In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Unterschriftenblöcke
richtig gestalten, wie Sie als Sekretärin korrekt unterschreiben und was Sie beachten müssen, damit Ihnen und Ihrem
Unternehmen keine rechtlichen und/oder finanziellen Nachteile durch eigenmächtige oder gewohnheitsmäßig geleistete
Unterschriften entstehen.
Die Autorin, Claudia Hovermann, ist die Chefredakteurin
des Sekretärinnen-Handbuchs und des SekretärinnenBriefeManagers. Sie ist eine der gefragtesten Sekretärinnen-Trainerinnen Deutschlands und schult jedes Jahr viele
Sekretärinnen und Assistentinnen.
In der Redaktionssprechstunde des "Sekretärinnen-Handbuchs" und auf Seminaren erreichen
uns immer wieder Fragen zur Unterschriftenregelung im Sekretariat. Wer
darf wie unterschreiben und welche rechtlichen Konsequenzen
ergeben sich aus möglichen Fehlern?
Als Sekretärin werden Sie sicherlich den Satz Ihres Chefs kennen: "Das
können Sie ruhig selbst unterschreiben." Und bei zahlreichen
Briefen werden Sie sicher nicht immer das Einverständnis Ihres Chefs einholen, um selbst unterschreiben zu können. Sie
unterzeichnen einen Brief ganz einfach, weil Sie es so gewohnt
sind, und weil es bisher keine Probleme gegeben hat. Dass mit
Ihrer Unterschrift ein Schriftstück zu einem rechtsverbindlichen Dokument wird, sollten Sie sich noch einmal vor Augen
halten.
Tatsächlich ist es in der Praxis so, dass die Bedeutung der geleisteten Unterschrift selbst den Unterzeichnenden oft gar
nicht klar ist – und das, obwohl sie Tag für Tag so verfahren.
Ihr Chef muss sich bei der Vorbereitung von Briefen, Schriftstücken und Verträgen auf Sie verlassen können. Dieser Beitrag zur Unterschriftenregelung hilft Ihnen, alle Arten von Schreiben perfekt und unterschriftsfertig vorzubereiten. Außerdem erfahren Sie, worauf
Sie persönlich achten sollten, bevor Sie einen Brief unterschreiben und welche Risiken und Gefahren lauern.
Viele Unterzeichner unterschätzen die rechtlichen Konsequenzen, die mit einer Unterschrift verbunden sind. Ein Vertrag wird in der Regel erst nach intensiver Prüfung des Vertragsinhalts unterzeichnet. Viele Briefe hingegen werden im Vorübergehen verschickt, ohne intensive Kontrolle des Inhalts und der rechtlichen Konsequenzen. Wie die rechtlichen Konsequenzen aussehen und mit welchen Schwierigkeiten Sie möglicherweise bei der Missachtung der Unterschriftenregelung rechnen müssen, lesen Sie später.
Mehr zur Unterschriftenregelung lesen Sie in Ihrem "Sekretärinnen-Handbuch"Mit Ihrer Unterschrift signalisieren Sie dem Empfänger, dass
Sie und Ihr Unternehmen den Inhalt und die Botschaft des
Briefs rechtlich anerkennen. Ein nicht oder nicht richtig unterschriebener Brief gilt als nicht geschrieben. Gleichzeitig ist ein
Brief, den Sie als Sekretärin in Vollmacht oder im Auftrag für Ihren Chef unterschreiben, grundsätzlich rechtsgültig und wirksam.
Lediglich bei Behörden oder bei Massensendungen von Versicherungen kommt es schon einmal vor, dass ein Brief nicht unterschrieben ist. Solche Schreiben sind trotzdem rechtswirksam, da sich auf ihnen der erläuternde Satz findet: "Maschinell
erstellt, deshalb nicht unterschrieben".
Wir empfehlen folgende Reihenfolge für den Briefschluss:
Achten Sie bei der Grußformel darauf, dass sie mit einer Zeile
Abstand zum übrigen Text geschrieben wird. Der vorangegangenen Text sollte mit einem Punkt beendet worden sein. Denn
dann tauchen veraltete Formulierungen wie "und für heute verbleiben wir mit freundlichen Grüßen" gar nicht mehr auf.
Hochachtungsvoll als Grußformel hat in einem zeitgemäßen
Geschäftsbrief ebenfalls nichts mehr zu suchen. Wenn Sie
Alternativen für die Grußformel "Mit freundlichen Grüßen"
suchen, gefallen Ihnen möglicherweise diese Vorschläge für Grußformeln:
Der Firmenname ist Bestandteil der Unterschrift.
