seinem Interesse liegen, wenn der Privatanteil möglichst gering ausfällt.
Die Kosten werden bei einem Firmenfahrzeug nicht pro Fahrt
ermittelt. Sie erfassen alle Kosten (zum Beispiel Benzin-, Wartungs- und Reparaturkosten) nach den Quittungen und Belegen, die Sie erhalten haben.
Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Ihr Chef muss die Zeiten festhalten, in denen er aus geschäftlichen oder beruflichen
Gründen unterwegs war. Denn die Höhe der Pauschale für Verpflegungsmehraufwand richtet sich nach der Abwesenheitsdauer.
Sie müssen die Fahrtkosten exakt aufteilen, wenn Ihr Chef sein
Privatfahrzeug nutzt. Hier erfassen Sie die tatsächlichen Kosten pro geschäftlich gefahrenen Kilometer als Reisekosten.
Beim Privatfahrzeug, aber auch nur beim Privatfahrzeug, können Sie pro km pauschal 0,30€ ansetzen.
Ihr Chef fährt mit seinem Firmenwagen von Köln nach
Hamburg, um sich dort mit Geschäftsfreunden zu treffen.
Die Verhandlungen werden durch das Wochenende unterbrochen. Diese Zeit nutzt er für einen privaten Abstecher
nach Sylt und setzt die Verhandlungen am Montagmorgen in
Hamburg fort.
Er kann die Übernachtungs- und Verpflegungsmehraufwendungen für den Abstecher nach Sylt steuerlich nicht geltend
machen. Soweit Kfz-Kosten angefallen sind (zum Beispiel
Benzin- und Wartungskosten), werden diese zu 100 Prozent
mit der Buchhaltung abgerechnet (nicht als Reisekosten).
Denn die Abgrenzung der Privatfahrten erfolgt entweder pauschal nach der 1-Prozent-Methode oder durch Fahrtenbuch,
wobei allerdings die Verhältnisse des gesamten Jahres erfasst
werden.
Es liegt der gleiche Sachverhalt vor wie im Beispiel zuvor.
Allerdings hat Ihr Chef nicht den Firmenwagen, sondern
seinen Privat-Pkw benutzt. Die Entfernung zwischen Köln
und Hamburg beträgt 422 km, die Entfernung zwischen
Hamburg und Sylt 220 km.
Sie können die tatsächlichen Kosten des Fahrzeugs pro km
oder 0,30 EUR pro km abrechnen. Sie ermitteln die Kosten wie folgt:
Steuerlich nicht abziehbar sind die Fahrtkosten für die
Strecke Hamburg Sylt Hamburg.
Als Reisekosten können Sie die Fahrtkosten für die Strecke
Köln Hamburg Köln ansetzen.
Das sind im Beispiel 422 km × 0,30 EUR × 2 = 253,20 EUR..
Ihr Chef verbringt seinen Urlaub auf Sylt. Einen Urlaubstag nutzt er, um Verhandlungen mit einem Geschäftsfreund
in Hamburg zu führen. Er fährt morgens um 7 Uhr vom Hotel auf Sylt ab und trifft um 20 Uhr dort wieder ein.
Bei Nutzung des Firmenwagens machen Sie nur die Verpflegungsmehraufwendungen für eine Abwesenheit von 13 Stunden = 6 EUR geltend.
Hat Ihr Chef einen Privatwagen genutzt, machen Sie den
Verpflegungsmehraufwand von 6 EUR und die Fahrtkosten von
220 km × 0,30 EUR × 2 = 132,00 geltend.
Ihr Chef reist zu einer geschäftlichen Besprechung nach
München. Die Verhandlungen sind am Freitagabend abgeschlossen. Am Samstagmorgen verlässt er München und besucht seine Ehefrau, die sich zu einem Kuraufenthalt im
Schwarzwald befindet. Die Rückreise tritt er dann von dort
aus am Montag an.
Für die Fahrtkosten gilt das Gleiche wie in den Beispielen zu-
vor. Die Unterbringungskosten im Schwarzwald sind als private Kosten insgesamt nicht abziehbar.