Mit freundlichen Grüßen
Arto GmbH
Der Firmenname steht mit einer Leerzeile Abstand zur Grußformel.
Auch wenn in der Wiederholung des Namens per PC der Vor- und Zuname aufgeführt wird, bedeutet dies nicht zwangsläufig, dass der Unterzeichner mit seinem vollen Vor- und Zunamen unterschreiben muss. Für die Rechtswirksamkeit der Unterschrift ist das nicht relevant. Dies bleibt jedem selbst
überlassen. Lediglich die Wiederholung des Nachnamens ist
ein Muss. Fazit: Sie können unterschreiben, wie Sie möchten.
In der Gestaltung Ihrer Unterschrift sind Sie relativ frei. Alles,
was annähernd wie Ihr Name aussehen könnte, wird geduldet.
Was bedeutet, dass, wenn Sie lediglich mit einem X unterschreiben, dies nicht mehr in den Toleranzbereich fällt.
Für die Unterschrift sind im Normalfall drei Leerzeilen vorgesehen. Für große Unterschriften können bis zu fünf Zeilen freigelassen werden.
Das Sekretärinnen-Handbuch empfiehlt, in der maschinenschriftlichen Wiederholung des Namens den Vor- und Nachnamen des Unterzeichners aufzuführen.
Die Nennung des Vor- und Nachnamens hat folgende Vorteile:
Es ist auf den ersten Blick zu erkennen, ob ein Mann oder
eine Frau den Brief unterschrieben hat.
Die Nennung des Vornamens macht den Brief persönlicher.
Nun könnten Sie sicherlich an dieser Stelle anführen, dass Sie
auf Ihrem Briefbogen den Namen des Unterzeichners und/oder
den des Schreibers im Briefkopf wiederholen wie das in einigen Sekretariaten gehandhabt wird. Aber: Möchten Sie dem
Leser oder der Leserin Ihres Briefes zumuten, den Verfasser
oder Unterzeichner auf dem Briefbogen zu suchen? Viel einfacher und empfängerorientierter ist es doch, der Leser stößt
automatisch zum Ende des Briefes auf den Namen des Unterzeichners.
Die Position oder Funktion des Unterzeichners unterhalb der
maschinenschriftlichen Wiederholung des Namens aufzuführen ist keine Pflicht, aber eine kundenorientierte Verfahrensweise. Denn durch die Position- oder Funktionsangabe
kann der Empfänger Sie eindeutig zuordnen.
Die Positionsangabe wird weder in Klammern noch in Gedankenstriche gesetzt.
Mehr zur Unterschriftenregelung lesen Sie in Ihrem "Sekretärinnen-Handbuch"
Welche Position gibt die Sekretärin an?
Wenn Sie als Sekretärin einen Brief unterzeichnen, macht es
Sinn, dass auch Sie unterhalb Ihrer Unterschrift Ihre Position
angeben. Sie haben die Qual der Wahl: Sekretärin, Sekretariat,
Chefsekretärin, Assistentin welches ist die richtige Bezeichnung?
Die Sekretärinnen-Handbuch-Empfehlung lautet:
Setzen Sie unterhalb der PC-Wiederholung Ihres Namens die Bezeichnung "Sekretariat".
So könnte Ihr Unterschriftsblock aussehen:
Um nicht alle Briefe und Dokumente selbst unterschreiben zu
müssen, kann Ihr Chef Ihnen als Sekretärin oder einem anderen Mitarbeiter
nach §§ 48 ff. HGB eine Handlungsvollmacht erteilen. Dabei
werden verschiedene Arten der Vollmacht unterschieden:
Die Einzelvollmacht gilt für einmalige Handlungen. Die
Unterschrift muss durch den Zusatz "i. A." (im Auftrag)
gekennzeichnet werden. Die Vollmacht sollte, muss aber
nicht schriftlich erteilt werden.
Die Artvollmacht gilt bis auf Widerruf für den Abschluss
von Geschäften gleicher Art. Die Unterschrift muss durch
den Zusatz "i. V." (in Vollmacht) gekennzeichnet werden.
Diese Vollmacht muss von der Geschäftsleitung schriftlich
erteilt werden.
Eine Prokura muss nicht nur schriftlich erteilt, sondern
sogar ins Handelsregister eingetragen werden und gilt bis
zur Löschung. Ein Prokurist darf alle Geschäfte tätigen, die
in dem Handelsgewerbe vorkommen, in dem er tätig ist.
Ausgeschlossen sind lediglich Rechtshandlungen, die das
Unternehmen unmittelbar betreffen. Dazu zählen vor allem
Geschäftsauflösungen, die Erteilung der Prokura an
Mitarbeiter, die Unterzeichnung einer Bilanz oder die
Aufnahme von neuen Gesellschaftern. Diese Funktion muss
durch den Zusatz "pp." oder "ppa." (per procura) vor dem
Namen kenntlich gemacht werden. "Per procura" ist lateinischen Ursprungs und bedeutet "durch den Stellvertreter,
Verwalter oder Geschäftsführer".
Da die Kürzel "i. A.", "i. V." und "pp." oder "ppa." rechtlich
verbindliche Vertretungsvollmachten kennzeichnen, müssen
alle Dokumente mit Außenwirkung die Unterschrift und den
entsprechenden Zusatz enthalten.
Achtung: Verwenden Sie diese Vollmachtskürzel nur, wenn
Sie ausdrücklich dazu berechtigt wurden! Es ist nicht möglich,
auch wenn dies in der Praxis häufig so gehandhabt wird, beispielsweise einfach mit "i. A." zu unterschreiben. Mehr dazu
im folgenden Abschnitt.
Beachten Sie außerdem: Nur Geschäftsführer und Vorstände
unterschreiben ohne Vollmachtskürzel.
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Beachten Sie unbedingt firmeninterne
Unterschriftenregelungen
Das bedeutet: Wenn in einem Unternehmen irgendeine Regelung zur Unterschriftengestaltung besteht, sollte niemand einfach nur so mit seinem Namen unterschreiben. Und selbst
wenn keine Regelungen bestehen, ist es nicht ratsam, ohne eindeutige Absprachen Briefe zu unterzeichnen.
Auch für Sie als Sekretärin gilt, dass Sie nicht einfach mit
Ihrem Namen und dem Zusatz Sekretariat unterzeichnen können. Sie sollten unbedingt mit Ihrem Chef abklären, wozu Sie berechtigt sind
und welchen Zusatz Sie verwenden dürfen und sollten.
Die Angabe von Unterschriftsvollmachten ist nicht nur rechtlich empfehlenswert, sondern aus Höflichkeit gegenüber Kunden unerlässlich. Gerade bei neuen Geschäftskontakten geben
die Kürzel Aufschluss über die Position und den Kompetenzbereich des Unterzeichners.
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Umstrittene Regelung "i. A." handschriftlich?
In vielen Unternehmen werden die Unterschriftskürzel lediglich mit dem PC geschrieben vor die Namenswiederholung gesetzt. In anderen Unternehmen wird vom Unterzeichner verlangt, "ppa." und die anderen Unterschriftskürzel handschriftlich vor die eigene Unterschrift zu setzen.
Es ist tatsächlich unter Juristen umstritten, welches nun die
korrekte Empfehlung ist. Ein Kommentar zum HGB bejaht die
Erfordernis der handschriftlichen Wiederholung, der andere
verneint sie. Fest steht nur: Laut § 51 HGB hat der Prokurist in
der Weise zu zeichnen, dass er der Firma seinen Namen mit einem die Prokura andeutenden Zusatz beifügt.
Dabei handelt es sich um eine bloße Ordnungsvorschrift. Ihre
Verletzung macht die Zeichnung nicht unwirksam.
Um rechtlich absolut auf Nummer sicher zu gehen und um
Ordnungsvorschriften nicht zu verletzen, empfiehlt Ihnen Das
Sekretärinnen-Handbuch folgende Gestaltung für den Unterschriftenblock:
Wenn Sie als Sekretärin also schon seit längerer Zeit wobei
dieser Zeitraum nicht näher zu definieren ist mit "i. A". unterschreiben und dies von Ihrem Chef bisher geduldet wurde,
bedarf es der offiziellen Erteilung des Zeichnungsrechts nicht
mehr. Sollten Sie erst seit kurzem in einem Unternehmen arbeiten, empfiehlt das Sekretärinnen-Handbuch dringend, mit
Ihrem Vorgesetzten ganz klar Ihre Kompetenzen und die damit
verbundene Unterschriftsvollmacht abzuklären.
Da der Zeitraum des Gewohnheitsrechts nicht genau definiert
werden kann, schadet es nicht, Ihre Unterschriftsvollmacht
schriftlich zu regeln, selbst wenn Sie schon länger mit Ihrem
Chef zusammenarbeiten. Denn wie vorhin erwähnt ist sich
möglicherweise Ihr Chef nicht über die Konsequenzen einer
nicht eindeutigen Unterschriftsregelung im Klaren. Welche
Folgen eine nicht eindeutige Unterschriftsregelung hat, lesen
Sie später.