Zur Ermittlung der Verpflegungsmehraufwendungen rechnen
Sie nicht nur die Zeit bis zur Abfahrt am Samstag. Vielmehr
rechnen Sie die Zeit hinzu, die er für die direkte Rückreise von
München gebraucht hätte.
Dauert eine Geschäftsreise mit einer Tätigkeit am selben Ort länger als 3 Monate, wird die auswärtige Tätigkeitsstätte neue regelmäßige Betriebs- oder Tätigkeitsstätte. Unter Umständen kann dann nur noch nach den Grundsätzen für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb abgerechnet werden. Dies gilt auch bei einer Einsatzwechseltätigkeit.
Ihr Chef kann nicht die tatsächlichen Verpflegungskosten steuerlich geltend machen (§ 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG). Verpflegungsmehraufwendungen dürfen Sie nur mit folgenden pauschalen Sätzen abrechnen:
| Dauer der Abwesenheit | Pauschale |
| bis 8 Stunden | 0 EUR |
| 8-14 Stunden | 6 EUR |
| 14-24 Stunden | 12 EUR |
| 24 Stunden | 24 EUR |
Maßgeblich ist dabei immer die Dauer der Abwesenheit von
der Wohnung und der regelmäßigen Betriebsstätte. Übt Ihr
Chef die Tätigkeit typischerweise an ständig wechselnden
Tätigkeitsstätten oder als Fahrtätigkeit aus, kommt es auf die
Dauer der Abwesenheit von der Wohnung an.
Ihr Chef beginnt seine Geschäftsreise am Montag um 16:15
Uhr. Am Zielort übernachtet er und kehrt am folgenden Tag
(= Dienstag) um 07:45 Uhr zurück.
Sie können keine Pauschale geltend machen, weil er an keinem Tag, also weder am Montag noch am Dienstag, mindestens acht Stunden unterwegs war.
Beachten Sie: Für Auslandsreisen gelten andere, und zwar je
nach Land unterschiedlich hohe Pauschalen.
Auch bei mehrtägigen Dienstreisen mit Übernachtungen müssen Sie jeden Tag für sich betrachten. Sie dürfen den ersten
und den letzten Tag der Dienstreise nicht zusammenrechnen.
Wichtig: Das folgende Beispiel einer Reisekostenregelung
gilt gleichermaßen für Einzelunternehmer, Gesellschafter von
Personengesellschaften und Arbeitnehmer.
Ihr Chef besucht ein 2-Tage-Seminar, das am Montag um
09:00 Uhr beginnt und am Dienstag um 21:30 Uhr endet.
Er fährt am Sonntag um 15:30 Uhr von seiner Wohnung ab.
Am Mittwoch nach dem Frühstück tritt er seine Rückreise
an und trifft um 14:00 Uhr wieder im Betrieb ein. Sie rechnen die folgenden Pauschalen ab:
für den Sonntag (Abwesenheit 8,5 Stunden) 6 EUR
für Montag und Dienstag (Abwesenheit jeweils 24 Stunden)
2 × 24 EUR = 48 EUR
für den Mittwoch (Abwesenheit 14 Stunden) 12 EUR
= steuerlich abziehbarer Verpflegungsmehraufwand 66 EUR
Nur in Höhe der Pauschbeträge darf das Unternehmen Verpflegungsmehraufwendungen an Arbeitnehmer steuerfrei erstatten. Seit 1997 darf die Erstattung doppelt so hoch ausfallen.
Die zusätzliche Erstattung muss allerdings pauschal mit 25
Prozent lohnversteuert werden. Sozialversicherungsbeiträge
fallen nicht an.
Was erstattet werden darf, zeigt die folgende Übersicht:
| Abwesenheit | steuerfreie Erstattung | zusätzliche Erstattung mit pauschaler Lohnsteuer von 25 % | insgesamt |
| 24 Stunden | 24 EUR | 24 EUR | 48 EUR |
| mindestens 14 Stunden | 12 EUR | 12 EUR | 24 EUR |
| mindestens 8 Stunden | 6 EUR | 6 EUR | 12 EUR |
Einzelunternehmer oder Gesellschafter einer Personengesellschaft können über die steuerfreien Pauschalen hinaus keine Beträge geltend machen.
Ist Ihr Chef zwischen zwei Betriebsstätten unterwegs, in denen er in etwa gleich viel arbeitet, ist dies keine Geschäftsreise. Hierfür dürfen Sie zwar die Fahrtkosten, aber keinen Verpflegungsmehraufwand geltend machen. Für Fahrten zu untergeordneten Filialbetrieben, die er nur gelegentlich besucht, dürfen Sie hingegen die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand geltend machen.
Führt die Geschäftsreise immer wieder zum gleichen Tätigkeitsort (etwa wegen eines größeren Auftrags), dürfen Sie Verpflegungsaufwand nur für die ersten 3 Monate in Anspruch
nehmen, denn anschließend wird aus der vorübergehenden
Tätigkeitsstätte eine Betriebsstätte.
Verpflegungsmehraufwand dürfen Sie auch dann geltend machen, wenn die individuelle betriebliche Tätigkeit typischerweise nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten oder auf
einem Fahrzeug ausgeübt wird. Den 3-Monats-Zeitraum brauchen Sie dann nicht zu beachten.
Nach Abschnitt 39 Absatz 1 Satz 3 der Lohnsteuer-Richtlinien
werden die Verpflegungspauschbeträge nicht gekürzt, wenn
der Arbeitnehmer unentgeltlich oder teilweise unentgeltlich
verpflegt wird.
Sie müssen also auch hierbei unterscheiden, ob Ihr Chef Arbeitnehmer (Mitarbeiter) oder Selbstständiger ist.
Mitarbeitern können Sie für ihre Dienstreisen die oben genannten Pauschalen steuer- und sozialabgabenfrei zahlen. Zahlen Sie mehr, können Sie den übersteigenden Betrag mit 25
Prozent pauschal versteuern, sofern Sie insgesamt nicht mehr
als die doppelte Pauschale zahlen.
Ihr angestellter Chef erhält für Reisen von 8 bis unter 14
Stunden eine Verpflegungspauschale von 13 EUR. Davon sind
Erhält Ihr Chef während einer Geschäftsreise von Ihnen eine kostenlose oder verbilligte Mahlzeit, werden die Verpflegungspauschalen deshalb nicht gekürzt. Allerdings müssen Sie die Kosten der Mahlzeit in der Regel in vollem Umfang als lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtiges Arbeitsentgelt behandeln.
Erhält Ihr Chef Mahlzeiten, deren Wert 40€ nicht übersteigt, und die die Mitarbeiter vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung hin von einem Dritten kostenlos oder verbilligt erhalten, sind diese steuer- und sozialversicherungsfrei. Eine Veranlassung durch den Arbeitgeber ist nur dann gegeben, wenn dieser
Nur wenn diese strengen Anforderungen erfüllt sind, genügt es, wenn Sie den amtlichen Sachbezugswert der Mahlzeit der Lohnsteuer unterwerfen. Die amtlichen Sachbezugswerte betragen seit dem 1. Januar 2004:
Wichtig: Der Sachbezugswert wird nur bei der Bewirtung
während einer Dienstreise abgezogen. Bei einer normalen Bewirtung ohne Dienstreise wird dem Arbeitnehmer kein Sachbezug zugerechnet.
Ist Ihr Chef also selbstständig und bewirtet er jemanden
während einer Geschäftsreise oder wird er bewirtet, dann kürzen Sie die Verpflegungspauschalen ebenfalls nicht. Ihm wird
kein "Sachbezugswert" zugerechnet, denn die Sachbezugsverordnung gilt nicht für Selbstständige.
Ihr Chef hat zusammen mit dem Betriebsinhaber vom
20. bis 22. April eine Geschäftsreise unternommen. Am
21. April bewirtet der Betriebsinhaber einen Geschäftsfreund. Die Kosten der Bewirtung von 85,90 EUR, an der auch
Ihr Chef teilgenommen hat, hat der Betriebsinhaber bezahlt.