Idealerweise erteilt Ihr Unternehmen Ihnen als Sekretärin
eine Unterschriftsvollmacht, damit Sie Ihren Chef voll und
ganz entlasten können. Doch gerade in größeren Unternehmen
sind die Kompetenzen und die damit verbundenen Unterschriftsvollmachten konsequent geregelt. Das bedeutet für die
Sekretärin in einem Konzern sehr häufig, dass sie nicht mit
"i. A." unterzeichnen darf.
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In einigen Sekretariaten ist "f. d. R." die Alternative zu "i. A.".
Dieser Zusatz bedeutet "für die Richtigkeit". Hierbei handelt
es sich nicht um einen Zusatz, der eine Bevollmächtigung ausdrückt, sondern um einen Zusatz, aus dem sich ergibt, dass
diejenige, die unterzeichnet, dafür einstehen möchte, dass der
verschickte Text richtig ist. Eine Stellvertretung soll damit
nicht begründet werden, da die Unterzeichnende keine Erklärung im Namen des Vertretenen abgeben will. An einem
Vertretungswillen des Handelnden fehlt es in diesem Fall.
Am späten Nachmittag, kurz vor seiner Abreise, hat Ihr
Chef Ihnen noch schnell einen Brief diktiert. Er schafft es
nicht mehr, ihn zu unterschreiben, und bittet Sie, dies zu tun.
Sind Sie als Sekretärin mit der Unterschriftsvollmacht
"i. A." ausgestattet, ist dies kein Problem. Schwierig wird
es nur, wenn Sie über diese Unterschriftsvollmacht nicht
verfügen, oder aber Ihr Chef großen Wert darauf legt, dass
aus der Unterschrift eindeutig hervorgeht, dass er selbst
den Brief diktiert hat, aber nicht mehr die Zeit hatte, ihn zu
unterschreiben.
Es bleibt dabei: Wenn Sie den Empfängern Ihrer Briefe keinen
Anlass für Spekulationen bieten möchten, ist die Unterschriftsvollmacht "i. A." die eleganteste Lösung. Außerdem
dokumentieren Sie als Sekretärin mit dieser Unterschriftsvollmacht weit mehr Kompetenz als nur mit "f. d. R.". Und je
kompetenter Sie nach außen wirken und auftreten, desto mehr
sind Sie Ansprechpartnerin für Kunden und Geschäftspartner
und desto mehr können Sie Ihren Chef entlasten.
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Sollte Ihr Chef wollen, dass der Empfänger weiß, dass er den
Brief diktiert hat, so kann dies aus dem Text hervorgehen.
Zum Beispiel könnten Sie schreiben:
Herr Schulte hat mich gebeten, diesen Brief für ihn zu unterschreiben, da er kurzfristig einen Termin wahrnehmen
musste.
Herr Schulte hat mich gebeten, den Brief in seiner Abwesenheit für ihn zu unterzeichnen.
Falls diese Lösungen nicht für Sie in Frage kommen was halten Sie von folgender Variante?
| Weniger zu empfehlende Variante | Empfehlenswerte Variante |
Freundliche Grüße aus Nürnberg Winkler GmbH Ralf Winkler [Unterschrift mit f. d. U.] Mechthild Grundig Sekretariat | Freundliche Grüße aus Nürnberg Winkler GmbH Ralf Winkler [Unterschrift mit i. A.] Mechthild Grundig Sekretariat |
Auch ohne "nach Diktat verreist" erkennt der Empfänger, dass Herr Winkler den Brief geschrieben hat. Hinzu kommt vermutlich, dass sein Diktatzeichen auf dem Briefbogen auf
taucht.
Beachten Sie allerdings: Wenn Ihr Chef bestimmte Briefe
nicht selbst unterschreibt, ist es möglich, dass "empfindliche"
Empfänger den Eindruck gewinnen, sie seien dem Chef nicht
wichtig genug. Entscheiden Sie deshalb im Einzelfall, ob Sie
oder Ihr Chef den Brief unterschreiben. Vor allem in der Korrespondenz mit ausländischen Geschäftspartnern ist dringend
davon abzuraten, die Sekretärin oder einen Vertreter unterschreiben zu lassen.
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| Freundliche Grüße
Borgner GmbH | |
| Susanne Sommerlich Leiterin Marketing | Barbara Schneider Kundenbetreuung |
Sind beide Unterzeichner gleichrangig, können Sie frei entscheiden, wer links und wer rechts unterschreibt.