Sie rechnen wie folgt ab: Für den 21. April hat Ihr Chef Anspruch auf eine Verpflegungspauschale von 24 EUR. Wegen der
Teilnahme an der Bewirtung müssen ihm 2,58 EUR (Sachbezugswert 2043) als Arbeitslohn zugerechnet werden.
Der Sachbezug ist außerdem eine umsatzsteuerpflichtige Leistung. Aus den 2,58 EUR muss die Umsatzsteuer herausgerechnet
und ans Finanzamt abgeführt werden (2,58 EUR × 13,8 % = 0,36 EUR Umsatzsteuer).
Der Betriebsinhaber kann ebenfalls die Verpflegungspauschale
von 24 EUR geltend machen. Die Bewirtungskosten zieht er zusätzlich mit 70 Prozent als Betriebsausgaben ab.
Es ist in vielen Unternehmen üblich und oft auch unumgänglich, dass Kunden und Lieferanten zum Essen eingeladen werden. Auch wenn die Bewirtung während einer Geschäfts- oder
Dienstreise erfolgt ist, müssen Sie die Bewirtungskosten getrennt von den Reisekosten abrechnen.
An eine Restaurantrechnung werden ganz besondere Anforderungen gestellt. Die Bewirtungsquittungen müssen nämlich
maschinell ausgedruckt und registriert sein. Machen Sie Ihren
Chef darauf aufmerksam, dass die Restaurantrechnung folgende Angaben enthalten muss:
Wenn Sie selbst die Bewirtung organisieren, zum Beispiel die
Tischreservierung vornehmen, dann wählen Sie sinnvollerweise ein Restaurant, von dem Sie eine korrekte Bewirtungsrechnung erhalten werden.
Befindet sich Ihr Chef auf Reisen, haben Sie oft nur wenig
Einfluss auf die Wahl seines Restaurants. Machen Sie ihm klar,
dass er auf die Formalien achten muss, weil er sonst möglicherweise die Bewirtung aus seiner privaten Tasche zahlen
muss. Bei korrekter Bewirtungsquittung wird das Unternehmen Ihrem Chef die Bewirtungskosten zu 100 Prozent erstatten. Das Unternehmen selbst darf nur 70 Prozent der Kosten
als Betriebsausgaben abziehen.
Wie eine korrekte Bewirtungsrechnung eines Restaurants aussehen muss, können Sie an dem Muster auf den folgenden Seiten ersehen.
Da die Verpflegungspauschalen ungekürzt neben den Bewir-
tungskosten (70 %) abgezogen werden können, eröffnen sich
Gestaltungsspielräume.
Bei einer mehrtägigen Geschäftsreise, zum Beispiel bei einer
Seminarveranstaltung, kann Ihr Chef den Gedankenaustausch
mit Kollegen auch bei einem Arbeitsessen wahrnehmen.
Dann ist eine wechselseitige Bewirtung möglich. Damit kann
Ihr Chef einen Ausgleich für die niedrigen Verpflegungspauschalen erreichen. Die Handhabung sollte allerdings innerhalb
der Unternehmensleitung abgestimmt sein.
Selbstständige dürfen pauschale Übernachtungskosten nur bei Auslandsreisen geltend machen. Bei Arbeitnehmern ist dagegen eine Pauschalierung von Übernachtungskosten im In- und Ausland möglich. Nach Abschnitt 40 Absatz 3 der Lohnsteuer-Richtlinien darf das Unternehmen einem Arbeitnehmer ohne Einzelnachweis 20€ pro Übernachtung im Inland steuerfrei erstatten. Der Einzelunternehmer oder Gesellschafter einer Personengesellschaft muss jedoch die Unterbringung am inländischen Reiseziel durch Rechnungen des Hotels, Gasthofs usw. nachweisen.
Unabhängig davon, ob Ihr Chef selbstständig oder Arbeitnehmer ist, müssen Sie aus den Übernachtungskosten das Frühstück herausrechnen. Das gilt natürlich nur, wenn das Frühstück im Übernachtungspreis enthalten ist. Ist der Preis für das Frühstück auf der Rechnung nicht ausgewiesen, sondern nur mit "Frühstück" bezeichnet, müssen Sie den Gesamtpreis für jede Übernachtung wie folgt kürzen:
Beachten Sie: Steht auf der Rechnung nur "Logis" oder
"Übernachtung", müssen Sie nichts kürzen. Sie dürfen das
Frühstück nicht mit dem Wert der Sachbezugsverordnung ansetzen.
Ihr Chef hat während einer Dienstreise übernachtet und erhält eine Rechnung über 80 EUR für Übernachtung mit Frühstück. Der Preis für das Frühstück ist nicht gesondert ausgewiesen. Die Übernachtung erfolgte
Lösung a:
80 EUR - 4,50 EUR = 75,50 EUR sind als Übernachtungskosten abziehbar.
Lösung b:
Als Übernachtungskosten sind 71,80 EUR abziehbar. Denn die 80,00 EUR für die Übernachtung werden um 20 % der 24-Stunden-Verpflegungspau-
schale für Belgien, die 41,00 EUR beträgt, gekürzt.
Also 80,00 EUR - 8,20 EUR = 71,80 EUR.
Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: In den meisten Hotels
kostet ein Frühstück deutlich mehr als 4,50 EUR . 13 EUR oder auch
mehr sind keine Seltenheit. Dann sollte sich Ihr Chef eine
Rechnung geben lassen, in der Übernachtung und Frühstück in
einer Summe ausgeworfen sind. Der Betrag für das Frühstück
darf sich nicht aus der Rechnung ergeben.
Ergebnis: Sie kürzen die Gesamtrechnung dann um 4,50 EUR
und können daneben die Pauschale für Verpflegung voll in Anspruch nehmen.
Auswirkung: Bei einem Frühstückspreis von 13,00 EUR können
Sie somit in der Reisekostenabrechnung Ihres Chefs für jede
Übernachtung 8,50 EUR (13,00 EUR - 4,50 EUR = 8,50 EUR)
mehr abziehen.
Nimmt Ihr Chef seine Ehefrau aus privaten Gründen mit auf
die Geschäftsreise, dürfen Sie die Kosten, die auf die Ehefrau
entfallen, nicht in die Reisekostenabrechnung einbeziehen.
Nach Abschnitt 40 Absatz 1 der Lohnsteuer-Richtlinien dürfen
Sie jedoch nicht lediglich 50 Prozent der Kosten eines Doppelzimmers abziehen, sondern den Preis für ein Einzelzimmer.
Die Kosten für ein Einzelzimmer liegen immer höher als 50
Prozent des Preises für ein Doppelzimmer.
Kosten für 2 Übernachtungen
im Doppelzimmer 110 EUR × 2 = 220 EUR
Der Preis für ein Einzelzimmer
beträgt dagegen 90 EUR × 2 =180 EUR
nicht abziehbar sind: 40 EUR
Kennen Sie den Einzelzimmerpreis nicht,
können Sie lediglich 50 % von 220 EUR = 110 EUR
absetzen.
Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Ihr Chef sollte sich seine Hotelrechnung am besten so ausstellen lassen, dass gleich
der Preis für das Einzelzimmer ausgewiesen ist. Den darüber
hinausgehenden Betrag kann er sich dann auf einer zweiten
Rechnung ausweisen lassen, die als private Rechnung steuerlich unberücksichtigt bleibt. Falls das nicht möglich ist, sollte
er Ihnen eine Preisliste mitbringen. Dann können Sie danach
den Preis für das Einzelzimmer abrechnen. Heften Sie die
Rechnung über das Doppelzimmer und die Preisliste zusammen und fügen Sie beides der Reisekostenabrechnung bei.