Gibt es mehr als zwei Unterzeichner, so rücken diese Unterschriften immer weiter nach rechts oder in die nächste Unterschriftenzeile. Es gibt dazu keine DIN-Vorschriften.
Um Ihnen zu verdeutlichen, welche Auswirkungen ein nicht
korrekt unterschriebener Brief haben kann, haben wir hier für
Sie einige Beispiele aus der Praxis zusammengestellt.
Birgit Meyer, Sekretärin von Bernd Schröder, darf ihre Briefe nicht mit "i. A." unterzeichnen. Denn es gibt eine offizielle Unterschriftenregelung in ihrem Unternehmen und
leider hat sie keine Unterschriftsvollmacht. Trotzdem unterschreibt sie hin und wieder Briefe selbst. Sie bestellt beispielsweise Flüge, Hotelzimmer, Büromaterial. Birgit
Meyer unterschreibt lediglich mit ihrem Namen und dem
Zusatz Sekretariat.
Sie benötigt dringend einen Tischkopierer und holt sich das
Okay von ihrem Chef Bernd Schröder. Als der Kopierer geliefert wird, wundert sich Herr Schröder: "Frau Meyer, was
ist das denn für ein Ding? Was kostet das? 400 EUR? Wer hat das bestellt?"
Frau Meyer: "Sie hatten mich gebeten, den Kopierer selbst
zu bestellen. Sie erinnern sich, wir hatten darüber gesprochen, dass wir in unserem Büro dringend einen Tischkopierer benötigen." Herr Schröder: "Natürlich erinnere ich
mich, dass wir darüber gesprochen haben. Aber wir hatten
uns auch darauf geeinigt, dass es für uns keinen Sinn macht
und dass wir weiterhin den Kopierer auf dem Flur benutzen."
Falls Bernd Schröder nicht einlenken wird und sich weigert,
die Bestellung zu akzeptieren, kann dieser Vorgang für seine
Sekretärin weit reichende Konsequenzen haben. Rein rechtlich
gesehen kann das Unternehmen für die Bestellung nicht haftbar gemacht werden. Falls der Chef es also darauf anlegt, seiner Sekretärin nichts Gutes will und der Kopierer nicht zurück-
gegeben werden kann, muss Frau Meyer die 400 EUR aus ihrer privaten Tasche bezahlen.
Ursula Müller ist Sekretärin des Hauptabteilungsleiters
Wilhelm Richter. Sie organisiert eine Veranstaltung für den
gesamten Außendienst und reserviert Tagungsräume und
Übernachtungen in einem Hotel. Als Frau Müller ihrem
Chef die ersten Zusagen der Eingeladenen vorlegt, stellt er
fest, dass sich der falsche Termin auf der Bestätigung befindet. Frau Müller prüft sofort ihre Buchung im Hotel – tatsächlich: sie hat Räume und Übernachtungen zu einem
falschen Termin gebucht.
Die Stornofrist ist vorbei das Hotel berechnet 20 Prozent
der Gesamtkosten.
Anders als Frau Meyer aus dem vorangegangenen Beispiel verfügt Frau Müller über die Unterschriftsvollmacht
"i. A.". Der Fehler ist zwar mehr als ärgerlich, aber das
Unternehmen kommt für die Kosten auf.
Hätte Ursula Müller die Buchung ohne Unterschriftsvollmacht
vorgenommen, hätte sie auch hier vorausgesetzt, der Chef
hätte darauf bestanden die Kosten für die Fehlbuchung selbst
übernehmen müssen.
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Angenommen, Sie beantworten das Reklamationsschreiben eines Kunden und unterzeichnen mit "i. A.", weil Sie das schon immer so gehandhabt haben und noch nie jemand dagegen protestiert hatte. Der Kunde ist mit dem Schreiben unzufrieden und erhebt Schadenersatzansprüche. Wenn Sie den Brief, ohne über eine Unterschriftsvollmacht zu verfügen, verschickt haben, und der Kunde mit seinen Schadenersatzansprüchen Erfolg hat, können Sie persönlich haftbar gemacht werden. Falls Sie schon länger mit "i. A." unterschreiben, ohne dass Ihnen jedoch diese Vollmacht offiziell erteilt worden wäre, müssten Sie, wenn es dazu käme, vor Gericht ein Gewohnheitsrecht nachweisen. Anders hätte es ausgesehen, wenn Sie über eine entsprechende Unterschriftsvollmacht verfügt hätten. Denn dann wäre das Unternehmen für die Schadenersatzansprüche aufgekommen.
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