Auch bei Auslandsreisen dürfen Sie nicht die tatsächlichen
Verpflegungskosten, sondern nur die Pauschsätze für Verpflegung abrechnen. Nach § 4 Absatz 5 Nr. 5 Satz 4 EStG gilt die
gleiche zeitliche Staffelung wie bei Inlandsreisen.
Die Verpflegungspauschalen bei Auslandsreisen sind nicht einheitlich. Vielmehr unterscheiden sie sich von Land zu Land
zum Teil erheblich. Die Sätze werden in mehr oder weniger regelmäßigen Abständen nach Zustimmung durch den Bundesrat
neu festgelegt. Dabei werden Währungs- und Kaufkraftentwicklung der jeweiligen Länder berücksichtigt.
Bei Übernachtungen im Ausland können Sie entweder die
tatsächlichen Kosten oder aber die Pauschbeträge für Übernachtungen geltend machen. Die Pauschbeträge für Übernachtungskosten schwanken ebenso wie die Verpflegungspauschalen und werden ebenfalls von Zeit zu Zeit neu festgesetzt.
Diese Pauschbeträge können Sie ansetzen:
Bei Reisen vom Inland ins Ausland setzen Sie den Pauschbetrag für das Land an, das Ihr Chef am Reisetag zuletzt erreicht hat.
Ihr Chef fährt von Deutschland über Dänemark nach Norwegen. Er erreicht Norwegen um 23:30 Uhr.
Maßgebend ist der Pauschbetrag für Norwegen.
Bei eintägigen Reisen ins Ausland setzen Sie den Pauschbetrag für den letzten Tätigkeitsort im Ausland an.
Ihr Chef fährt von Deutschland nach Luxemburg und dann
nach Belgien. Von dort fährt er in die Niederlande und kehrt
am selben Tag um 23:00 Uhr nach Deutschland zurück.
Maßgebend ist die Pauschale, die Sie für die Niederlande
geltend machen können.
Wenn Ihr Chef von einer Reise aus dem Ausland zurückkehrt, ist der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsorts im
Ausland maßgebend.
Ihr Chef hat am 20. April einen Termin in Dänemark. Nach
der abendlichen Besprechung fährt er zurück und überquert
die Grenze am 21. April um 02:00 Uhr nachts. Wegen einer
Reparatur an seinem Pkw kehrt er erst um 15:00 Uhr an
den Betriebssitz zurück.
Maßgebend für beide Tage (20. April und 21. April) ist der
Pauschbetrag, der für Dänemark gilt.
Sie können jeweils die Übernachtungspauschale des Landes
berücksichtigen, in dem Ihr Chef die Nacht verbracht hat.
Für die Dauer einer Flugreise erhält er allerdings keine
Übernachtungspauschale.
Die Höhe der Verpflegungspauschale richtet sich nach dem
Land, das er vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht hat, wenn er
vom Inland ins Ausland reist.
Bei einer mehrtägigen Auslandsreise gilt für den Rückreise-
tag die Verpflegungspauschale des Landes, in dem der Reisende zuletzt tätig war.
Zeitberechnung bei Flugreisen: Ein Land gilt erst als erreicht,
sobald das Flugzeug dort landet. Zwischenlandungen bleiben
unberücksichtigt.
Erstreckt sich ein Flug über mehr als zwei Kalendertage, sind
für den Abflugtag die Pauschsätze für das Inland und für den
Zwischentag die Pauschsätze für Österreich maßgebend (Abschnitt 39 Absatz 4 der Lohnsteuer-Richtlinien).
Ihr Chef unternimmt eine Geschäftsreise nach Neuseeland.
Die Abreise erfolgt am Montag um 09:00 Uhr von Frankfurt
am Main. Er erreicht Neuseeland nach zwei Zwischenlandungen am Mittwoch um 15:00 Uhr Ortszeit.
Die Zwischenlandungen haben keine Auswirkungen auf die
Berechnung der Pauschbeträge. Sie müssen daher wie folgt
rechnen:
Beim Rückflug endet der Auslandsaufenthalt auch erst mit der Landung in Deutschland.